淺談如何有效提高企業公文印制水平

文/中國航天科工飛航技術研究院 吉霞 王莉莉

黨政機關公文是黨政機關在實施領導、履行職能、處理公務過程中形成的具有特定效力和規范體式的文書。一般包括決議、決定、命令（令）、意見、通知、通報、報告、請示、批復等內容；一般企業的公文主要包括通知、請示、報告、批復、紀要以及信息、簡報等體現企業特色的內容。本文中所涉及的企業公文主要包括通知、通報、決定、意見、報告、請示、批復、紀要、函、簡報、信息等文種。所涉及公文種類較多，公文印制時需要核查核對的地方也相應增多。為此，為了有效提高公文印制水平，作者制定了“記、審、制、發”的公文印制關鍵點及印制要求，較好地提升了公文印制效果，減少公文印制差錯率，得以在企業內部廣泛運用。

一、公文擬制流程

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。具體見“圖1”。

圖1 公文擬制流程

公文的“擬稿”，就是起草公文，也稱“撰稿”。是公文中最重要、最細致、最復雜的部分，是一項政策性、思想性、業務性很強的工作，在一定程度上反映一個企業的精神面貌、政策水平以及執行能力。因此，擬稿人要有高站位、寬視野，充分貫徹上級文件精神，領會領導意圖；要立足崗位，彰顯才能，具備一定水平的業務能力、寫作能力、分析能力。

公文的“審核”，也稱“核稿”。即公文起草成形送交領導人審批簽發前，由業務部門負責人對公文的文字、內容等做的全面審核工作。審核人要履職盡責，既要把好公文質量關，也要審核公文印發的必要性，嚴格精簡公文。

公文的“復核”，指由辦公室主任（或秘書）對公文文稿進行把關，從政策、措施、審批流程以及體式、文字等方面進行審核。對于不成熟或質量有問題的文稿，協商擬稿部門或者請示領導后可以根據情況采取退、改等辦法加以處理。

公文的“簽發”是文件定稿的最后一個關鍵環節。文件一經領導人簽發即成定稿，產生效力。企業根據領導的分工、部門的職責等確定公文的簽發人。簽發人簽發公文，應當明確簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。在辦公系統中使用電子簽名的視為本人簽署意見。聯合發文由所有聯合單位的負責人簽發。

公文的“印制”是由公文制發部門通過套紅、用印、繕印等才能成為正式文件。公文印制前要設定發文字號、注明緩急程度、標明文件密級、確定文件印制份數等。制發是公文處理工作的重要組成部分，也是本文主要討論的內容。這些工作做得好壞，直接影響到公文的處理速度和準確性。

公文的“分發”主要是向外發出，包括聯網發送和紙質文件發送。公文分發前要做好發文登記。發文登記可根據企業信息化建設程度選擇辦公系統登記或簿冊式登記。登記的項目主要有：文件標題、密級、緩急程度、份數、發文單位、發文日期、文件頁數等。

公文的“歸檔”指公文加蓋公章后的正本需要留出相應份數（根據公文聯合發文單位數量確定），連同原稿一起立卷歸檔。

二、公文印制關鍵點及注意事項

作者在長期從事公文印制工作中發現，影響公文印制質量的主要環節在發文代字號設定、版頭設計、落款名稱、版記等方面。為提升公文印制水平，作者將公文印制過程進行了步驟劃分，并列出每一步驟的關鍵點和易錯點。詳見“圖2”。

圖2 公文印制步驟圖解

發文登記工作是公文印制的第一步，主要記錄文件標題、簽發日期、簽發意見、承辦人及承辦單位、發送范圍。按照當前信息化發展應用程度，企事業單位一般通過內部信息系統進行公文流轉。為避免系統的不可靠性造成的數據丟失，公文印制人員要認真仔細記錄以上信息，便于后期查詢。公文印制人員可在記錄時添加文件是否發送以及發送途徑等備注作為日常工作記錄，可較大程度上避免差錯。

發文登記后進入審核發文審批流程階段。該階段主要由各級領導層層審批，把好公文質量關。以本企業為例，以企業名稱印發的公文審核需要經過擬稿部門處（室）領導審核、擬稿部門領導審核、辦公室復核，最終由企業領導簽發。處（室）領導主要審核行文方式是否得體；情況是否屬實，數據和文字是否準確；觀點是否明確，條理和內容表達是否清楚；提出的要求和措施是否明確、具體、可行；標定的密級和保密期限是否準確；發文范圍是否合適；與黨和國家、上級部門以及本企業的其他文件是否抵觸。部門領導審核的重點是行文目的是否明確；是否符合國家的法律、法規及其他有關規定；是否需要與相關部門協商、會簽；審核需呈報的領導是否準確。辦公室復核的重點是否確需行文，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，行文方式是否妥當，公文格式是否符合相關規定等。公文印制人員的職責則為審核發文流程簽署的完整性，標題、公文格式的正確性以及主、抄送單位的正確性、規范性。

制發公文環節是公文印制的核心部分，主要由公文印制人員完成，其主要任務是編輯公文格式，開展文字核查類工作。首先根據公文的類型確定發文字號，并選擇對應的公文版頭，然后進入公文格式編輯。在進行公文格式編輯時，首先根據文件內容確定標題的命名是否準確、規范，尤其注意標題斷行時切忌詞組分家。標題確定后對標公文格式確認各層級序號、字體是否使用正確。正文格式編輯完成后，需確認版頭、制文單位與落款單位、印章的一致性，版記中的印發時間是否正確，頁碼標注是否規范、正確，尤其關注在頁面版式發生變化的相鄰頁面。

公文印制完畢，公文印制人員應當對公文的文字、格式和印制質量進行再次檢查后嚴格按照文件確定的分發范圍進行分發。尤其是紙質文件分發做好記錄，辦好交接手續，確保文件的全生命周期管理符合國家及企業的相關規定。

三、結語

公文印制是公文的最終收官環節。公文印制人員必須時刻保持高度的責任心、事業心，加強業務學習，提升業務能力。企業應與時俱進，強化信息化手段及能力，建立不同公文的寫作模板、AI檢錯功能。通過軟硬件能力的保障，與業務人員的專業素質相結合，整體提升企業的公文印制水平。