建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施

馮琭

摘要：建筑工程項(xiàng)目中的檔案管理關(guān)系到工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量，對(duì)于工程項(xiàng)目對(duì)技術(shù)管理也有著重要影響。本文將著重就建筑工程檔案科學(xué)化管理的內(nèi)容、特點(diǎn)、重要性和科學(xué)化管理的措施進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案科學(xué)化管理;措施

建筑工程項(xiàng)目種類較多，且不同的建筑工程項(xiàng)目大小規(guī)模不盡相同。當(dāng)前我國(guó)規(guī)模較小的建筑工程項(xiàng)目主要采取普通方式進(jìn)行技術(shù)檔案管理。其他規(guī)模較大且工序環(huán)節(jié)較為復(fù)雜的工程項(xiàng)目，主要的檔案管理工作則要從全局出發(fā)，加強(qiáng)多角度分析和管理。對(duì)此，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要根據(jù)不同的建筑工程項(xiàng)目特征，采取針對(duì)性更好的管理方法進(jìn)行系統(tǒng)化管理，提高檔案管理方法的科學(xué)性。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

建筑工程檔案包含工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，因?yàn)樵诮ㄖこ痰耐顿Y決策、工程設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收等諸多階段均會(huì)出現(xiàn)大量文件資料，而這些資料也涉及到工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的情況。從整體的角度分析，建筑工程檔案內(nèi)容主要涉及到以下幾方面：第一，前期文件。這部分檔案資料是在建筑工程開(kāi)工前形成的文件資料主要包括有可行性分析、項(xiàng)目立項(xiàng)審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備等諸多方面。第二，項(xiàng)目管理文件。這部分檔案資料是在工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的包含在投資、設(shè)計(jì)、實(shí)施、采購(gòu)、安全、質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)管理等諸多方面的規(guī)劃協(xié)調(diào)，決策把控資料，也是一種綜合性強(qiáng)的檔案管理文件。第三，項(xiàng)目實(shí)施文件。這部分檔案資料是工程施工中所形成的，能夠體現(xiàn)出整個(gè)工程建設(shè)與安裝方面實(shí)際情況的文件資料。第四，竣工圖。指的是建筑工程竣工后依照所建工程的具體情況繪制完成的圖紙。第五，監(jiān)理文件。指的是監(jiān)理單位對(duì)工程工期、資金運(yùn)用、質(zhì)量、安全、項(xiàng)目歸檔資料審查等方面的管控文件。第六，竣工驗(yàn)收文件。這是在竣工驗(yàn)收階段產(chǎn)生的文件資料，包含多方面專項(xiàng)驗(yàn)收的情況和內(nèi)容。

建筑工程檔案和其他的檔案內(nèi)容相比具有一定的特殊性，主要體現(xiàn)在：第一，整體性突出。在收集整理建筑工程檔案的過(guò)程當(dāng)中，需要結(jié)合單一與獨(dú)立工程的實(shí)施情況來(lái)完成，所以所獲得的檔案資料也有著明顯的整體性與獨(dú)立性特征，其內(nèi)容也相對(duì)單一和專業(yè)。第二，真實(shí)性高。建筑工程檔案必須真實(shí)記錄工程的有關(guān)事項(xiàng)和工程建設(shè)同步生成，并且包括工程建設(shè)全過(guò)程的資料數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)有效的反映出工程質(zhì)量情況。另外，建筑工程檔案因?yàn)樾枰獮榭⒐を?yàn)收和質(zhì)量監(jiān)督提供參考根據(jù)，所以必須要保證真實(shí)性。第三，實(shí)用性強(qiáng)。建筑工程檔案是工程的原始資料，具備非常鮮明的實(shí)際利用價(jià)值，有著明顯的實(shí)用性特征，能夠?yàn)楣こ炭己撕凸こ淘u(píng)估提供有效根據(jù)。

2 建筑工程檔案資料管理的重要性

對(duì)任何類型、規(guī)模的建筑工程項(xiàng)目而言，其在實(shí)施的過(guò)程中都?xì)v經(jīng)投資決策、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工和竣工結(jié)算等環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)的工程項(xiàng)目是實(shí)施中，往往都會(huì)產(chǎn)生一定的檔案與資料，這些檔案資料管理是否到位，將會(huì)影響到項(xiàng)目的順利實(shí)施。因此，隨著建筑行業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案資料管理已然成為了工程管理中的重點(diǎn)性工作，其重要性具體表現(xiàn)在以下方面：（1）可以提升檔案資料中各種數(shù)據(jù)信息的利用價(jià)值。因?yàn)榻ㄖこ添?xiàng)目的施工建設(shè)中往往涉及了諸多方面的階段和內(nèi)容，經(jīng)由檔案資料管理，也就可以實(shí)現(xiàn)各種檔案資料中數(shù)據(jù)信息的全面整合，最終將這些數(shù)據(jù)信息利用于工程決策。（2）有助于工程進(jìn)度、質(zhì)量和安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。經(jīng)由各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料管理和利用，也就可以使得現(xiàn)場(chǎng)的施工作業(yè)可以依據(jù)前期的進(jìn)度計(jì)劃、施工方案來(lái)開(kāi)展規(guī)范化的施工作業(yè)，不僅可以減少現(xiàn)場(chǎng)的安全事故，更可以提升施工效率，使得一切的施工作業(yè)能夠高質(zhì)量、高效率完成。

3 建筑工程檔案科學(xué)化管理的有效路徑

3.1樹(shù)立檔案科學(xué)化管理思維

隨著時(shí)代的發(fā)展和建筑事業(yè)的改革與進(jìn)步，檔案管理的重要性也逐步顯現(xiàn)出來(lái)。由于當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)以及建筑事業(yè)的發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了翻天覆地的變化，過(guò)去的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適用全新的背景和環(huán)境，甚至是阻礙了檔案管理工作的有效實(shí)施。要想提高對(duì)環(huán)境的適應(yīng)性，保證檔案管理和建筑工程的建設(shè)要求相符，就需要積極引入科學(xué)化的管理思維，樹(shù)立科學(xué)化的管理觀念。具體來(lái)說(shuō)，建筑工程的管理者首先要在思想認(rèn)識(shí)上進(jìn)行徹底改變，落實(shí)以人為本的思想和工作原則，將科學(xué)化的檔案管理與檔案建設(shè)作為重中之重，強(qiáng)化聯(lián)動(dòng)功能為檔案資料的科學(xué)化開(kāi)發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)造必要條件，從優(yōu)化檔案管理著手保證檔案管理的科學(xué)化和有效性。

3.2建立科學(xué)化檔案管理制度

為了更好的提升建筑工程建設(shè)發(fā)展的效果，保證工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)有序開(kāi)展，提升進(jìn)度以及檔案管理的一致性，需要把打造科學(xué)化的檔案管理制度作為核心要素。為了提高檔案管理制度的規(guī)范化和完善性，需要專門設(shè)置檔案管理部門，并做好檔案管理制度的建設(shè)工作，為制度的落實(shí)，提供一系列的保障措施，為檔案科學(xué)化管理的貫徹執(zhí)行創(chuàng)造必要條件。首先需要積極組建一支綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，確保每一位檔案管理者都具備極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，要求他們除了要掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)之外，還需要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)承擔(dān)檔案管理的職責(zé)，成為一檔案管理制度的建設(shè)者以及踐行者。科學(xué)化檔案管理制度的建設(shè)需要與國(guó)家的有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)相適應(yīng)，同時(shí)還需要密切聯(lián)系工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保管理制度科學(xué)完善。

3.3完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制

實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理是建筑工程檔案管理的一個(gè)重要目標(biāo)，而這一目標(biāo)的達(dá)成要有健全的檔案資料管理機(jī)制作為強(qiáng)有力的保障，提升管理質(zhì)量和管理效率。一方面，需要做好各項(xiàng)資料的收集，確保資料整理和工程建設(shè)高度一致，做好與不同環(huán)節(jié)與工作階段資料的無(wú)縫對(duì)接，保證檔案信息完整可靠。考慮到建筑工程會(huì)受多方面因素影響，所以必須明確檔案收集的范圍，要求質(zhì)量等情況，科學(xué)設(shè)置方案和規(guī)劃做到分工細(xì)致與分工合理，全面記錄工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料，奠定科學(xué)化檔案管理的基礎(chǔ)。另一方面，為了保證檔案科學(xué)管理的有效性要做好檔案管理人才的培養(yǎng)和教育培訓(xùn)工作，對(duì)人才選拔進(jìn)行嚴(yán)格要求，促使檔案管理者更新知識(shí)技能，樹(shù)立科學(xué)先進(jìn)的管理理念。

3.4加快檔案管理信息化建設(shè)

在現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步的背景下，越來(lái)越多的先進(jìn)技術(shù)手段開(kāi)始在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用，而且現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用的價(jià)值也逐步顯現(xiàn)出來(lái)，在提升檔案管理效率方面有著重要的優(yōu)勢(shì)。因此需要在現(xiàn)代技術(shù)投入方面加大力度，把檔案的網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化管理整合起來(lái)。在建設(shè)建筑工程檔案信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)確定信息化系統(tǒng)建設(shè)的具體內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，提升信息公開(kāi)化和透明化程度，有效解放人力，全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化與信息化。但是這一過(guò)程當(dāng)中需要建立與檔案科學(xué)化管理相適應(yīng)的安全防護(hù)體系，做好檔案的保密工作，特別是要根據(jù)職能需要和應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行合理的設(shè)置與開(kāi)發(fā)保證信息防護(hù)效果，充分滿足檔案科學(xué)化管理的要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要持續(xù)加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目的科學(xué)化管理，提高檔案管理的整體水平。在明確了建筑工程項(xiàng)目檔案管理需求與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，逐步建立并落實(shí)全過(guò)程管理模式，為參與檔案管理的工作人員，持續(xù)地提供專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案的科學(xué)化管理。結(jié)合工程項(xiàng)目的具體情況，合理應(yīng)用各項(xiàng)管理方法。

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