思維導圖，讓秘書工作更高效

楊 菲

（云南師范大學商學院 云南·昆明 650106）

1 問題的提出

1.1 現(xiàn)代秘書工作特點和要求

有人說秘書人員“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，既當“助手”又當“諫官”，是領(lǐng)導身邊的輔助人員也是上傳下達、左右溝通的樞紐橋梁，可見秘書人員的重要作用和工作任務(wù)的繁雜瑣碎。習近平總書記在與地縣辦公室干部談心時也談到辦公室工作有四個特點：“一是‘重’，地位重要；二是‘苦’，非常辛苦；三是‘雜’，事務(wù)繁雜；四是‘難’，難度很大。”他還談到“三個希望”：希望辦公室工作人員要有高度的責任感，要高效率開展工作，要實行高水平的服務(wù)。辦公室工作是秘書人員最主要的工作，現(xiàn)代秘書人員隊伍已不再是過去“低學歷、低技能、半路出家、手工操作”的狀態(tài)，換之以專業(yè)化、高素養(yǎng)、現(xiàn)代信息技術(shù)能力強的高要求。現(xiàn)代秘書工作還呈現(xiàn)出智能化、主動服務(wù)、現(xiàn)代技能型服務(wù)、法律素質(zhì)要求高等新特點。在紛繁復雜、量大面廣、要求高、壓力大的現(xiàn)代秘書工作中要做到高度責任感、高效率工作、高水平服務(wù)，秘書人員就應(yīng)當不斷加強學習，加強運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和科學有效的工作方法在工作中達到事半功倍的效果，思維導圖的運用，能夠促進秘書工作人員在工作中思路清晰、計劃周詳、減省時間，不斷提升工作效率、減少工作壓力和保障工作順利開展。

1.2 思維導圖及繪制方法

思維導圖，英文名為The mind map，又叫“心智導圖”，在20世紀60年代由英國心理學家、教育學家東尼·博贊提出，它是一種表現(xiàn)人們發(fā)散性思維的有效圖形工具，是一種新的思維模式，也是一種圖文并茂、邏輯性強的記憶方法。思維導圖運用圖文并重的技巧、問題表達層級分明，各級主題關(guān)鍵詞和圖像、顏色建立起記憶鏈接，充分發(fā)揮人體大腦的機能，利用記憶、閱讀、思維規(guī)律，協(xié)助人們發(fā)揮潛能，在工作和學習中收獲良好效果。思維導圖運用起來簡單高效，起初運用于教育活動中，后在企業(yè)管理、項目計劃、商業(yè)活動等領(lǐng)域也被廣泛使用。圓圈圖、樹狀圖、氣泡圖、雙重氣泡圖、流程圖、多重流程圖、括號圖和橋型圖是思維導圖常見的八種形式，根據(jù)不同的思維形式和表達目的來選擇使用思維導圖類型，例如描述事物性質(zhì)和特征可以選用氣泡圖，體現(xiàn)先后順序使用流程圖等。這八種圖形是思維導圖最基礎(chǔ)的形式，但每種圖都可以有無限的延伸，甚至不同形式的圖形可以根據(jù)需要聯(lián)合使用變得非常復雜，對于分析問題、理清思路和發(fā)散思維有著積極的作用。

思維導圖的繪制方法主要有手繪和利用電子辦公設(shè)備軟件繪制兩種。

手繪思維導圖簡單方便，首先準備好大小合適的紙張或者筆記本，以及需要用到的鉛筆、鋼筆和彩筆，根據(jù)問題表達和需要選擇合適的類型，就可以開始繪制圖形。手繪圖表繪制過程中如果思路不是特別清晰可以先使用鉛筆繪制，便于修改和調(diào)整，大致思路明確后用鋼筆和彩筆。制圖的過程其實就是整理思路和發(fā)散思維的過程，繪制完之后查缺補漏，最終完成之后對于工作目標、實施步驟、時間安排等都會有更清晰的認知，對工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)和銜接了解得更深入，許多工作環(huán)節(jié)和計劃實施進度一目了然。這有利于秘書工作人員對日常工作的整體掌握、對工作進程和實施方案及時落實和調(diào)整，以便減省時間，讓工作有條不紊地開展。

電子辦公設(shè)備軟件繪制思維導圖，主要是在辦公計算機、平板電腦、手機等設(shè)備上使用思維導圖軟件繪制圖形，相比于手繪圖形，電子設(shè)備繪圖更美觀和結(jié)構(gòu)化，也易于繪制、保存、傳輸和使用，無論是在日程安排、計劃落實、文案制作、PPT報告還是日常頭腦風暴、工作細節(jié)記錄，電子設(shè)備繪圖都能顯示強大的功能，促進秘書工作的高效開展、周到服務(wù)。目前市面上思維導圖軟件豐富多樣，秘書工作常用的office辦公軟件中有插入思維導圖功能，此外目前市面上較好用的繪制軟件有：GitMind、zhimap、MindMasteri、MindMap、Xmind、MindNode、MindLine、MindjetMaps、3A思維導圖。這些軟件大部分可以免費應(yīng)用，主導功能不同、特點不一可以滿足秘書工作的多種需求。例如，GitMind是一款電腦上好用的免費在線思維導圖軟件，簡單易上手、支持自由設(shè)計主題樣式和風格，可以導出PDF、TXT以及圖片多種格式，支持將文件適時同步至手機端，并且有大量現(xiàn)成的思維導圖模板可直接使用。MindMap是思維導圖創(chuàng)始人東尼·博贊開發(fā)的思維導圖APP，線條自由、具有手繪功能、色彩好、頭腦風暴功能十分出彩并能提供認證和培訓等外在服務(wù)。在用軟件繪制思維導圖的過程中，也有很多技巧，比如使用Xmind軟件繪圖，新手入門時可以這樣操作：先確定分枝數(shù)量、全選分支和批量改格式、主分支線形（海岸線）、分支線形填充色與主題匹配、相鄰級別格式不同、巧用圖標并突出重點。

2 思維導圖在秘書工作中的意義

2.1 思維導圖的運用使秘書人員理清思路，合理安排工作

對于細致、繁雜且要求高的秘書工作事務(wù)，在千頭萬緒中理清思路、提前計劃顯得非常重要，筆者近十年的秘書工作實踐總結(jié)：秘書工作必須有提前的、清晰的計劃，做事說話也必須保持思路清晰、有條理，否則無法高效提前做好常規(guī)工作更無法處理突發(fā)事件。首先，在工作開始前利用思維導圖，提前對秘書工作進行清點復盤，利用思維導圖把工作任務(wù)分類、開展步驟及各項要求、完成時間節(jié)點等繪制出來，也可以根據(jù)目標進程分解目標，從而使工作任務(wù)直觀化、細致化，通過圖形標出不同任務(wù)的重難點，嚴格掌控好工作進程，提前做好應(yīng)對突發(fā)事件和解決難題的準備，做到胸有成竹、有條不紊。其次，工作開展過程中，思維導圖對工作能發(fā)揮指導和監(jiān)督作用，同時對照實際情況可以對思維導圖不斷完善和調(diào)整，不僅對工作的進展了然于胸，對于遇到的新問題、新想法也能夠及時補充記錄以指導之后的工作，長期下來，秘書人員的工作思路將會越來越清晰，完整的工作流程逐漸形成，工作效率將得到提高，工作壓力也會減輕。

2.2 思維導圖能幫助秘書人員提高邏輯思維能力

秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，然而無論是寫作能力、口頭表達能力、認知能力和概括分析能力等，都需要具備正確、合理思考的能力，即邏輯思維能力，它是指人們對事物進行觀察與比較、分析與綜合、抽象與概括、判斷與推理的能力，體現(xiàn)在能夠采用科學的邏輯方法、準確而有條理地表達自己思維過程。思維導圖的運用可以促進秘書人員的思維能力提升：首先，思維導圖的繪制過程本身就是對邏輯思維能力的鍛煉，在繪制過程中對于工作任務(wù)、時間安排、相關(guān)的人與物、各工作要素之間的聯(lián)系、工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)，秘書人員都要進行全面的觀察、分析、考慮和判斷，以便做出全面、周到、合理的計劃，整個思路歷程已趨向于問題解決的過程。其次，思維導圖方便記憶和閱讀、邏輯性強，對于秘書人員的文檔工作、口頭表達、知識體系的構(gòu)建都能發(fā)揮積極作用，特別是在文案策劃、文書寫作、演講匯報等活動中，思維導圖的運用可以使其邏輯變得更清晰、概括性條理性說服性更強，從而使秘書人員最需要具備的寫作能力、語言表達能力不斷得到提升。再次，思維導圖的運用能讓秘書人員對工作全局看得更深、更遠，對問題的思考范圍不斷擴大，從而促進思維和眼界的提升、看問題角度的多樣化，從而使秘書人員更加能從大局出發(fā)考慮問題和解決問題，更好地發(fā)揮出領(lǐng)導參謀助手的職能。

2.3 思維導圖能幫助秘書人員提升組織能力

組織能力是秘書需要具備的重要職業(yè)能力，游刃有余的協(xié)調(diào)、點面兼顧的計劃、運籌帷幄的調(diào)度、高效可靠的管理都是組織能力的良好體現(xiàn)。第一，對人員、對部門間、對工作內(nèi)容之間的整體協(xié)調(diào)中利用思維導圖能幫助秘書快速理清關(guān)系、了解情況，快速處理矛盾、調(diào)動積極因素形成和諧局面。第二，在計劃方面，緊扣目標，用思維導圖做好計劃，正確處理時間、進程和質(zhì)量的關(guān)系。例如運用思維導圖來進行時間管理，根據(jù)工作總體安排和輕重緩急進行有序排列，讓工作進程和緊急程度清呈現(xiàn)，讓秘書對任務(wù)難度、解決方案制定時間、任務(wù)完成節(jié)點都全面掌握，從而實現(xiàn)秘書自身工作的彈性分工和靈活調(diào)度、為領(lǐng)導班子服務(wù)的周密安排、對常規(guī)工作和突擊性工作的合理部署、把握秘書工作有張有弛的節(jié)奏。第三，用思維導圖對各種資源進行調(diào)度和記錄，清晰明了，讓秘書手中有限的推動力和引導力得到積極發(fā)揮。第四，與計劃配套的管理過程中，思維導圖可以發(fā)揮指導與監(jiān)督、總結(jié)的作用，讓秘書通曉辦事渠道和流程，不斷增加閱歷和經(jīng)驗，也學會用系統(tǒng)的觀點看事情，統(tǒng)籌安排工作，最終保障秘書工作高效有序進行。

3 思維導圖在秘書工作中的運用實例

“辦事”、“辦會”、“辦文”是秘書工作最重要的三大職責，也是秘書工作的核心，雖然不同行業(yè)、不同企業(yè)、不同崗位的秘書工作內(nèi)容會有不同的特點，工作方法會有所不同，但綜觀秘書的工作實踐，不難找出其中的規(guī)律和各崗位適用的基本方法，思維導圖在秘書“三辦”工作中的運用，正是遵循秘書工作規(guī)律性的體現(xiàn)。

3.1 運用思維導圖“辦事”，高效有序

秘書的日常事務(wù)工作主要有辦公環(huán)境管理、日程安排、接打電話和處理郵件、印信與保密工作、接待等，事務(wù)繁雜、范圍廣泛，若安排不當就會陷入忙亂之中，進而影響自己和領(lǐng)導的工作質(zhì)量與效率。秘書利用思維導圖來總結(jié)和提前計劃將各項常規(guī)工作繪制成圖表，列明各項任務(wù)、開始時間、截止時間、重難點工作解決的時間、涉及人物等，在一總的圖表上做好年度、季度、月度總計劃，再根據(jù)具體工作做出周密計劃，以保證對日常事務(wù)工作的全局把握、掌握事物發(fā)生的規(guī)律性，能夠提前籌備和想好解決措施。在這些工作中，拿日程安排這項條理性最強的工作來說，可以運用思維導圖結(jié)合事情輕重緩急分類制圖，合理安排時間，制定優(yōu)先的工作次序，把最好的精力時段用來處理最緊急最重要的事情，最后處理不緊急也不重要的事情，將會讓秘書的工作思路越來越清晰、目標越來越明確、工作也越來越有效率。如圖1。

圖1：x月x日（周二）秘書工作安排

3.2 運用思維導圖“辦會”，善始善終

會議組織與服務(wù)是秘書工作的重要內(nèi)容，包含的要素多且復雜，涉及方方面面的工作內(nèi)容和人物關(guān)系要處理，秘書人員既要縱覽全局、抓住主要會場，又要全程細致周到服務(wù)、做到善始善終。針對會議組織與服務(wù)的全過程，秘書人員可以用思維導圖繪制一張總圖，再根據(jù)發(fā)生階段分為籌備、進行、結(jié)束三個階段繪制細致的工作圖。會務(wù)工作事無巨細，會務(wù)思維導圖的繪制，對于秘書會務(wù)工作的進程安排、工作分工與協(xié)作、細節(jié)落實都大有幫助，全面細致的籌備保障會議的良好開端、有條不紊的會中落實促進會議順利進行、及時到位的會后總結(jié)將積累更多經(jīng)驗大大提升服務(wù)質(zhì)量，整個流程的合理計劃與銜接也會減少突發(fā)事件的發(fā)生和提升應(yīng)對突發(fā)事件的能力速度。如例，圖2是會前籌備工作的思維導圖示例。

圖2：XXX會議籌備工作圖

3.3 運用思維導圖“辦文”，清晰明了

文以輔政，辦文是秘書實際業(yè)務(wù)能力的重要體現(xiàn)，無論是公文寫作還是文案策劃、檔案管理工作，將思維導圖運用其中，能幫助秘書人員理清思路、加深邏輯、弄清事物聯(lián)系、統(tǒng)籌全局，寫出的文書條理清晰、重點突出、簡潔凝練，做出的文案美觀實用、邏輯關(guān)系清楚。以文案策劃為例，針對一個商務(wù)活動策劃，秘書可以使用思維導圖理清思路、列出要素、安排人員、計劃時間，總體方案框架樹立之后再進行更細致的總結(jié)和寫作，整個思維導圖就是寫作的大綱，同時在方案匯報中、實施過程中讓領(lǐng)導和實施者方便閱讀和理解，節(jié)省溝通時間，提升整體工作效率。如圖3。

圖3：XX學校年會活動策劃圖

現(xiàn)代社會發(fā)展對秘書職業(yè)提出了更高的要求，秘書工作也日趨信息化、智能化，秘書工作人員必須具備良好的知識與能力，必須加強工作新方法、新技能的學習，才能高效完成秘書復雜多樣的工作。思維導圖是一種新的思維工具、思維方法，也是一種思維變革。秘書人員在學習和工作中使用思維導圖，靈活運用到辦事、辦會、辦文等工作中，能夠讓秘書人員快速理清思路、提高工作梳理效果、嚴格掌控工作布局和進程，高效高質(zhì)的完成秘書工作。