探討如何提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質

蘇全艷

摘 ?要：檔案管理人員是影響整個檔案工作質量的重要因素，其綜合素質的高低將直接關系到整個檔案工作的質量。事業(yè)單位的人事管理和工作內容對檔案的依賴程度很高，新時期要大力提高檔案工作的質量。根據(jù)人力資源因素對檔案工作的質量起著決定性作用，提高檔案管理人才的素質是提高檔案工作質量的關鍵。根據(jù)目前事業(yè)單位檔案工作人員的素質，文章從提高事業(yè)單位檔案工作人員的素質入手，提出了提高事業(yè)單位檔案工作人員綜合素質的幾點建議。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理人員;素質;對策

前言：

檔案管理是事業(yè)單位工作中的基礎工作，是事業(yè)單位經(jīng)營與發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的改革，對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足當前的工作需要，因而事業(yè)單位急需要進行現(xiàn)代化檔案管理工作改革。只有適應現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理需要的全新的工作方式，才能保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。在新的歷史條件下，如何提高檔案工作的質量，是一個亟待解決的問題。

1.提高事業(yè)單位檔案管理人員素質的重要性

1.1提高事業(yè)單位檔案管理工作品質與效率

管理人員的質量常常與管理工作質量成正比。盡管高質量的管理者難以保證高質量的管理工作，但是，低質量的管理者也不可能達到高質量的管理工作。長期以來，許多事業(yè)單位的檔案管理模式陳舊、手段僵化、質量低劣、效率低下，主要原因在于事業(yè)單位檔案管理人員的素質不高。有些檔案管理人員安于現(xiàn)狀，不思進取，缺乏理論知識和實際操作能力，與客觀發(fā)展的客觀需要相適應。因此，盡管信息化已經(jīng)成為一種趨勢，但某些事業(yè)單位的檔案管理仍沿用紙質、人工操作的模式。這不但使單位的檔案資料很難再創(chuàng)造出價值，而且也會間接地影響到整個管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。

1.2推動事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展

只有以高質量、高效率的管理工作為基礎，才能以優(yōu)良的素質推進事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)代化。特別是在信息管理大潮下，檔案管理電子化、網(wǎng)絡化、平臺化，需要管理者具備一定的管理知識和管理水平。只有高質量的管理人員，才能適應新時代的工作需要，才能促進檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化、信息化，同時不斷拓展自身職業(yè)生涯的發(fā)展空間。

2.提高事業(yè)單位檔案管理人員素質的措施

2.1 培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

檔案管理人員在工作中是否能夠遵守有關規(guī)定，力求達到最佳的工作品質，而職業(yè)道德對檔案管理工作具有十分重要的意義，應當以此為榜樣，以榜樣的力量培養(yǎng)整個檔案管理工作隊伍的職業(yè)道德水平。作為一個事業(yè)單位工作人員，特別是擁有大量重要資料的檔案管理員，要清楚自己肩負的職責，要恪盡職守，嚴格自律，維護檔案工作的正規(guī)性，要明確自己工作的服務性質，盡量在相關規(guī)定范圍內滿足檔案使用者的合理要求，要注意自身服務態(tài)度，應該理性而認真，為檔案使用者提供最為滿意的服務。

2.2 完善檔案管理規(guī)章制度

在提高檔案管理質量的同時，也要通過健全檔案管理制度，強化對行政事業(yè)單位的各項行為的制約，從而達到更好的管理效果。只有建立健全的檔案管理制度，才能使檔案工作人員在實際工作中遵從制度，遵守法律法規(guī)。對檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤、違規(guī)行為，可以依法予以懲處，確保檔案工作的質量。

2.3 加強自身專業(yè)知識學習，強化自身專業(yè)素質

事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)是漸進性、長期性、疊加性的，要靠知識的積累是很困難的，所以要堅持專業(yè)化、科學化、信息化的培訓。例如，在建立信息化管理平臺的過程中，各事業(yè)單位要組織包括計算機操作、網(wǎng)絡信息理論等系列的專題講座和專題討論會;經(jīng)過一段時期以后，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理人員工作能力的變化，應當鼓勵他們主動參加計算機等級考試，同時還必須嚴格遵守持證上崗等硬性規(guī)定，使其保持充分的學習積極性。再比如，為了客觀地反映出檔案管理人才的質量提升，可以在崗位晉升、業(yè)績考核等方面和教育培訓之間建立相應的聯(lián)系。一旦管理者獲得了學歷證書和職業(yè)資格證書，那么他們的福利和福利就會被證明是一種資產。

2.4 利用現(xiàn)代化技術規(guī)范檔案管理

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案管理已由過去的手工整理和儲存轉變?yōu)殡娔X信息化，在信息時代，科技的發(fā)展日新月異，企業(yè)管理者要想在工作中取得更好的業(yè)績，就需要運用現(xiàn)代技術，運用現(xiàn)代科技手段對檔案進行管理。

2.5健全準入退出機制與定期考核機制

由于機構編制管理模式的高穩(wěn)定性和低可變性，雖然有利于工作的順利進行，但是由于“旱澇保收”的原因，造成了工作人員的松懈，從而對檔案工作人員的質量產生了不利的影響。要改變這一不利的狀況，可以在企業(yè)內部建立一個完善的準入和退出機制和定期的評估制度。根據(jù)檔案管理的目的和要求，采用理論知識和實際操作兩種方式進行評價，每隔半年或一年進行一次評價。根據(jù)成績進行排名，排名靠后的人會被安排一段觀察期，如果他們的表現(xiàn)符合規(guī)定，他們就會重新回到原來的崗位上。反之，他們的檔案主管職務將被取消。因此，必須從制度設計上強調檔案管理人才的質量。這不僅僅是要改變長久以來對于檔案管理員的陳規(guī)定型觀念，同時也要鼓勵現(xiàn)今的管理者，將壓力轉化為動力，更珍惜工作機會，不斷強化自身的學習。

2.6 增強檔案安全保密意識

檔案的安全問題是檔案管理工作的重中之重，檔案管理員要在檔案的管理中，對自身的行為進行嚴格的規(guī)范，并根據(jù)有關文件的有關規(guī)定，認真履行自己的職責，落實檔案安全責任制，增強檔案的安全和保密意識。在保存檔案的過程中，要保證檔案的完整性，不損壞，不遺漏，不丟失，對于檔案中的機密文件和資料，要嚴格保密，不隨意要求檔案內容，做到檔案信息保密，使檔案信息傳遞更加規(guī)范、安全。

結束語

總之，在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的需求日益提高，對事業(yè)單位檔案管理工作起到了一定的推動作用。要為事業(yè)單位提供穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展環(huán)境，必須不斷提高檔案工作的質量，但在新的社會環(huán)境下，檔案工作的方式和方法也不能一成不變，要適應新時期的特點，適應新的發(fā)展趨勢。在當今世界，國家之間的經(jīng)濟發(fā)展既有競爭，又有互助，作為一個地球村，我們可以從其他國家吸取教訓，并從國外的檔案管理中吸取教訓，把所學的知識與我國的國情相結合，不斷改進現(xiàn)有的檔案管理方式，為社會做出更大的貢獻。

參考文獻

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