城鄉居保檔案管理工作在新形勢下的規范化

楊媛

摘要：近年來，以互聯網為代表的信息技術在檔案管理部門的推廣和應用，對事業單位的檔案管理提出了新的要求。隨著社會的不斷發展，事業單位必須在檔案管理過程中建立規范的管理機制，以確保檔案管理的科學合理性，真正發揮檔案的價值。本文主要結合實際工作經驗來分析新情況下檔案管理的標準化對策。

關鍵詞：新形勢;城鄉居保檔案管理工作;規范化

引言

在當今社會，信息的輸出量正日益增加，特別是單位內部信息是管理和決策制定階段的重要基礎，而信息的規范化管理則起著重要的作用。鑒于目前的情況，大多數事業單位可以從意識形態上認識到檔案管理的重要性，并在單位內建立相應的檔案管理部門的同時，聘請專家來管理和維護檔案。由于仍然需要改進當前的文件管理系統，因此檔案管理問題繼續發生，致使檔案管理過于形式化，規范指標普遍較低。

一、檔案管理的重要性

在新時代，檔案管理也發生了重大變化，檔案在單位發展中的作用也越來越清晰。因此，有必要做好檔案管理工作，使檔案更好地服務于單位的建設和發展。在記錄中，單位領導可以充分了解單位的進展和變化，因此可以提出促進單位業務發展的對策。同時，完整、規范的檔案可以為單位領導決策提供重要依據，為單位的長期規劃和發展創造條件，并在提高單位競爭力方面發揮重要作用。有必要在新的歷史條件下更新檔案管理的形式，充分利用檔案管理的功能和作用，使檔案管理為單位事務性工作提供有益的證據。因此，有必要更新檔案管理觀點，采用各種檔案管理方法，充分利用檔案管理角色，從而提高部門的整體形象。

二、檔案工作中管理存在的問題

2.1沒有完整的檔案管理系統

當前有關文件管理系統配置的情況并不樂觀。有些單位雖然制定了與文件管理有關的系統，但是它們不是獨立的，不夠全面，不能作為檔案管理系統的組成部分存在。一些單位具有獨立的文件管理系統，并且法規非常詳細，但是嚴重落后于當前情況。如果根本沒有制定相關的系統，或者沒有專業的檔案管理人員，無法很好的完成這項工作。

2.2檔案管理員工缺乏專業素質

傳統檔案的管理工作，不需要接受任何相關的專業教育或培訓。在某些單位中，通常由老弱病殘的員工負責。可以說，這種錯誤的認識在一定程度上也影響著檔案管理人員的配置，限制了檔案業務的有序發展，降低了檔案管理的專業素質。為促進檔案管理的規范化進程，有必要加大對檔案管理人員的培訓和再培訓，不斷提高員工的專業水平，增強先進的檔案管理經驗。

三、新形勢下的檔案管理措施

3.1完善檔案管理的各項規章制度

在傳統的檔案管理任務中，人們的思想觀念相對落后。有些單位將檔案管理視為一項強制性任務，并且沒有專職人員來管理檔案。即使有檔案管理員，也可以兼職從事檔案管理。同時，檔案管理的規章制度還很不完善，不能在檔案管理中發揮正當的作用。隨著社會的不斷發展，人們對文件管理的要求越來越高，文件管理在部門各種職能中的作用也越來越明確。因此，單位越來越意識到文件管理的重要性。另外，為了使文件管理標準化，城鄉居保制定了完整的文件管理規則和規章，其中包含必須遵循的文件管理任務的規則和系統。檔案管理的規章制度應當根據單位在檔案人員分布中的實際情況、檔案操作的主要內容、檔案操作的要求和檔案管理的軟硬件設施制定。

3.2加強檔案管理信息化工作

在現階段，隨著網絡技術的發展，信息技術已經得到了發展和應用，檔案管理也不例外。在城鄉居保的檔案管理中實現信息管理可以有效提高檔案的管理水平，提高城鄉居保檔案的管理效率，為適應時代的發展奠定基礎。在檔案管理過程中，要找到檔案管理軟件的利用率，并找到適合本單位的管理方法，用來提高文件管理的效率。在傳統的檔案管理過程中，許多任務是手動執行的，例如輸入和查看文件，不僅工作量和效率低，而且紙質文檔也不容易存儲，也不容易備份。一旦丟失，會嚴重影響檔案的使用。通過使用計算機進行檔案的信息管理、操作及檔案的輸入，參考和修改更加方便快捷，有效地提高了檔案的管理效率。為了實現城鄉居保檔案的信息化管理，需加強信息化管理基礎設施，需積極推廣數字化管理系統，需建立館藏檔案數據庫，就可以基于網絡信息化科學地管理檔案。檔案管理系統為了方便現代化管理，可實現檔案管理各個部門之間的信息交換，有必要在新的情況下實現信息資源的共享，促進檔案管理的信息化。

3.3提高檔案管理人員的專業水平

在傳統的檔案管理過程中，對檔案管理人員的要求不是很高，甚至有些部門的文件管理人員都是兼職工作，因此檔案管理水平不是很高，文件管理任務也沒有規范化。以信息文件管理的形式，對檔案管理人員的要求比較高。除了需要對檔案管理進行專業化和標準化外，檔案管理人員還必須具備專業的檔案管理知識并具有適應能力。為了提高檔案管理員的專業水平，有必要為檔案管理員提供更多的學習和培訓機會，應通過定期和不定期提供講座來進行，以便檔案管理專業人員可以掌握檔案管理的新要求、新規范和新技能。要加強對檔案管理人員的監督，以規范工作程序和流程。不同部門可以就文件管理方法和策略相互交流，對工作進行改進，促使文件管理的標準化。

結語

在歸檔和存儲此類檔案的過程中，必須使用科學合理的技術方法對檔案進行分類，便于日后的實時查詢和調用。單位管理員應從單位角度充分重視檔案管理，提高檔案管理效率。要使檔案管理標準化，需建立完整的管理系統，對檔案管理中所有鏈接和流程進行可控的管理，并進行職業技能培訓，以提高工作技能，提高網絡系統應用程序中檔案管理的效率。檔案記錄著業務發展的歷史，對研究單位的實際情況和制定發展計劃具有重要的參考價值，檔案管理對于單位綜合管理起著重要的作用。

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（湖南省張家界市永定區城鄉居民養老保險服務中心 ?湖南 ?張家界 ?427000）