關于高校財務會計檔案管理內控制度建設的探討

羅彬彬

摘要：在高校規模不斷壯大的新時期，日常財務管理工作的內容逐漸增多，工作范圍、難度都在加大，使得大學需要加強對財務會計檔案管理內控體系的建設工作，提高管理質量和效果。基于此，本文探討關于高校財務會計檔案管理內控制度的建設。首先簡要介紹了高校財務會計檔案管理的內涵，其次分析高校財務會計檔案管理的現狀及存在的問題，并以此提出加強財務會計檔案管理內控制度的三條措施。

關鍵詞：高校;財務會計檔案;檔案管理;內控制度;建設

財務會計檔案作為高校檔案信息的重要組成部分，主要記錄了高校的財務會計、財政狀況以及辦學規模等。在當前招生規模不斷擴大的時代背景下，會計檔案管理的內容和方式發生了重大變化。要充分利用學校對財務會計檔案的內控管理，就要正確認識當前會計檔案管理的不足，為了保證學校財務會計檔案的有序、扎實發展，采取有效的行動措施。

一、高校財務會計檔案的內涵

會計檔案是指反映經濟業務往來的關鍵歷史數據，其內容包括會計憑證、會計報告、財務檔案等內容。高校會計檔案管理是教職工保持會計憑證和數據信息的完整、清晰，反映了高校的實際業務往來活動，充分展現了高校的經濟發展狀況。但是，我國高校的財務會計檔案管理還存在很多問題，接下來本文會對其一一進行分析。

二、當前高校財務會計檔案管理工作中存在的問題

1、內控制度不健全

如今，許多大學都建設有內控體系，但其大多數都并不符合實際要求。有些制度體系僅僅是為了應付上級的指令，或是不切實際的表面工程。這些制度成了真正的“紙面條款”，既沒有可操作性，也不會真正起到作用。內控制度未能對高校財務起到自我規范、自我約束的作用，信息泄露、貪污腐敗的現象仍然較多。

2、管理員工業務能力低下

許多高校沒有專門負責會計財務檔案管理的業務員，僅僅是讓會計、財務人員兼職管理。這些“門外漢”沒有經過系統的培訓，對業務范圍、管理職責都沒有特別的了解，對檔案的管理不達標，使得檔案的安全性和完整性得不到保證。此外，部分高校會計檔案管理人員的日常工作量巨大，一些重要的檔案往往無法按時提交;部分管理人員職業道德低下，與貪污腐敗勾結，作出違法犯罪行為，使得財務會計信息丟失、失真等。

3、管理不規范

對于會計財務檔案的管理，許多高校沒有成立專門管理辦公室，相關專業人員也相對短缺，財務會計檔案的管理十分散漫，檔案管理既不規范也不統一，管理質量十分低劣。。

三、提高高校財務會計檔案管理內控制度建設水平的措施

一、建立健全內控監督考核機制

1）完善監督機制

首先，內控監督考核機制的前提是初步建立、健全監督管理機制，而監督管理機制是否合規的評價標準是是否包含內控的所有環節，以及是否能形成完整的證據鏈，對所有違規行為都記錄在案，并依次形成客觀的考核指數。其次，監督管理機制所有的控制環節都要能在現有的標準基礎上開展實施監督控制，并且執行結果不能偏離學校的實際情況。內控監督機制的目標也應與大學的總體發展目標相一致，內部控制機制必須作為輔助實現高校發展目標的工具，只有這樣內控制度才能實現各環節的協調統一。此外，內控監督考核機制要保證內控監督機制的經濟效益，不能在內控監督考核工作上花費大量人力、物力。內控機制要控制其支出;如果成本太高，從長遠來看，這樣的監督機制便失去了其建立的初衷，無法提高高校檔案管理的經濟效益。

2、建立會計財務內控制度規范

為了使會計財務內控制達到相應的效果，就要建立起內控制度的規范體系，設置制度限制。因此，高校與其長期發展的總體目標相結合，根據自身發展特點，建立切實可行、行之有效、可行的內部財務控制體系。隨著高校招生規模的增加，我國大學的管理規模十分龐大，需要進行協調的相關單位、個人的層次和規模也比較大。對此，需要根據實際的調研，用調研的基礎數據做好檔案、存票、憑證以及賬本、賬單的分類和匯總，建立內控系統的基本數據庫。為方便研究和管理，可以借助計算機信息技術，編寫操作平臺、建立檔案數據庫，建立數字化的會計財務內控體系，不僅能使內控體系更高效地運行，簡化內控管理工作;也能在一定程度上減小會計財務的工作量，提高檔案管理工作的質量和效率。

3、轉變從業人員的觀念、提升其業務水平

為了落實高校內控制度，提升會計財務檔案管理水平，相關的業務人員必須轉變其管理理念，提升其技能水平。會計財務的工作特點從對賬式逐漸轉變為管理式，形成類似于市場中經營企業的財務管理，形成具有高校特征的利益觀念，整合大學的辦學成本以及經營收益。

提高從業人員的業務水平有兩個方面，一是提高其會計財務檔案管理的理論知識以及實踐水平。在實施內控制度系統時，可以重組業務流程，根據每個從業人員的工作績效考核將其分配到新的流程。培訓員工會計財務檔案內控的理論知識和相關技能，逐步提升他們的業務水平。要特別注意的是訓練應試循序漸進的，要在員工掌握難度較低的技能后，才進行更高難度技能的培訓。在進行培訓的同時，還可以聽取業務員的建議，最大限度地發揮他們的主動性。另一方面。提高檔案管理人員的道德水平，掌握相關法律法規，在工作中彰顯檔案管理人員的職業操守。

四、結束語

在建立高校財務會計檔案管理內控制度時，要借鑒常規檔案管理業務的規劃和相關制度，及時發現檔案管理中存在的問題，并明確其原因，采取相應措施，從思想理念、管理人員的素質、制規范系以及體系結構的優化，從而全面提升管理的效率和質量，促進高校地穩步發展。

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（婁底職業技術學院 ?湖南 ?婁底 ?417000）