研究所科研檔案管理創新策略分析

李曉

中國船舶第七一三研究所

現在社會水平的不斷提高，各種研究開展的也越來越多，研究所在不同階段發展中都會產生大量的科研資料，這些科研資料反映了研究所的科研水平，做好科研檔案管理可以方便科研人員對資料的隨時取用，對以前的研究方法進行借鑒和論證，提高科研水平。當前研究所的科研檔案管理現狀不容樂觀，科研資料管理太過分散，集中性比較差，檔案信息化管理水平較低，在查找資料和利用的時候，不能及時發現有價值的資料，在一定的程度上影響了科研水平的提升。所以，研究所應該重視科研檔案管理的創新性，建立專門的檔案管理部門，保證醫學科研檔案的安全性、有效性、整體性[1]。本文根據研究所科研檔案特點和當前存在的管理弊端，提出科研檔案管理對策，希望對研究所的發展有所幫助。

一、科研檔案的重要性和管理的意義

科研檔案是科學技術檔案的簡稱，是在進行科學研究時產生的各種資料的記錄，包括數據、音頻、視頻、圖紙等不同形式的資料，對高校的發展起著很重要的作用。它是對高?？蒲谢顒拥挠涗?，是高校勞動的成果證明，也是高校發展的基礎。在明確科研檔案管理的重要性后，就要切實的做好科研檔案管理，因為公共檔案資料才能使其的價值發揮最大的價值，促進高校的發展[2]。做好科研檔案管理工作是很重要的。在一個高校里科研檔案記錄代表著高?？茖W研究的發展進程，彰顯了高校在科學領域的地位，也保障了高校教學和研究的發展。通過科研檔案豐富自身，為未來發展科研教育提供了重要的保障。教師通過科研檔案能夠豐富教學的內容，提升教學的質量，改進教學的方法，學生通過科研資料能夠增長知識、開拓思維、豐富自身的知識儲備，有助于成為促進社會發展的優秀人才，科研檔案是高校研究活動的證明，作為高校檔案管理的重要部分，對資料進行科學歸類整理能保障科研檔案管理工作的質量，并且在之后的研究中需要這些檔案資料的時候能快速的找到。

二、目前研究所檔案管理存在的問題

（一）檔案室功能不明確

現在很多的研究所都只是把檔案當成一個物品，直接和雜物堆放在一起，有的直接把檔案室當成雜物間，認為檔案資料是不重要的東西，直接把所有的檔案都隨便的堆放起來，等到需要查找資料的時候就很麻煩，降低了工作效率[3]。因此，科研檔案必須受到重視，要進行有效的管理，不能隨便胡亂堆放。

（二）檔案管理方式不明確

隨著社會的進步，科技的發展，科研的成果豐富，科研資料也就越來越多。由于我們國家現在還沒有完善科研檔案管理的制度，各大研究所使用的檔案管理軟件也不統一，因此在進行資料交換和傳輸的時候就會出現問題。在人員的調度方面也沒有規范制度，就會導致工作交接不完整，造成檔案的丟失[4]。

（三）檔案管理人員不專業

要保證檔案管理工作的順利進行和發展，和檔案管理人員的綜合素質有很大的關系。擔任研究所檔案管理的人員要有一定的專業素養和品質道德，因為經常會因為在工作中因為管理檔案的人員不夠專業導致檔案管理工作出現偏差[5]。由于部分檔案管理人員不是專業人員，缺乏專業的知識，加上工作時候不盡心，導致檔案丟失，對于檔案管理工作是很不利的。

（四）科研檔案比較分散，集中性太差

科研是循序漸進的一個過程，從開始的規劃到后期項目交付，經歷的時間比較長，在這個過程中會產生很多的材料，這些資料的保管很重要，有很重要的基礎數據，這些資料也存放在不同的部門，像實驗數據一般在實驗中心，項目材料資料一般在科研人員的電腦里。但是我們國家很多的研究所對于這些資料沒有進行合理的收集和整理，科研資料依然分散在各部門的系統中，并且存在嚴重流失情況。

（五）科研資料保存時間較長

在長期的科研過程中，科研資料的保存時間也比較長，保存過程中還會產生其他的資料，這樣就會導致資料保存重復，一些價值不高的材料長期存在檔案中，在之后查找資料的時候，會出現大量的資料，不利于科研人員查看，科研工作由于檔案管理不善導致中途停止[6]。

（六） 科研檔案管理的真實性、客觀性、可靠性較差

研究所科研檔案的管理中存在一定的檔案資料真實性和客觀性不強，數據可靠性較差等問題，主要有兩部分，首先原始資料保存不規范，不嚴謹，科研背景資料介紹不夠詳細，科研數據的記載也不準確，很多數據有遺漏，很多的研究細節交代不清楚，重點內容不突出，主要都是研究者的主觀意見，數據修改比較多，不同形式載體實驗結果保存不夠全面。其次就是科研文件分類不明確，常見的資料內容分類不全，立卷的方式不標準，檔案不科學、不規范、不合理的內容比較多，促使科研人員對于文獻的參考價值并不高。

（七） 科研檔案管理信息化水平較低

當前的互聯網技術發展比較快，電子信息技術應用在多個領域中，但是研究所科研檔案的信息化方面做得還不到位，科研檔案的管理還是采用手工和電腦錄入相結合的方法，達不到大面積數字化的需要，信息技術的真正發揮受到了很大的限制。研究所對于檔案管理人員的培訓做的也還不夠到位，很多管理員對于檔案的管理制度、檔案法律規范和檔案管理的基礎知識不夠了解，工作效率并不高。

（八）科研項目涉及的主體較多

研究所的工作特點就是會涉及很多個項目，和其他單位擬的合作項目也比較復雜，由于社會的不斷發展和創新，在研發過程中自然會產生大量的科研資料。大量的創新性技術不斷的應用在科研當中，在檔案管理中不能因為技術的創新對之前的科研成果資料棄之不管，所以從科研檔案的特點來說，檔案中涉及的內容較多并且很復雜，應用的類型也比較多，這決定了研究所科研檔案管理工作是很重要的一項工作，必須對其進行良好的創新。

三、研究所科研檔案管理創新策略

（一）建立科研檔案的統一，分級制度管理

對于研究所檔案管理的重要性，研究所應該建立科研檔案專門檔案室，選擇合適的檔案員，檔案室在所長的統一領導中，開展檔案管理工作，研究所的其他部門要協助科研檔案室完成檔案的管理工作。研究所要實行國家有關檔案管理的法規和條款，制定合理的檔案管理準則，做好檔案的收集、整理、分類。積累和保存有價值的科研檔案，并且要保證檔案的完整性和安全性，加強對于檔案管理的監控，杜絕檔案信息的泄露[6]。

（二）做好科研項目的檔案管理

和研究所相關的部門要實行監督的作用，嚴格監督項目檢定驗收、成果上報等。在進行項目鑒定驗收。成果申報之前，要由業務主管部門與檔案室的檔案員對研究過程的相關資料進行審核，在鑒定完成后簽署意見并且蓋章，如果出現研究資料不完整、客觀數據異常等問題，不能給予驗收和存檔。如果科研項目獲獎后，項目負責人可以將申報材料、獲獎證書告訴研究所的科研處，通過管理員進行歸檔。為了提升檔案管理的效率，可以將檔案管理質量、效率等納入工作的職責中，進行年終考評，對于工作不負責，丟失檔案的管理員取消年終優評。

（三）做好科研檔案歸檔工作

研究所在對不同的科研資料進行立卷歸檔的時候，應該適當的保證文件的自然形成規律以及文件材料之間的聯系性，兼顧科研資料保存的價值，真實的反映科研人員的科研研究過程，方便查詢利用為主要原則。適當的增加歸檔的范圍，按照立卷要求進行歸檔，并且檔案室應該加強立卷歸檔的指導工作，使立卷歸檔制度化，做好檔案管理的前期工作。同時研究所要對檔案文件進行適當的區分，按照文件保管的時間分成永久、長期、短期三種。如果是國家重大的科研項目，對于國家科研發展有價值的資料要列為永久的管理檔案，對于科研長期利用有價值的檔案歸為長期管理檔案，保存時間至少16年，在短期內對研究有價值的檔案，歸為短期管理檔案，保管時間在15年以下。

（四）做好檔案文件的保管和利用

大部分科研檔案的利用價值都比較高，需要專門配備檔案室進行保管，配齊防盜、防高溫、防潮等設施，對檔案室里的資料進行科學的分類，按照編號進行排列，便于查找的時候更方便，保管期限到了的檔案應該讓有關部門的專家進行鑒定，給予銷毀和繼續保存的意見。在銷毀過期的檔案或者利用價值較低的檔案的時候，需要有2個以上的人進行監督完成，銷毀人和批準人在責任書上簽字確定。同時要提高電子科研檔案保管的力度，實現紙質檔案和信息化檔案管理。通過計算機磁盤等設備對檔案進行管理，避免只有一種保存方式出現問題無法查看，在現在的云計算時代，電子檔案常用的儲存方式就是云儲存，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤中，也可以存儲在云端，方便科研人員尋找使用。

（五）嚴格規范管理制度，保證檔案質量

科研檔案質量的高低，對于指導科研人員科研工作幫助是很大的。在科研檔案管理中要納入科學的管理方法，檔案管理、課題管理、計劃管理和成果管理都有很大的聯系，實行同步的管理，保證檔案資料的完整和有效。并且同時對于各種不同的檔案進行分類的管理，檔案室要適當開展檔案的提供利用工作。研究所要分配具體的管理人員進行工作，檢查和歸檔科研項目或者課題資料，及時進行歸類管理。

（六）明確檔案管理的重要作用

在進行檔案管理工作的時候，必須明確研究所檔案管理的重要性。只有在明確了工作定位后，工作人員才能根據工作的性質給予應有的重視程度。應該對研究所科研檔案開展系統化的管理，規范管理操作，檔案人員要有正確的檔案管理意識，明白自身工作的重要性，進而更加認真的對待科研檔案管理工作。

四、結語

當今社會的不斷進步，科技也在飛速的發展，科研資料也越來越重要，做好科研檔案管理的工作是很重要的[11]。建立完善的檔案管理制度，應用先進的理念和技術進行科研檔案管理的研究和創新，運用正確的方法管理科研檔案，建立更加完善的科研檔案管理系統，給未來科學研究的發展提供良好的優勢。