人事代理檔案管理信息化建設(shè)分析

李娜 王玉文

摘要：在我國人事制度改革中，人事代理是至關(guān)重要的，人事代理制度的實施，一方面為人才由“單位人”轉(zhuǎn)變成“社會人”提供了有力支撐，另一方面也優(yōu)化了社會人才配置，在很大程度上解決了人事代理檔案管理工作，夯實了社會人才儲備和開發(fā)的基礎(chǔ)。當前我們正處在信息時代，據(jù)此，我們認真分析當前人事代理檔案信息化建設(shè)存在的問題，并立足于實際統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計，加強代理檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)效。

關(guān)鍵詞：人事代理檔案;信息化;建設(shè)

隨著人事制度的不斷改革，當前人事代理機構(gòu)逐漸演變成最重要的人才儲備庫。隨著人才流動幅度的不斷加快，人事代理業(yè)務(wù)的日益增多，代理工作難度系數(shù)的加劇，在信息時代，如何加強人事檔案管理工作是亟待解決的重要問題，

一、當前人事代理檔案管理信息化建設(shè)面臨的弊端

（一）檔案管理信息化意識孱弱

經(jīng)過多年的實踐，人事代理制度在企事業(yè)單位的得到了較為廣泛的運用，緩解了就業(yè)壓力，優(yōu)化了檔案管理，從表面來看，現(xiàn)階段我國人事代理制度已經(jīng)初成雛形，具備了一定的規(guī)模。但受多種因素影響，人事代理檔案管理中還存在諸多問題，部分企事業(yè)單位沒及時與代理機構(gòu)進行對接，思想上存在不信任人事代理機構(gòu)，導(dǎo)致無法推進人事代理檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）檔案管理制度不完善

當前我們正處在信息時代，各級人才服務(wù)中心都普及了大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的使用，人事檔案管理也從過去的紙質(zhì)保管變成電子存檔，并取得了一定的成效。然而受多種因素的掣肘，在人事代理檔案信息化管理中還存在諸多問題，檔案管理不完整，檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計有待優(yōu)化，操作缺乏實用性和靈活性。

（三）檔案管理存在安全風險

在信息時代人才服務(wù)中心人事代理檔案可以說已經(jīng)基本上實現(xiàn)了電子化存檔，由于信息技術(shù)和系統(tǒng)更迭，在信息化管理中還存在一定的漏洞，造成管理人員無法及時獲取人事檔案信息，及時整理信息。有人自己拿著檔案，存放人才交流中心，檔案轉(zhuǎn)至生源地，公對公轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。檔案在個人手中，對于檔案信息是否真實、完整埋下風險。

（二）信息管理技術(shù)有待優(yōu)化

傳統(tǒng)人事代理檔案管理主要采用收集整理，編號，立卷歸檔，查閱轉(zhuǎn)檔的模式，在信息時代雖然引入了信息化管理模式，但是部分管理人員還在延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，加劇了檔案管理工作人員工作量[2]。追本溯源，因為缺乏一套實用的電子軟件，缺乏先進的檔案信息錄入技術(shù)，還有部分單位雖然引入了電子平板掃描技術(shù)，原始檔案轉(zhuǎn)化中的效率問題，但是在保密性、準確性方面還有待改進。

二、加強人事代理檔案信息化建設(shè)的策略

（一）與革故鼎新轉(zhuǎn)變觀念，夯實信息建設(shè)基礎(chǔ)

為推進人事代理檔案管理信息建設(shè)步伐，首先我們要打破墨守成規(guī)的思想，認識到想要推進人事代理信息管理就必須要依托現(xiàn)代信息技術(shù)。在以往傳統(tǒng)人事檔案管理中主要依靠手工操作的方式來收集紙質(zhì)檔案和整理歸檔，這種落后的方式，工作效率低下，信息精準性存在偏差，無法及時查詢檔案信息，基于此，我們要轉(zhuǎn)變觀念依托各種先進技術(shù)，基于國家統(tǒng)一信息化標準下，投入人力物力，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)信息化建設(shè)的規(guī)范要求，考慮檔號的設(shè)置，檔案的分類。同時并將人事代理檔案信息都有效地納入到規(guī)范標準中，再進一步細化檔案門類，進而便于人事代理檔案信息的導(dǎo)入傳出，或是檔案信息的共享和人力資源的流動。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)管理制度， 提升檔案信息化水平

“制度是行為規(guī)范的準繩” 。對此，我們要立足于實際，系統(tǒng)梳理，理順體制，細化措施、著力補短板、強弱項、建機制，完善機制，確保檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度開展相關(guān)工作。與此同時，還要加強與軟件開發(fā)公司的合作，以便研發(fā)出針對性強，功能完善的人事檔案管理軟件，依托先進的信息化管理平臺，實現(xiàn)信息共享，推進統(tǒng)計分析、異地查詢、在線開具證明等服務(wù)，打破傳統(tǒng)人檔分類的藩籬，促進人事代理成本的減低，從整體上促進社會服務(wù)效率的提升。構(gòu)建企事業(yè)單位與人力資源二者間的聯(lián)系，依托信息技術(shù)，推動在線檔案投遞或是人力資源工序平衡。還可以依托云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，做好代理檔案資源的統(tǒng)計分析，構(gòu)建立體化、智能化的人事檔案管理制度，夯實人事代理檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（三）積極引入先進技術(shù)，有效減少檔案損耗

推進檔案信息化建設(shè)離不開檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在人事代理檔案管理中信息技術(shù)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，檔案管理人員的管理方式即收集來的人事檔案資料進行有效分類、排列裝檔，編號分卷，有需要經(jīng)常翻閱檔案，因此在查閱中容易出現(xiàn)錯漏和破損，加之因為代理人或是單位的需求多次傳抄、復(fù)印，不可避免的對紙質(zhì)檔案造成機械性的損傷，加速原件的褪變和脆化，嚴重威脅檔案信息的安全。對此合理應(yīng)用檔案新技術(shù)，可以一次性完善有效將所收集的人事檔案信息輸入到計算機中，進行多次打印復(fù)制，供多家用人單位查詢。另外還可以依托先進防火墻技術(shù)和等級嚴格的密級管理制度，保障代理檔案的安全。

（四）加強檔案隊伍建設(shè)，推進管理信息進程

實現(xiàn)代理檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化，離不開高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才。基于此，我們要立足于實際，通過“走出去，引進來”的方式，定期加強檔案管理人員培訓(xùn)，深化其安全意識，工作責任心，幫助其掌握先進的檔案管理方式，在具體的工作中依托管理制度，切實做好自己的本職工作。另外，還要信息技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)了解檔案信息化的過程，熟悉或是掌握各種新載體的物理性能。為構(gòu)建高素質(zhì)人才隊伍，還要引入檔案管理人才，充實現(xiàn)有人才隊伍，助力檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

結(jié)語：

一言以蔽之，在新時期下為推進人事代理當納，我們要根據(jù)現(xiàn)階段人才市場情況復(fù)雜、人才市場流動大的特點，遵循服務(wù)個人的原則，依托信息技術(shù)，完善網(wǎng)絡(luò)管理制度、積極引入先進技術(shù)、加強檔案隊伍建設(shè)等策略，做好代理檔案信息化管理工作，推進信息化管理的進程。

參考文獻

[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，000（005）：58-58.

[2]謝慶軍.流動人員人事檔案管理和延伸服務(wù)：回顧與展望[J].中國人事科學(xué)，2020（7）.

（山東省蘭陵縣人力資源和社會保障局?山東?臨沂?277700）