信息化技術在檔案管理中的應用與創新

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，大數據時代已然到來，對于檔案的信息化管理也逐漸滲透到了所有行業。為了讓檔案信息的獲取可以不再受到時間、空間的約束，在檔案管理領域，通常會把計算機應用進來，以期能夠進一步提高檔案管理的效率，也即實現檔案管理的信息化。說起來，檔案管理信息化就是借助計算機程序識別和讀取把實體的信息資源轉變為數字化數據的電子信息資源，且確保此類數字化資源在任何一臺擁有權限的智能設備上均能夠被讀取，也即通過整合和處理加工數據資料，并在后臺構建專門的信息資料數據庫，且在這一基礎上建立相關的信息管理系統，統一將信息資料數據進行搜集、分類、整合、存儲，其目的在于便于后期的及時查找與利用。由此，文章就信息化技術在檔案管理中的應用以及創新進行了分析。

關鍵詞：檔案管理 信息化 計算機技術

中圖分類號：F062.5;G27

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）05-220-02

如何借助計算機網絡實現檔案數據的傳遞和交流，是實現檔案管理信息化的重點所在。說起來，其主要是依托互聯網平臺，借助無線網絡傳送，使檔案信息無阻礙地輸送和接收，不論身處何處、何地，只要擁有權限，都可以及時查找所需的信息與數據。對此，要在單位相關管理部門以及資料需求人員之間構建起溝通的橋梁和平臺，全面發揮檔案在企事業單位發展中的作用和價值。就目前而言，檔案管理信息化所具有的含義與特點，已經對傳統的檔案管理工作提出了新的相關要求，檔案管理工作要緊隨時代發展，深入剖析發展過程中遇到的問題，并結合單位實際，實現檔案管理工作的創新發展。

一、信息化技術在檔案管理中的應用價值

（一）提高檔案管理層次

在單位檔案管理當中應用信息化技術，能夠切實提高檔案管理層次。就目前而言，檔案資料的信息化管理模式已經初步看到成效，也即可以高效推動單位的信息化管理能力和水平，而在全行業的信息化建設的大潮之下，我國整體上的檔案管理水平也會相應得到提升。

（二）提高檔案管理質量和效率

應用信息化技術能夠切實提高單位的檔案管理質量和效率，傳統的檔案管理都是借助手工形式推進，面對的均是紙質檔案材料，此類材料要人工注冊與分類上架，這一工作不但消耗時間也特別浪費人力，且與信息化模式相比，十分繁瑣和低效，所以，信息化技術可以應用數字化形式調整對文本檔案的管理，進而能夠從本質上優化管理質量和效率。

（三）提高單位信息化建設水平

檔案管理信息化可以提升單位整體上的信息化進程。檔案管理作為單位日常管理工作的一個重要組成部分，其信息化程度的高低直接影響著單位整體上的信息化建設工作，其信息化程度高，就能輔助其他管理部門工作的信息化、網絡化，單位整體上的管理效率會得到明顯的改善。而且，檔案管理信息化作為一種數字化應用，可以更好地幫助測試計算機管理工具的穩定性，因此對于其的使用實質上也是一個不斷發現問題和解決問題，進一步優化單位管理工作的過程，這對于單位整體信息化管理水平的提升是十分有利的。

二、檔案管理信息化現狀及問題分析

（一）檔案管理信息化現狀

目前，檔案查詢形式有兩大類，其一是手工查找，其二是計算機查找。就目前而言，手工查找這一傳統的檔案查詢形式仍在大規模沿用，盡管各單位的檔案部門都在不斷采用各種手段升級手工查找方式，設計新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的誤區，以檔案搜索工具的數量去提升檔案搜索的質量，顯然，這是一個源于認知層面的錯誤。當下，很多單位檔案管理部門的工作流程可以總結為編制目錄、入庫出庫、卷宗瀏覽等方面，對于計算機辦公，主要應用在文字類工作方面，財務計算管理等方面的工作依然以紙為載體，雖然說智能形式也有所應用，如光盤、U盤、3D識別技術等，但其使用頻率并不高，且其構建的后臺數據庫容量和檔案管理信息化所需的數據庫容量難以相提并論。

（二）檔案管理信息化過程中存在的問題

1.使用方法落后，管理水平不高。在檔案管理信息化的過程中，很多單位都暴露出存在形式主義、管理人員安于現狀，不接受新事物、上級領導對檔案的信息化管理工作沒有足夠的關注等問題，這就造成了就算是單位在日常管理中引入了信息化系統，也難以等同于高效、迅速和便捷。此外，一些檔案管理人員思想觀念比較保守，對計算機信息化的學習存在嚴重不足，很難適應高新科技發展所帶來了便利，而計算機更新的速度是快到沒有辦法想象的，因此管理人員信息化水平不足這一現象必然會造成檔案管理工作中對于計算機應用的落后，且設備升級也嚴重滯后，阻礙了檔案管理信息化工作的進一步發展。

2.存在形式主義現象。部分觀念相對落后的工作人員對計算機產生的便利性沒有形成足夠的意識，在進行信息化檔案整合的過程中缺乏嚴謹性，進而導致檔案管理信息化工作存在形式主義問題，難以形成大規模的應用。對此，相關部門一定要認真對待檔案資料的信息化存儲工作，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已經較難吻合市場經濟發展的相關要求，所以，檔案管理的信息化發展已經成為一種必然趨勢。而隨著工作人員的逐步更替，檔案管理信息化過程中存在的形式主義現象也必然難以長期存續。此外，要注意在檔案管理人員更新換代過程中有可能出現的互相推諉的現象，切實消除形式主義現象，推進檔案管理信息化工作的有力開展。

3.重視程度不足。檔案管理信息化工作主要依靠相關工作人員進行，就目前而言，一些檔案管理從業人員對于檔案管理信息化工作明顯缺乏足夠的重視，這一現象在很大程度上約束了檔案管理信息化工作的推進，畢竟，不能正視檔案管理信息化所提供的優勢，就無法進一步推動檔案管理信息化相關工作的開展。這主要有兩方面原因構成：一方面，檔案資料數據很多，當下大都只能通過人工來輸入，消耗時間和精力，時常會出現沒有辦法及時存檔的現象;另一方面，對于計算機的熟練使用是管理人員的一大缺陷，也是制約檔案管理信息化的一大阻礙。許多檔案管理人員的年紀都較大，且接觸計算機的時間也偏晚，對于網絡辦公技術相對不是特別的熟悉，甚至管理層中的少數領導也存在不知如何運用計算機智能系統的現象。

三、檔案管理信息化工作的開展重點

（一）強化實際應用，消除形式主義

要加強老員工對于計算機辦公系統的學習與實踐，讓管理檔案的工作人員與部門管理層切實體驗到計算機信息化的便捷，要以其高效性、便利性打動安于現狀的檔案管理人員，讓他們從心底打消對于檔案管理信息化工作的抵觸情緒。我們知道，傳統檔案管理工作最大的不足就是人工操作、管理效率不高、檢索速度較慢、資料存儲占有空間太大等，鑒于此，檔案管理信息化工作的開展就要圍繞這些不足切入，要鼓勵掌握了信息技術的信息化人才幫助檔案管理工作人員學習計算機辦公相關知識和技巧，使他們能夠更好地進行檔案的搜集與編輯工作，切實提升工作效率。在此基礎上，要設置學習培訓講座，宣傳檔案工作的信息化管理的優勢，要讓安于現狀的個別工作人員清楚地意識到，信息化管理工作已是眾望所盼，必須與時俱進，不加強學習就有可能面臨淘汰。

（二）提升工作人員認識，轉變思想觀念

要進一步提升檔案管理人員的思想意識，管理層要提高對于檔案管理信息化工作的關注度，單位上下都要進一步轉變思想觀念，從上而下對于檔案管理信息化工作的開展要予以重視，可以聘用專業對口的培訓老師，切實開展好崗前培訓工作，工作人員在崗期間要持續強化學習檔案管理信息化的有關知識，進一步消除“等、靠、挨”等消極怠工思想。

四、檔案管理信息化工作的創新發展

（一）職務信息化

在傳統意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實現的，檔案管理人員在具體操作過程的不細致很可能直接造成數據錯誤，造成查詢人員在檢索和利用相關信息時受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補這一問題，其對于單位的信息能夠進行集中的細分、檢索、開發或者是集成，這樣就可以根據信息化的數據系統，從而替代傳統的檔案管理人員的目錄編制、信息儲存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進一步杜絕信息錯誤的現象的發生。

（二）數據信息化

檔案數據是單位進行檔案管理信息化改革的重要前提，從一定程度上講，檔案管理信息化就是把傳統的紙質檔案資料借助現代化的科技手段調整為數字化的信息資料的過程，其事實上就是把有形的介質轉變為無形的數據信息，這一過程不但可以為檔案信息的存儲提供一定的便捷，使其能夠隨著時間的推移永久保存，而且也能為檔案查詢人員的使用提供極大便利。

（三）人才信息化

單位要想實現高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在工作中保質保量地完成檔案的統計、整合、檢驗以及搜集等工作，在推進檔案管理信息化建設的同時，工作人員也要積極提升自身的信息化操作能力，要具備合格的計算機操作及網絡應用能力，如此才能將人才管理與檔案管理信息化工作相融合，進一步提升單位的檔案管理信息化層次。

（四）安全信息化

單位的信息化檔案資料的保存具有原始化的特征，也即在存續期間，不能有任何后續的修改，也不會產生無權限工作者的不當操作現象，這就凸顯了檔案管理信息化的可靠性，信息化的檔案管理工作的開展大大提高了單位檔案管理的安全性和保密性，其有著較強的安全防護手段，以防止外界用戶通過不正當途徑入侵檔案系統篡改或盜取數據。在此基礎上，單位要編制相應的檔案管理安全規定，要根據特殊的安全事件執行特定的處理形式，保證時刻有據可循，同時要加強工作人員的培訓，切實提高其職業道德與安全意識，全方位確保檔案資料的安全性與穩定性。

五、結語

在大數據時代，檔案管理信息化建設是至關重要的，這既是時代發展對于檔案管理工作提出的新要求，也是單位檔案管理改革的必然。對此，首先，單位管理層與檔案管理人員要轉變傳統觀念，全面重視信息化建設;其次，要依靠先進的計算機信息技術以及領先的硬件設備;第三，檔案管理信息化建設也離不開充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業內專業人才、培訓現有工作人員、買入尖端設備等，進而全面推進檔案管理工作的信息化建設步伐。

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（作者單位：內蒙古廣播電視大學 內蒙古呼和浩特 010000）

[作者簡介：徐龍（1976—），男，漢族，本科，副研究館員，研究方向：檔案學與檔案管理。]

（責編：若佳）