基于內部控制角度下的高校財務信息化建設探究

藍晴

摘 要：加強高校財務信息化建設，有利于提高財務管理的效率和質量，有利于增強高校內部控制風險的防范，有利于推進高校整體信息化建設。目前，高校財務管理系統大多孤立于高校其他業務系統或平臺，缺乏統籌部署和整體籌劃。文章以內部控制為視角，從思想認知、制度建設和技術保障層面，對高校財務信息化建設提出相應的改進措施。

關鍵詞：高校 內部控制 財務信息化

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）01-082-03

一、背景綜述

為進一步提高行政事業單位內部管理水平，增強內部控制，加大廉政風險防控機制建設力度，財政部于2012年制定了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），規范中定義“內部控制是指單位為實現控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。”應重點關注單位內部的預算管理、收支管理、政府采購情況管理、資產管理、建設項目管理、合同管理等方面情況。為進一步加強行政事業單位內部控制建設，規范單位內部控制報告的編制、報送、使用及報告信息質量的監督檢查等工作，提高單位內部控制報告質量，財政部又先后出臺了《全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）和《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號）。

（一）必要性分析

《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號）第十八條提出：單位應當充分運用現代科學技術手段加強內部控制，將經濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統中，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全。

（二）重要性分析

高校財務管理引入內部控制制度，將經濟業務流程進行梳理，明確重點業務的風險點，堵住風險防控漏洞，將內部控制要求充分融入到業務的各個環節，實現業務的全過程管理，有效提高財務管理工作的效率和質量。

二、現狀分析

2008年財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制定了《企業內部控制基本規范》（財會〔2008〕7號），提出了內部控制五要素：內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督，以此分析G大學的財務信息化建設現狀。

內部環境是單位的紀律與架構，影響管理目標的制定，是建立與實施內部控制的基礎，包括機構設置、權責分配、內部資源等。從近兩年G大學財務信息化建設的情況來看，每年在信息化建設的投入約為1500萬元，但各業務部門的系統平臺整合度較差，彼此自成一體，就財務系統為例，雖然自1999年便已使用了天大天財的財務管理系統，但使用模塊仍較少，信息化手段也較為落后，僅是實現了財務的電子化，并未真正實現信息化，對于這方面，學校的重視程度還有待提高，財務信息化建設任務較為艱巨。

風險評估是及時識別、科學分析業務活動中與實現內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略，實施內部控制的重要環節。G大學利用財務信息化平臺，對業務活動進行數據分析，并制定相應的應對策略，如定期進行賬齡分析，催收暫付款項，降低壞賬風險。

控制活動是根據風險應對策略，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內，是實施內部控制的具體方式。G大學的財務風險控制措施，主要表現為不相容職責崗位相互分離、審批權責控制、審批回避控制、預算執行控制等，通過明確各崗職責，相互監督、相互牽制，達到有效制衡。

信息與溝通是及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在高校內部、高校與外部之間進行有效溝通，是實施內部控制的重要條件。G大學財務信息的內部溝通有工資查詢、學生繳費查詢、來款信息查詢、網上報銷等，外部溝通方面，已與省財政的政府監管系統實現數據傳輸，下一步仍需加強內部與外部的信息溝通。

內部監督是對內部控制建立與實施情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，發現內部控制缺陷，應當及時加以改進，是實施內部控制的重要保證。日常監督方面，G大學財務人員通過分析會計核算系統、預算管理系統等數據，查找并監控不合理現象，學校審計部門更是每年都會對上一年度財務預決算情況進行內部審計，查錯糾弊并監督整改，以此來不斷完善內部控制流程。專項監督方面，G大學在中層干部及校領導換屆時都會進行經濟責任審計或是離任審計，對重點項目及敏感支出進行針對性地監督檢查。

三、存在的問題

通讀全文，筆者提取“全過程”作為關鍵字，即內部控制要求對高校發生的任何一筆經濟和業務活動都必須做到全過程的管理與跟蹤，貫穿了內部權力運行的決算、執行和監督全過程，涵蓋了高校內部的全體人員。然而目前由于系統的局限性，造成財務信息的孤島，許多業務流程還存在內部控制漏洞，對業務的全過程管理暫時無法全面覆蓋。

（一）認知缺失

內部控制是保障組織權力規范有序、科學高效運行的有效手段，也是目標實現的長效保障機制。從2014年執行至今，仍存在認知偏差的現象，講一套做一套的做法屢見不鮮。

（二）制度缺失

在內部控制視角下，高校財務管理制度仍不完善。以G大學為例，在2019年度內部控制報告編制工作中發現，高校缺乏年度決算與績效評價的工作流程，缺乏明確的崗位職責，缺乏對預算與計劃、支出范圍和標準確定的管理制度等。

（三）數據平臺無法統一標準、共享數據

目前，絕大多數高校都有一套較為完備的財務信息化管理平臺，基本能實現內部控制度對財務單一業務管理的需求，如預算管理、收費管理、工資薪酬管理、網上報銷和審批、會計核算、財務查詢、票據管理等。但從高校整體內部控制層面來考慮，仍存在很大的漏洞，例如：學生收費系統的學生信息，與教務系統的學生信息不共享，更新不同步，造成學生個人信息及人數的不一致;工資管理系統的人員信息未能與人事部門的教職工信息實現共享，導致教職工信息變更的滯后;科研業務管理系統中與財務管理系統對同一科研項目代碼按各自業務需要制定，導致項目信息無法共享;還有許多諸如此類的情況，造成許多信息匯總后無法直接使用，既然增加了人為操作失誤的風險，又浪費了人力物力和財力。

四、解決措施

（一）思想認知保障

1.領導層面。高校的財務內部控制信息化還處于發展階段，部分管理者存在對內部控制不夠重視的現象，需加強對內部控制的認知，提高財務內部控制信息化的經費投入，并將財務信息化建設納入高校整體信息化建設的設計中。

2.財務人員層面。2019年1月1日，新政府會計制度的實施，對高校財務管理的精細化和業務融通性提出了更高標準，更對財務人員的業務水平提出了更為嚴苛的要求，財務人員應在不斷提高自身業務能力的同時，建立內部控制思想，思考如何利用財務信息化手段，提高財務數據的準確性和及時性。

3.各業務部門層面。為完善學校內部控制流程，需要各業務部門團結協作，認真梳理業務流程，查找防控風險點，加強必要的數據共享和對接，促進各部門之間的信息溝通。

（二）制度建設保障

嚴格執行經費審批制度和各專項經費經費管理辦法，推行“一支筆”工作機制和審批回避制度，按額度劃分審批程序，明確各審批角色權限，強化流程設計，不允許項目負責人自簽自支，降低財務風險。

完善財務內部控制制度，包括銀行賬戶管理、支出報銷管理、學生繳費管理、項目資金管理、出差審批管理、專家酬金管理等方面的制度修訂，明確業務的流程管理，對資金流入和流出進行嚴格把關。

建立全面預算管理制度，明確編制依據、程序和方法，編制科學、合理的全口徑預算，嚴格控制預算執行和調整，并做好預算執行分析工作。

（三）技術保障

1.構建財務業務一體化管理平臺。財務業務一體化管理平臺，集成了預算管理、收費管理、工資薪酬管理、網上報銷和審批、會計核算、財務查詢、票據管理等業務，建立起由全面預算管理為起點的財務管理平臺。

一是預算管理系統，使預算從申報、編制、下撥、執行、調整與預算結果分析得到高度的協調統一，與會計核算系統和網上查詢系統相互配合，提高了預算管理的可控性和透明度，方便使用者及時了解與監控預算執行情況。

二是收費管理系統，與迎新系統、教務管理系統、后勤管理系統融通，共享學生數據，統一收費標準，實現學生從入學到畢業的全過程跟蹤管理。

三是網上報銷和審批系統，完善各級審批流程，實現電子發票查驗，規避虛假發票報銷和電子發票重復報銷的管理風險。

四是合同管理系統，與校內相關合同管理系統對接，對每一筆合同支付數據進行全過程監管，對不符合支付條件的合同提出預警。

五是科研管理系統，與科研管理部門的業務系統交互，實現項目經費的全過程管理。

六是會計核算系統，根據項目屬性設置好的業務類型和項目類型，自動生成財務分錄和預算分錄，改變了現有財務人員手工錄入憑證的方式，大大提升財務工作人員的工作效率，使之精力主要集中于業務的審核與監控，不再局限于繁重的單據錄入工作，可大大減少財務人員會計科目出錯、經費項目選錯的人為失誤。同時，標準化的設置，如將差旅住宿標準設置入報銷系統，自動判斷是否超標，超標部分不予報銷，減少了財務人員的人為判斷，也大大減少了財務人員與教職工之間的矛盾。

七是財務查詢系統，包含來款查詢及認領、學費查詢、工資薪酬查詢、項目經費查詢、借款和報銷查詢等功能，實現學費催繳、借款催還、報銷到賬通知。

八是銀校互聯系統，能真正做到無現金報賬，實現銀行資金的自動劃轉，自動化對賬，促進資金結算業務的高效率發展。

2.構建數據共享平臺，加強信息整合。立足于整個高校的信息化建設，財務業務一體化管理平臺需與其他業務管理平臺對接，通過進行二次開發實現數據實時共享，統一數據編碼規則，做到單一來源輸入，多渠道輸入，確保數據出處統一，各業務環節直接取數，業務處理高效便捷。以G大學為例，財務業務一體化管理平臺需與教務管理平臺、人事管理平臺、科研管理平臺、資產管理平臺、采購管理平臺、合同管理平臺、后勤管理平臺等相關業務平臺對接，打通信息孤島，實現財務、教務、人事、科研、資產、后勤的業務交互與信息共享。

3.專業人員管理。財務信息化建設過程中，存在著設計規劃、開發建設、運行維護、病毒防護、信息保密、數據安全、網絡安全等方面的風險，高校應高度重視，配備有專業技術背景的系統管理人員，在做好數據維護的基礎上，確保系統的正常運行和數據安全工作。

五、結語

通過上述措施，可達到從各業務層級規避已知的內部控制風險，實現財務相關業務環節的全過程管理：

教職工全過程管理。從教職工入職到離職，能清晰查看到是否有未移交的資產，是否有未歸還的借款或欠款等情況，防止債務未清人已離職的情況，保障了學校的基本利益。

學生全過程管理。從招生環節到學生畢業離校，學生基本信息錄入與修改數據來源唯一，其他各平臺實時共享學生學籍異動情況，防止因專業調整、復學等情況，卻因財務信息未更新導致少收學費的情況，對學校收入造成損失。

采購全過程管理。嚴格按照國有資產管理相關規定，對集中采購品目商品采取政府采購及定點采購。若是在單據填報中出現需要集中采購而又無政府采購合同的商品，則彈出相關提示且流程無法繼續。相關采購環節結束自動推送入庫信息，防止國有資產不及時入庫。

合同全過程管理。將付款與合同管理相結合，按合同簽訂條款，按實際進度審核并支付款項，可有效避免重復支付等失誤，實現合同的全過程封閉管理。

資產全過程管理。對每筆資產的增加、折舊、處置進行全過程跟蹤，有效防止國有資產流失。

暫付款全過程管理。強化學校預付款管理，定期清理，要求借款人及時追加發票，或對達到入庫條件的預付款進行相關入庫工作。

票據全過程管理。加強票據管理，對于報銷填制的相關發票，需要同時查驗真偽和查重，有效防止虛假發票和發票重復報銷;加強預借票據管理，對預借增值稅發票的經辦人，要求盡快追回相關款項并及時認領來款，做到開具的每一筆增值稅發票可關聯到具體來款。

原始憑證流轉全過程管理。充分利用信息化手段，完善憑證傳遞程序，將會計原始憑證影像化，減少翻查紙質憑證，能有效提高工作效率，并防止原作憑證未及時歸還造成缺頁、遺失等情況。

今后，學校仍需適時評估，發現可能存在的問題，及時采取措施，不斷構建并完善高校財務信息化建設，修補發現的內部控制風險防控漏洞，對高校整體內部控制制度建設及智慧化校園建設，都有著重要的實踐意義。

參考文獻：

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[2] 《全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）

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[8] 馬連鋒.內部控制視角下高校財務管理信息化建設研究[J].財會學習，2020（18）

（作者單位：廣東開放大學 廣東廣州 510000）

（責編：賈偉）