新時期強化機關事業單位干部人事檔案管理能力的思考

摘 要：全國機關事業單位工作人員養老保險改革后，機關事業單位職工養老金待遇水平與其人事檔案信息的關系更加密切，檔案信息的調取與使用更加頻繁，對機關事業單位的人事檔案規范化、信息化和專業化管理水平提出了更高要求。因此，增強干部人事檔案綜合管理能力既是職責所在又是時代使命，對推動機關事業單位養老保險改革實施、保障職工養老待遇都具有迫切且重要的現實意義。

關鍵詞：機關事業單位養老保險改革;干部人事檔案;檔案管理

自國家啟動機關事業單位養老保險改革后，全國機關事業單位工作人員養老保險進入社會化管理新時代。本文立足于機關事業單位職工養老保險改革實踐，對當前干部人事檔案管理現狀、存在的問題進行梳理，對增強干部人事檔案的綜合管理能力提出合理化建議，以期切實推動機關事業單位干部人事檔案管理工作提質增效。

一、干部人事檔案對推進機關事業單位養老保險改革的重要意義

干部人事檔案是伴隨職工一生的重要歷史記錄，具有真實性、完整性、動態性和機密性的特點，是確定職工身份、學歷、履歷等人生軌跡的重要憑證，也是確定人員工資待遇、社會保險、組織關系等重大事項的可靠依據。國家決定實施機關事業單位養老保險改革后，各級機關事業單位人事部門的首要任務是全面核查干部人事檔案，確定參保人員的范圍并進行參保登記，對人員身份、出生日期、證件號碼、參加工作時間、聘用崗位、退休時間等一系列關鍵信息逐項核實，為機關事業單位養老保險改革的順利開展夯實數據基礎。

1.機關事業單位養老保險確定參保人員范圍的重要憑證

根據《國務院關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》（國發〔2015〕2號）文件要求，本次參加機關養老保險改革的人員必須是“按照公務員法管理的單位、參照公務員法管理的機關（單位）、事業單位及其編制內的工作人員”。因此做好參保人員身份核定工作，明確本單位參保人員范圍，是做好機關事業單位養老保險制度改革的首要任務和重要前提。目前機關事業單位特別是事業單位內，出于工作實際需要存在多種用工形式，同一崗位上可能同時存在事業編制、人事代理編制、勞動合同制、勞務派遣等不同身份的職工，而且部分人員存在曾進行身份轉換的情況，較難直接確定人員的身份。為保證本次改革成效，最大程度實現人員應保盡保，人事部門對每一份職工人事檔案進行仔細核查，根據檔案內報到證、派遣證、錄用通知書、人員調動通知、招工表等原始憑證核定人員身份，實現對參保登記資格的審慎認定。

2.機關事業單位編制內職工信息數據采集的可靠來源

干部人事檔案是由組織人事部門根據檔案管理規章制度形成的權威性個人材料，所記載的信息具有極高可信度，能夠在信息認定、職工調配、干部任免、薪資待遇、社會保險等重大事項中發揮憑證作用。因此各單位在進行養老保險參保登記時，須以干部人事檔案記載的人員姓名、性別、民族、出生日期、證件號碼、參工時間、崗位職級、工資繳費基數等各項數據指標為依據，經綜合審查無誤后準確報送至養老保險經辦網絡平臺。在本次機關事業單位養老保險參保登記和基礎數據采集過程中，筆者所在的人事部門對所有職工的干部人事檔案進行了逐一核實，為職工參保登記和信息采集、養老保險和職業年金征繳、養老保險關系轉移接續等后續工作提供了真實可靠的依據。

3.為機關事業單位退休職工申領養老待遇提供關鍵數據

退休人員養老待遇核定與發放工作關系著廣大中老年群體的切身利益，因此各項待遇核發數據必須以退休人員干部人事檔案記載為依據，特別是機關事業單位養老保險改革后，退休人員的養老待遇核定方法增加了更多關鍵指標、對數據信息的精準程度要求也更高，需根據職工實際工作年限、視同繳費年限、職務職級升降情況及個人賬戶累計金額等多方面因素進行綜合核定，改革后的養老待遇水平與個人工作年限、職務職級、貢獻程度等情況相關度極高。因此，只有嚴格根據其干部人事檔案準確核定視同繳費年限、實際繳費年限、實際繳費基數、退休前的職務職級及變化時間等關鍵信息，將各項信息精確到月，才能切實保障職工“多繳多得、長繳多得”的基本權益，有效維護養老保險改革公平與效率相結合、權利與義務相對應的基本原則。

二、目前干部人事檔案管理工作存在的突出問題

新形勢下的養老保險制度改革對機關事業單位的人事檔案工作提出了更高要求，通過本次人事檔案整理和核查的全面檢驗，發現一些目前突出存在的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.干部人事檔案管理專業人才配備不足

干部人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，并隨著職工獎勵、處分、任免、工資、人事調動等情況隨時進行檔案材料的收集、利用、調取和轉移等操作，日常工作強度極大，對管理人員的專業技能、責任心和身體素質都有較高要求。中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》第十六條明確指出：組織人事部門應當明確負責干部人事檔案工作的機構，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。但目前機關事業單位的組織人事部門人手緊張，無專職檔案管理員或人數達不到配備要求的現象較為普遍，通常由本部門其他崗位人員兼任，在專業理論、實操技能和管理精力等方面較專職檔案管理員存在一定差距，并因同時負責多項業務而無法專注于檔案管理工作，許多檔案材料難以及時整理，歷史遺存檔案歸檔困難，存在疲于應付、流于形式的現象，影響了干部人事檔案管理的質量和工作時效，制約著干部人事檔案管理工作向制度化、精細化、信息化方向的進一步發展。

2.退休人員干部人事檔案管理相對薄弱

機關事業單位養老保險改革后，個人養老待遇與人事檔案信息緊密相連，較為穩定退休人員年度待遇調整機制也使退休人員檔案的使用調取更加頻繁。以此次改革為契機，各單位對退休人員的人事檔案進行了全面徹底的核查，暴露出退休職工干部人事檔案存在較多內容不準確、前后記載不一致以及材料缺失等問題。在職人員干部人事檔案因職工個人情況經常性的變化而保持較為頻繁的維護和整理，而退休人員基本狀態較為穩定，干部人事檔案的收集及調取率較低，同時因其形成的歷史時間較長，早期檔案管理不規范，長期存于檔案庫房深處，使得退休人員干部檔案管理長期得不到應有的重視，缺乏及時有效的管理，導致部分檔案信息未能及時核實更正。本次退休干部人事檔案核查工作對相關信息進行了嚴謹審慎的核查與認定，為做好退休人員待遇核定和待遇調整工作提供了堅實可靠的數據支撐。未來隨著人口老齡化程度不斷加速加深，必然會導致越來越多的退休干部和退休人員干部人事檔案產生，這就需要單位提高預見性和管理能力，提升對退休人員人事干部檔案管理工作的重視程度。

3.人事檔案電子信息化程度亟待提升

目前，盡管機關事業單位干部人事檔案工作正在嘗試檔案管理模式的變革，不同程度地開展了檔案電子化工作，但受限于使用場地、專業人員、經費支持等多方面因素，相關基礎硬件與管理軟件配置不到位，干部人事檔案電子化的進程較為緩慢、電子檔案信息的使用和利用效果不甚理想。同時，因缺乏及時且系統的專業技能培訓，不少檔案管理者依舊延續傳統檔案管理模式，仍以手工查閱紙質檔案的方式進行信息搜索，不僅費時費力、效率低下，也在一次次搬移、翻閱檔案的過程中對紙質載體產生了不可逆轉的損害。特別是在機關事業單位養老保險改革后，退休人員由原單位進行服務管理轉變為社會化管理、養老待遇調整和查檔的工作量顯著增加，給日常本就繁重的檔案管理工作增加了巨大的負擔。因此，唯有通過加快干部人事檔案電子化進程，建立健全干部人事檔案信息庫和管理平臺，實現在線收集材料、整理歸類、檔案調取、轉移接收、信息統計等工作，才能最大可能保護好原始紙質檔案、提高查閱效率、降低檔案管理者的體力勞動強度，也能從技術上實現查閱留痕、檔案信息電子備份等功能，使電子信息檔案和紙質檔案相互印證，從根本上降低紙質檔案出入庫的損耗、遺失以及在使用過程中產生的人為損害、偽造、涂改等可能性。

三、全面提升干部人事檔案綜合管理能力的途徑

以機關事業單位養老保險改革為契機，站在促進改革總體進程的宏觀視野下審視干部人事檔案管理工作，對發現的問題進行及時調整，對保障職工個人權益、推動人事檔案管理工作意義重大。

1.加強組織領導，構建科學全面的人事檔案管理機制

干部人事檔案管理工作是一項嚴肅且意義重大的工作，各級機關事業單位應予以高度重視，根據本單位檔案管理工作的特點和人力資源情況，構建針對檔案管理工作的具有領導職能和協調管理的組織領導體系，明確人事檔案管理工作的關鍵地位和重要意義，突出檔案管理在人員任免、人才引進、干部調配等方面的重要作用。同時，根據《檔案法》《干部檔案整理工作細則》等政策法規，結合本單位實際對干部人事檔案具體經辦工作形成更為細致的管理辦法，對檔案的收集歸檔、檢查審核、交接轉遞等內容形成明確的工作規范，完善本單位干部人事檔案保管保密制度、查閱借閱制度等相關規定。同時，要建立人事檔案管理的規范體系，對干部人事檔案管理的進程、效果、方法、標準等關鍵環節進行總體監督把控，建立健全人事檔案管理考核機制，對干部人事檔案管理的方法、效果、群眾滿意度等內容進行綜合考評，全面推動機關事業單位干部人事檔案管理工作提質增效。

2.提高政治站位，增強干部人事檔案管理的服務意識

干部人事檔案管理是一項對政治素養、專業能力要求極高的工作，干部人事檔案是個人成長軌跡的真實記載和原始憑證，不僅對個人成長過程中的成績與過錯如實記錄，也保存了許多僅限組織掌握、不可隨意公開的信息。因此，干部人事檔案管理工作首先要具有良好的政治素養，不斷提高政治站位，加強政治能力建設，嚴格遵守檔案保密規定，在思想上和業務能力上始終與組織保持一致。同時，機關事業單位決策者和領導干部應進一步加強對人事干部管理工作的重視程度，肯定干部人事檔案管理工作的成績和價值，激發干部人事管理工作者的工作積極性和職業認同感;通過績效獎勵、考核考評等多種形式發現并樹立高質量人事檔案管理和服務工作的典型，挖掘干部人事檔案管理工作的意義和價值，強化使命擔當和服務意識，做到工作主動靠前，服務提速增效，使干部人事檔案管理和服務工作讓組織放心、讓職工安心。

3.重視業務學習，加快干部人事檔案管理人才隊伍建設

目前，機關事業單位人事檔案管理工作的效能和管理質量主要受限于缺乏專業的干部人事檔案管理人員，無法有效滿足干部人事檔案管理日常工作需求，也難以進一步實現干部人事檔案管理的長遠規劃和發展目標。正所謂“千秋基業，人才為本”，要做好新時代的干部人事檔案管理工作，離不開一只結構合理、專業素質過硬的人才隊伍，各級機關事業單位應立足于本單位實際，結合人事檔案管理工作實際要求，對本單位已有人事檔案管理人員進行科學、全面的系統培訓，進一步增強政治理論水平、專業素養和業務綜合技能，強化保密意識和服務意識;重視檔案管理基層人員隊伍建設，通過完善選人用人、人才培養及人才激勵等機制，為基層檔案管理人員的職業發展和個人價值實現提供良好平臺;同時，通過公開招聘和高層次人才引進等渠道，對高層次、復合型檔案管理專業人才進行定向吸納，改善人才短缺的現狀、優化檔案人才隊伍結構，為人事檔案管理創新與發展提供強有力的人才支持。

4.提升軟硬件條件，推進干部人事檔案管理的信息化進程

目前，計算機技術和數字存儲技術已較為成熟，廣泛應用于社會生活各個方面，各機關事業單位也不同程度實現了電子化辦公并建立本級單位的電子政務辦公平臺。干部人事檔案管理工作也應順應時代發展需要，逐步由紙質檔案管理向紙質載體和數字檔案資源相結合的管理模式轉變，建立健全干部人事檔案綜合管理系統，促進干部人事檔案信息資源的妥善保存和高效合理利用。一方面機關事業單位要集中對所藏干部人事檔案進行清庫盤查，對所負責的檔案數量及未歸檔歷史散材料進行登記，對檔案保管和信息化工作場地進行安全隱患全面排查，按要求配備安全監控及消防設施，確保檔案電子化的過程穩妥安全、萬無一失。另一方面需增強干部人事檔案管理員對檔案信息化建設的認識和實操水平，掌握檔案信息化的工作方法、工作流程及特點，時刻保持安全保密意識，確保在檔案電子信息化過程中檔案信息的利用、存儲過程安全可靠，保障電子信息化過程中程序規范、操作合規、利用合理。在新形勢下合理利用信息化技術開展人事檔案管理工作，有助于更加高效優質開展檔案管理工作，為機關事業單位提供更加全面、科學、具體的人才檔案信息服務和管理工作，推動機關事業單位干部人事檔案管理工作在新時期的全面發展與持續進步。

四、結語

各級機關事業單位人事管理部門應進一步提升對檔案管理工作的認識和重視程度，對檔案管理工作出現的問題進行及時思考，采取科學、全面、完善、系統措施，建立健全干部人事檔案管理機制，增強干部人事檔案管理的專業人才隊伍建設，完善退休人員干部人事檔案管理規范，積極推進檔案管理信息化進程，不斷強化干部人事檔案管理人員的專業水平，切實增強機關事業單位人事檔案的綜合管理能力，為新形勢下機關事業單位人事檔案管理創新提供堅實的支持和保障。

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（作者單位：故宮博物院人事處）

作者簡介：傅芳周（1989—），女，漢族，內蒙古包頭人，碩士研究生，目前就職于故宮博物院人事處，館員，研究方向為博物館人力資源管理。