淺議新時代區縣綜合檔案館檔案接收問題和改進措施

摘? 要：研究方向：檔案管理學和電子檔案管理等摘? 要：隨著國家改革開放的進一步深化，國家各級機構的改革、國有企業破產或重組產生大量需要進館的檔案，這些檔案和群眾的生活密切相關，是國家的發展歷程的寶貴財富，而這些具有一定的歷史和利用價值的檔案又往往收藏于區縣一級的綜合檔案館內，如果區縣的綜合檔案館檔案接收工作不規范，會直接影響到廣大群眾后續對檔案的查詢利用，如果處理不好甚至給黨委政府的工作帶來消極被動的影響。因此，區縣級的綜合檔案館應該重視檔案接收工作，這樣才能夠發揮基層檔案館的重要作用。

關鍵詞：區縣;綜合檔案館;檔案接收

前言

區縣綜合檔案館是國家對各種檔案資源進行保存的基地，同時也是對各種檔案利用和查詢的重要陣地。綜合檔案館接收檔案進館，是各種檔案資源的重要來源。在一定程度上，進館檔案案卷的數量多少以及歸檔立卷質量的好壞直接影響著綜合檔案館今后的事業發展，同時也對國家“大檔案”資源體系的建設產生間接的影響。隨著檔案館各項工作改革進一步深化，關注的重點集中在基層檔案室的建立上，對于檔案館接收檔案工作則有所忽視。隨著時代的發展，按照 《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的工作要求，區縣綜合檔案館開展新一輪的檔案接收工作，在這樣的基礎上對區縣綜合檔案館接收檔案工作進行研究分析，針對問題提出改進建議，能夠更好的提升進館檔案質量和檔案館接收水平。

1新時代區縣綜合檔案館檔案接收存在問題

區縣綜合檔案館是對全區縣各部門檔案進行保存和轄區內所有群眾提供檔案利用的基地，檔案接收是區縣綜合檔案館各項工作的基礎性工作，因為這項工作需要各個立卷歸檔部門合作才能完成，對整理、保管、檢索、利用等多個環節的工作產生直接的影響，同時也是促進綜合檔案館檔案質量提升、館藏結構調整和高效利用的重要一環。據筆者調研，區縣綜合檔案館接收檔案目前還存在以下問題。

1.1立卷單位檔案意識薄弱，領導也不重視

立卷單位中的工作人員對新頒布的《中華人民共和國檔案法》了解較少，一些文秘人員并沒有意識到檔案的重要性，不重視對檔案整理歸檔。還有一些立卷部門為了一己私利，不愿意或者部分上交檔案。同時檔案工作并不是立卷單位的主要工作內容，一些部門的領導并不重視檔案管理工作，導致檔案管理人員在工作過程中得不到應有的支持，整體影響著工作人員檔案管理的積極性。

1.2檔案未按標準規范整理，嚴重影響檔案接收工作

一些進館的檔案文書經常在保管期限的劃分上不準確，卷內目錄沒有按照相應的規范填寫，備考表內容填寫有缺陷，檔案裝訂參差不齊，檢索的工具缺少等諸多的問題，還有的聲像、實物檔案中缺少必要的說明和標注，使得綜合檔案館工作人員開展檔案接收工作存在一定的難度。同時，進館單位的檔案管理人員對檔案進館流程和時間節點等不熟悉，較低的工作效率直接影響著區縣綜合檔案館的檔案接收工作。

1.3檔案館經費不足，直接影響檔案接收工作開展

當前一些區縣綜合檔案館普遍存在庫房緊張，檔案館中檔案管理基礎設施陳舊，老化，功能缺乏，數字化程度較低的情況，出現這種情況的問題在于對檔案館經費投入不足，檔案事業經費并沒有隨著社會經濟的發展而不斷增加，直接影響著檔案館檔案接收工作的開展。

1.4檔案保管期限劃分準確度不高，檔案處置率較低

國家相關規定中指出，區縣綜合檔案館只對永久和長期保存期限的檔案接收進館，短期保存期限的檔案可以留在原來單位保存。但是在實際保管過程中，立卷單位對短期的檔案保存還有諸多問題，比如：檔案保管期限劃分準確度不高，應該永久或者長期保存的檔案劃分至短期或者反之;還有的不管期限長短將所有的檔案歸檔，然后全部移交給區縣綜合檔案館。這就非常容易導致區縣綜合檔案館的庫房壓力增加，同時也影響著真正有價值的檔案得不到有效的保存和利用。

2新時代區縣綜合檔案館如何做好檔案接收工作

2.1做好檔案進館宣傳，提高領導重視程度

一是區縣綜合檔案館應該主動進行宣傳，特別是結合“6.9國際檔案日”加大宣傳力度和廣度，可以通過“兩微一端”，固定的宣傳長廊、展板等進行宣傳，提升立卷單位和廣大群眾對檔案工作的知曉率和參與率。二是立卷單位應該積極進行宣傳，在內部微信群、工作例會和單位宣傳欄等地方大力宣傳，擴大本單位全體工作人員的知曉率和參與率，倒逼單位領導重視檔案工作。三是區縣綜合檔案館應該深入各立卷單位中進行調研和指導，加大對《檔案法》的宣傳力度，幫助立卷單位領導認識到檔案進館的重要意義，從而提高領導的重視程度，保證檔案進館工作順利開展。

2.2加強檔案接收管理，提高檔案接收質量

2.2.1重視歸檔人員培訓，普及檔案進館標準

當前一些進館單位的檔案人員對于進館要求了解不清楚，對此，綜合檔案館應該在檔案接收進館工作開展之前進行相應的培訓。一是對檔案接收進館的相關法律法規進行講解分析，從而提升進館單位檔案入館的法律意識，要重點對《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施方法》、《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等進行講解，促使各個進館單位領導及相應的工作人員從法律層面理解檔案進館的重要意義。二是對檔案工作相關業務標準進行講解，從源頭上保證進館檔案的質量。區縣檔案館要開展專門性的培訓，重視對《歸檔文件整理規則》、《紙質檔案數字化技術規范》《政務服務事項電子文件歸檔規范》《黨政機關電子公文歸檔規范》以及相應的目錄格式的要求標準等進行解讀，促使進館檔案內容詳盡、符合檔案整理規范，歸檔的文件目錄格式符合要求，備考表內容填寫完善，檔案裝訂整齊有序，從整體上提升進館檔案的質量。三是對檔案移交進館的流程進行詳細的講解，保證進館單位能夠按照期限要求完成進館工作。區縣綜合檔案館對檔案移交進館的具體流程、時間限制、交接的各種程序等進行詳細講解，印發各種操作手冊以及突發情況說明等，從而使進館單位對檔案移交工作流程了然于心，在規定的時間范圍內，將符合相關規范要求的檔案移交進館。

2.2.2源頭協助提前介入，保證檔案整理質量

要保證各立卷單位檔案整理的質量，區縣綜合檔案館就要提前介入，從源頭上指導和監督各立卷單位對歸檔文件的收集和整理工作。一是重視分工合作，專人進行監督。區縣綜合檔案館檔案接收業務人員分工合作，按照網格化劃分責任區，每個工作人員監督若干立卷單位，并且深入到立卷單位中指導歸檔工作，對立卷單位的檔案數量、整理情況以及移交檔案館的時間等進行了解，并且時刻保持溝通，及時的掌握立卷單位歸檔文件整理的實際情況。二是因單位而異，對檔案進館進行分類指導。針對不同的立卷單位檔案實際情況采取不同的歸檔指導方式，比如：對于檔案收集整理質量比較好的立卷單位，指導的重點應該放在進館時間安排、熟悉進館流程以及交接方式上;對于檔案收集整理存在問題較多的立卷單位，不僅應該對檔案移交的標準和要求進行指導，還應該重點指導文件的歸類、裝訂、編目、編號等;對檔案收集整理不重視的立卷單位，除了下發整改通知書外可以報請有關區縣職能部門進行督辦等。

2.2.3檔案移交提前規劃，科學設計進館流程

根據時代的發展，區縣綜合檔案館要對進館流程不斷進行優化：一是提前發布檔案移交的通知，通知中明確立卷單位名單、檔案數量、詳細的進館時間以及進館標準等，讓立卷單位有足夠的時間進行安排，在資金投入、人員布置、工作安排上準備充分，另外還可以提升領導的重視程度，促進立卷單位在時限內移交高質量的檔案。二是對進館流程科學規劃，制定檔案移交進館的詳細工作方案，包括實際進館單位的數量、時間的安排，館內的人員詳細分工，對檔案接收工作流程內容等。必要情況下可以有關科室負責人協同館內業務人員在立卷單位檔案未接收之前對檔案的整體質量進行檢查和再次講解移交流程，以保證所有進館的檔案質量都符合進館的標準要求。三是選擇試點單位，不斷優化進館的程序。區縣綜合檔案館在進館流程制定完成之后，可以選擇檔案管理較好的單位按照流程先行先試，進一步檢驗檔案進館流程是否科學合理，檢驗過程中一旦發現問題及時整改，同時將試點單位對檔案收集整理的方法措施等作為經驗進行推廣，這樣既可以提高檔案歸檔和接收進館工作效率，有可以樹立起檔案工作的模范代表或者示范典型，形成“多贏”的局面。

2.2.4關注檔案保存期限，提升檔案處置效率

前述所說的立卷單位檔案保管期限劃分準確度不高，區縣綜合檔案館在業務指導的過程中要關注檔案保存期限：一是由對口聯系立卷單位的業務指導工作人員對初次立卷過程中形成的目錄內容進行認真審核，指導立卷單位正確劃分檔案的長短期限;二是提前介入對檔案實體進行檢查，特別是對于即將被接收進館的檔案實體調出逐一查看，對保管的期限進行確認。這樣才能有效控制即將進館的檔案保存期限范圍，才能不斷降低區縣綜合檔案館庫房使用壓力，才有利于區縣綜合檔案館保存更有價值的檔案。

2.3增加檔案事業投入，保證檔案接收順利進行

各級財政投入是支持區縣綜合檔案館檔案事業持續有效發展的基石，同時也是檔案接收工作開展的物質保障，但當前區縣綜合檔案館的財政資金投入較少，基礎設施建設嚴重不足，部分區縣投入的檔案管理工作經費僅僅只能維持檔案館的基本工作，檔案指導人員對立卷單位的指導工作開展舉步維艱，因此區縣綜合檔案館要盡量和財政部門溝通協調，積極爭取相應的投入資金，同時也要和上級檔案部門主動請示，制定相應的檔案工作投入統一標準，從而保證區縣綜合檔案館各項檔案接收工作能夠持續順利的開展。

結語

新時代發展過程中區縣綜合檔案館應該緊跟時代要求，主動溝通協調上級部門對檔案事業的財政投入，不斷提高檔案管理工作人員的專業性和積極性，另外再造檔案進館工作流程，加大培訓力度，不斷提高立卷單位法律意識和檔案規范化標準化整理水平，從而進一步提升區縣綜合檔案館檔案接收工作質量。

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作者簡介：陳華 出生年月：1973年4月性別：男? 民族：漢

籍貫：云南昆明 學歷：大學本科? 職稱：副高