關于如何做好會務工作的思考

文/江蘇興化市人大辦公室 夏琳

會議服務是機關形象的一個窗口，是機關事務工作的重要組成部分。開好一次成功的會議，良好的會議服務工作不可或缺。如何做好會務工作，提高服務質量？本文以人大辦公室辦會操作過程作為調研的材料，以行政事務人員實際工作經驗為基礎，對已有的會務工作流程、工作規則等進行總結、完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。

一、基本情況

興化市人大常委會辦公室共有四個會議室，1號大會議室能容納200人開會，2號會議室能容納100人開會，3號會議室能容納50-60人開會，4號會議室能容納20-40人開會，接待室一個，能容納10人左右，也可開會用。興化市人大常委會各項會議比較多，按照憲法、法律、法規以及全年工作要點，定期和不定期地召開各種規模的會議。主要是：每年召開一次“全市人大代表大會”，每二個月召開一次“常委會”（逢雙月召開），每二個月召開一次“主任會議”（逢單月召開），每個月有常委會主任接待代表日，機關全體專題學習會，每周有圍繞全年工作議題召開的各種調研座談會，針對政府部門某項工作的評議會，專題詢問會，代表議案辦理督查會，代表普法學習培訓會等等。人大辦公室行政科的行政事務人員，每天的主要工作就是圍繞會議方案、會議通知等做好會前準備工作、會中服務工作、會后清理工作，循環往復看似重復簡單的工作，稍不用心就可能隨時有差錯發生。

二、會前籌備

任何一次成功的會議都是建立在充分準備的基礎上的。會前準備工作是關鍵，尤其在大型會議或重要的會議中顯得格外重要。在接到會議方案或通知時，要認真閱讀會議方案與通知、會議主持詞，向領導問清楚會議服務要求和意圖，先做什么后做什么，有哪些用具、設備要準備，要列出清單必須及時到位。

（一）布置會場。1.會場的大小。要根據會議的內容和參加會議的人數多少而定。會場的布置應與會議的性質及內容相稱，要有不同的布置形式，要能充分體現會議氣氛。如日常工作會議、座談及協商性會議，其布置要求簡單實用，應體現出和諧、融洽、平等的氛圍；人民代表大會、常委會、主任會議會場要求莊嚴隆重；慶祝性會議應布置得喜氣洋洋。在一些大型會議的會場門口或門前應掛有歡迎之類的橫幅。重要性會議有時還應在門前或廣場懸掛帶有祝賀性、鼓勵性和號召性的條幅氣球。會場內主席臺前上方一般應掛有紅底白字的會標橫幅。會場的兩側或四周或與主席臺相對的墻面上可布置一些號召性或鼓動性的標語。布置時還應注意顏色的心理效果和花卉、盆景的安排。2.會議室衛生。桌面、桌洞、椅子、地面、杯具、水壸等一定要確保整潔及其會議用品的清潔；確保桌椅、杯具、會議材料整齊擺放。3.座位席卡擺放。根據會議方案、會議日程、會議主持詞，確保席卡的擺放順序，發言人、領導人的講話順序，按要求擺放。這項工作非常重要和嚴肅，行政事務人員必須認真細心。應該做到：（1）嚴格按照組織部門確定的名單次序安排座次，（2）按照就座者的職務、身份、地位、資格排列。當主席臺上就座的人數為單數時，最高領導坐中央，其他人按先左后右（以主席臺的朝下為準），一左一右的順序依次排列，如圖1所示。當主席臺上就座的人數為偶數時，前兩位領導人共同居中就座，第一位領導坐在第二位領導人的左側，如圖2所示。4.按會議要求所用的設備準備。根據發言人位置擺放話筒，并調試（話筒位置的高低、效果、接口等），確保話筒及音量正常，并準備好備用話筒，以備會議過程中話筒突然發生情況及時更換。電子表決器與顯示屏幕，會前要系統檢查和調試，以保證會議期間正常使用，要確保萬無一失，必要時還要做備用方案。5.會議開始前準備充足茶水，保證茶水衛生，面對不同年齡、不同層次、不同需求的與會者，要注意觀察、總結。要突出“以人為本”的服務理念，努力提供方便于人、安心于人和為人解憂的各項服務措施。

圖2 主席臺領導人為雙數的座次排列（序號表示領導人的身份高低）

（二）服務禮儀。會議服務禮儀是會務工作的重要組成部分。會務人員必須掌握現代禮儀，統一著裝，做到面容整潔、衣著得體、和藹可親；舉止要穩重端莊，風度自然，從容大方；語言上要聲音適度，語調溫和、溫文爾雅。服務禮儀是個人修養的自然流露和體現，同虛情假意、矯揉造作是截然不同的。在工作來往中都要平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。

三、會中服務

（一）會議開始后服務員迅速斟倒茶水。首次倒茶后應在15分鐘左右再次續水，以后每隔15分鐘或20分鐘續一次水，可根據實際情況（領導杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在領導的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。

（二）工作人員在音控室時隨時注意音響監聽。發現問題及時查找問題所在，并迅速解決。及時檢查話筒、調音臺、功放機、協調器、音響等設備的連接情況。根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。

（三）會議中要注意觀察主席臺。察覺領導如需要幫助時，及時上前詢問。

（四）會議過程中使用國歌、國際歌。要注意播放過程中所有工作人員要站立行注目禮，不準隨意走動。

四、會后清理

一是會后檢查會場內有無與會人員遺留的物品、做好記錄并及時歸還。

二是與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈、分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議之需，地面清理干凈。如會議室超過兩天沒有使用，需要及時檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。

三是關閉所有電器設備、話筒、空調等，帶好會議室鑰匙，安全檢查后離開會場。會議室注意隨手鎖門，確保會議室安全。

五、厲行節約

會議服務要堅持厲行節約，反對鋪張浪費。要按照建設節約型機關的要求，節約是美德。

按需開啟會議室照明燈具。嚴格設定會議室空調溫度，夏季空調溫度設定不低于26度，冬季空調溫度設立不高于20度，有效節約能源。

要盡量重復使用會議用材。如注意整理會議席卡，會議結束后及時分類保管，以利多次使用。懸掛的橫幅、會標底布等可以重復使用。

要減少一次性會議消耗品的投放數量。如減少一次性紙杯的擺放，改用有蓋瓷茶杯或全部統一整齊擺放有蓋瓷茶杯。

六、總結提高

重大會議，會議管理者應進行必要的工作動員，在心理上做好充分的準備。全體會務人員思想上同心、目標上同向、行動上同步、事業上同干，擰成一條繩發揮整體優勢。強調想與會者所想，幫與會者所需，解與會者所難。要在日常會務服務工作中不斷吸取和推廣好的服務經驗和做法，不斷總結和發展服務技能技藝，探索和研究人性化服務、細微服務、悟性服務、延伸服務的辦法，不斷提高工作水平，確保各項工作任務圓滿完成。對每個細節、每個程序都要認真對待，問題盡量想得多一點，準備盡量充分一點，以防止漏洞和差錯。做好計劃，即策劃擬定會議方案是關鍵。尤其是大型會議，不僅應有總體計劃，會議的各個組織部門也應制定相應的落實計劃。如秘書組、組織組、信訪組、行政組、會務組、新聞組、議案組、安保組等都應有嚴密的計劃。特別是會議服務細節、會中跟蹤服務，要力求無縫對接，必要時還要多做幾套方案。會務工作是一項系統工程，會務工作者都應知道各個環節、細節，要清楚會議流程。總之，內部的溝通要絕對準確，不能出現一絲瑕疵。需要有明確的分工和相互之間的配合和協調。各方面人員應按照會議計劃或方案落實責任人，做到任務到人、責任明確。需要全體會務人員在思想意識、主觀能動性、服從命令、處理突發情況、創造性解決問題等方面均衡發展。對會務工作要及時進行總結評價，肯定成績和找出差距。特別對辦會中有改進或創新性做法的要認真總結，對經驗和教訓都應實事求是地分析，得出客觀的結論，使今后的工作更加規范化、科學化。