文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探討

莫思聰

摘? 要：文書檔案整理是事業單位中的基本工作，其主要是記錄事業單位發展歷程中發生的一些重要事件，這也是事業單位發展指導所需要的參考資料，對事業單位效能化發展具有重要意義。本文將針對事業單位文書檔案整理工作中存在的問題，提出相應的解決策略，進而分析文書檔案整理工作對事業單位效能化發展的意義，以提高人們對文書檔案整理工作的重視度。

關鍵詞：文書檔案整理;事業單位;效能化發展

文書檔案整理是事業單位中檔案建設工作的基礎部分，其為檔案管理和檔案信息開發使用提供了充分的基礎保障。目前，我國事業單位的文書檔案整理工作已經具有豐富的經驗，而文書檔案作為真實可靠的資料，其對事業單位發展具有重要的地位。因此，文書檔案整理工作能夠通過更好的管理文書檔案，以備事業單位效能化發展過程中參考和運用，對事業單位發展具有積極的影響。本文將對文書檔案整理工作的問題及對策展開分析，并總結其對事業單位的意義和價值。

1.事業單位文書檔案整理中存在的問題

1.1信息化水平較低

現代是信息技術發展較快的一個時代，各行各業都逐漸開展了信息化管理，而事業單位文書檔案整理工作雖然也緊跟時代步伐，紛紛應用了信息化設備和技術，但其信息化管理水平仍處于落后狀態。目前，很多事業單位的文書檔案由原本的紙質轉化為照片、錄音、視頻等形式，其雖然有利于文書檔案的整理和保存，但信息網絡仍存在一些病毒、黑客等風險，事業單位對文書檔案資料的整理缺乏雙重保險效果。

1.2管理系統不規范

目前，我國事業單位的文書檔案整理模式雖然優于傳統模式，但其管理系統更為達到規范要求，例如在文件發送和接收上存在延遲，無法充分保障文件的準確度和完整度，查詢并處理好文件檔案后歸檔不規范，缺乏國家標準的管控等，這些問題都是由于管理系統不規范所致，對后續文書檔案整理工作造成嚴重的負面影響，進而影響到了事業單位效能化的發展進度。

2.強化事業單位文書檔案整理工作的措施

2.1應用新型信息技術

在傳統的文書檔案整理工作中，融入先進的科技信息化技術，才能跟上時代前進的腳步，滿足新時代對事業單位文書檔案管理的需要，進而促進事業單位效能化發展。首先，事業單位要加大對文書檔案整理工作的資金投入，購買一些先進的信息化設備儀器，構建專業的網絡平臺，一方面可以避免文件在人工傳遞或物流傳遞中的不便之處，還能夠實現信息技術交流，促進事業單位信息化和額便捷化發展。此外，國家也要注意頒布相應的法律法規，規范電子檔案管理工作，才能有效推動文書檔案整理工作的信息化發展。

2.2加強整理規范程度

文書檔案整理工作比較繁雜，而且對信息準確性和時效性具有一定的要求，因此，要注意規范文書檔案整理，提高其工作精確程度。同時，工作人員在接收、發送和調閱文件檔案時，要做好相關等級或者調閱記錄，及時調查文件的來源并回收，規范對檔案文件的操作，以便于文書檔案的整理。此外，在文書檔案保管過程中，工作任云還要做好防潮、防火、防蟲等措施，并且定期檢查文書檔案是否有損壞、變質和潮濕等情況，整理其存在的問題，以免阻礙事業單位的效能化發展。

3.文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義

3.1文書檔案整理是檔案業務的建設核心

文書檔案整理能夠按照信息內容、信息順序編碼等情況進行整理歸類，是整個檔案管理系統的核心環節，具有承上啟下的作用。在檔案管理工作中，首先要將文書檔案傳遞至享用的管理機構，然后管理機構對其進行核查、分類、編碼等綜合整理，保證文書檔案內容完整準確才能進行后續的管理工作。因此，文書檔案整理工作對整個檔案管理工作具有規范化的保障作用;同時，文書檔案管理工作中也會在一定程度上監督了檔案收集情況，有利于確保文書檔案的價值，進而提高了整個檔案業務工作的完整度和系統化，有利于事業單位工作中使用，對事業單位效能化發展具有重要的推動作用。

3.2文書檔案整理是利用檔案信息資源的必要條件

文書檔案管理屬于事業單位檔案管理的一項工作，本質上是利用整理操作提高信息資源的利用效率;而且，在歸納整理文書檔案的同時，也對這些資料具有一定的保護作用。在事業單位中，高效率的文書檔案整理工作能夠有效保障重要文件的完整度，以便于以后事業單位對其進行調取使用，提高了文書檔案的利用價值。因此，文書檔案整理工作是事業單位檔案管理體系的基礎，也是檔案信息資源利用的必要條件。一般情況下，事業單位接收到的文件資料是零散狀態的，需要耗費一定的時間查找整理才能利用，而且這些資料無法及時充分的表現出資料內容的真實情況，影響了檔案資料的使用效果。因此，加強文書檔案整理工作能夠增強文檔之間的聯系，便于檔案內容的整理分類、查閱和使用，且有效提高檔案資料的完整度和規范度，便于事業單位工作使用，有利于提高事業單位工作效率，對事業單位未來的成長和發展具有積極的促進作用。

3.3有利于促進檔案工作的可持續運行

文書檔案整理工作內容是將混亂分散、無規律的文件按照順序進行編號整理，以便于日后重復查閱和使用。文書檔案整理工作有利于促進檔案管理的科學化、有效化和合理化，充分保障了檔案管理體系的完整性和系統性，促進文書檔案管理工作的優化。而且，在文書檔案管理工作中，需要對文書檔案進行一定的系統化整合，例如基礎目標編寫、目標等流程，保存文書檔案價值，這樣能夠在事業單位構建效能化管理體系時提供基礎條件和參考經驗，而且還能夠省去一些繁瑣的準備工作，這些均體現出了文書檔案的價值。此外，文書檔案整理還能夠為檔案安全性和完整性提供溝通的橋梁，為檔案管理工作的運行發展具有推動作用。

結束語

文書檔案是指事業單位會議或活動中產生的信息資料，其往往記載著一些重要的交談內容和戰略方針，其不僅反映出事業單位的發展過程，還能夠為事業單位以后的發展決策提供參考依據。因此，文書檔案整理對事業單位效能化發展具有重要意義，事業單位要對文書檔案整理工作重視起來，提高其工作效率和水平，才能在事業單位發展中充分發揮該工作的價值。

參考文獻：

[1]袁玉菊.文書檔案整理對單位效能化發展的重要意義[J].卷宗，2020，010（003）：27-27.