精細化管理在醫院檔案管理中的應用策略分析

陳琦　沈小芳　殷霞晨

摘? 要：檔案管理是醫院內部經營管理的重要構成部分，醫療衛生體制的深化改革對醫院經營發展提出新的要求，檔案管理在醫院內部占據著更重要的管理地位。同時，醫院檔案管理與醫院的整體發展變化有密切的聯系，包括文書、人事、科技及病歷檔案等多種類型檔案，檔案管理工作內容、流程相對復雜。在醫院檔案管理工作中滲透精細化管理理念，能夠充分適應醫院檔案管理變革創新的具體要求，有效提升檔案管理工作質量和效率。

關鍵詞：精細化管理;醫院;檔案管理;應用策略

精細化管理作為一種創新型科學管理模式，能夠進一步合理簡化并理順檔案管理工作流程，對各類檔案進行合理分類，進一步提高日常工作效率，為醫務工作者及就醫人員提供優質周到的醫療服務。同時在檔案管理工作中滲透精細化管理理念能夠及時反映醫院內部各項管理問題，采取針對性解決措施來引導各項管理工作規范落實，從而全面提升醫院內部經營管理能力，促進醫院良性發展。

一、醫院檔案管理常見問題

（一）檔案管理體制不完善，管理模式落后

現階段，大多數醫院全面開啟信息化建設工作，而關于檔案管理工作的變革創新進程相對緩慢。新常態背景下，醫院建設發展迅速，為充分適應時代發展變化而積極進行改革，而檔案管理作為醫院內部經營管理的重要組成部分，改革創新速度相對緩慢，無法充分適應醫院快速發展的實際需要。其中，檔案管理體制不完善、檔案管理體制實用性不強及檔案工作粗放式管理成為目前醫院檔案管理工作中較為常見的問題。檔案管理體制的不完善導致在實際工作過程中常出現檔案丟失、信息不全面、信息內容混亂等問題，尤其是病歷檔案的管理，不完善的管理體制嚴重影響醫務工作人員診療工作的開展，無法及時全面獲取病人的詳細病歷信息，直接導致醫療服務工作質量和效率的下降。另外，粗放式的管理模式無法對檔案管理人員工作行為起到相應的約束作用，對于一些細節問題管理不到位，同樣影響著檔案管理質量和效率。

（二）檔案管理人才專業性不足

檔案管理人員的綜合素質是影響醫院檔案管理水平的核心因素，一方面由于檔案管理人員自身受傳統觀念的影響較深，不能緊跟時代發展積極學習和提升自己，無法為檔案管理工作的變革創新起到實質性的促進作用。另一方面由于醫院本身將重心放在經營發展和經濟效益的轉化層面，日常復雜繁瑣的工作耗費醫院大量精力，因而對檔案管理的創新建設有所忽視，尤其針對檔案管理人員的培訓工作落實不到位，部分醫院僅有信息化管理系統，檔案信息化建設停留在表面，檔案管理人員自身信息應用水平不高，進而直接影響工作質量和效率。

二、精細化管理對醫院檔案管理工作的具體要求

精細化管理模式的應用多面向工作分工的精細化、服務的精細化以及管理的精細化等，針對醫院檔案數據信息復雜繁多的特點，精細化管理在醫院檔案管理工作中有著較高的應用價值。依據精細化管理性質特點，對醫院檔案管理工作提出具體要求。首先，通過實施精細化管理模式需要確保檔案數據信息的完整性。醫院檔案信息類型復雜、種類繁多，檔案記錄了各種類型信息資料，具有較高的集成度。在收集整合各類信息資料時需要充分保證信息資料的完整性，同時認真校對具體的信息資料，避免信息資料出現錯漏問題。其次需要保證檔案信息的真實可靠性，其中文書、人事、科技及病歷檔案等不同的信息資料在醫院經營管理、醫療服務提供過程中承擔著重要的憑證作用。確保檔案信息真實可靠，以便為各項工作提供準確的數據參考憑證，同時在各項工作運行過程中注重資料記錄收集的真實準確性，進而提高檔案資料利用率。

三、精細化管理在醫院檔案管理中的具體應用

（一）明確檔案管理目標，完善檔案管理體制

在醫院檔案管理工作中滲透精細化管理理念，關于檔案管理長遠發展目標的制定需要從精細化管理角度出發，緊貼醫院實際發展情況，以醫院整體戰略發展目標、規劃為依據來明確定位檔案管理發展目標，確保檔案管理目標與醫院發展目標的一致性，從而為檔案管理工作的開展提供準確的指導。從長遠戰略發展角度來看，精細化管理模式下要求醫院制定出檔案管理長遠發展的總目標，以此為依據結合醫院不同的發展階段對總目標進行合理分解，從而制定出更詳細具體的二級管理目標，增強目標的可執行性。依據詳細具體的管理目標對應到檔案管理工作流程，實行崗位責任制，在確保檔案管理人員明確工作目標內容的基礎上加強對檔案管理人員行為的約束管理。為此還需要盡快建立健全的檔案管理體制，綜合考慮檔案管理不同工作崗位職責、工作內容等各項要求，樹立以人為本的管理理念，盡快完善檔案管理體制，合理制定崗位責任制度、人員管理制度以及績效考評、獎懲制度等有關體制，不斷促進醫院檔案管理體系的優化完善。

（二）落實精細化檔案歸類整理工作

精細化檔案歸類整理工作的落實建立在檔案信息完整真實的基礎上，結合實際情況選擇適合的檔案管理方法來進行檔案整理和歸檔工作。如依據檔案的不同種類來進行檔案歸檔整理，將綜合檔案合理分類為文書、人事、科技及病歷檔案等不同類型的檔案，在歸檔時安排專門的工作人員有針對性地負責對應類型檔案的整理歸檔工作。另外關于不同類型檔案分類需要做好編號和分類放置工作，明確各類檔案固定放置區域和保存時限，有效避免檔案資料混亂或丟失現象的發生，便于檔案使用者查找借閱檔案資料。此外可充分加強信息化手段的有效應用，一方面利用信息技術搭建相應的檔案信息數據庫，實現檔案資料信息分類存儲電子化，極大地降低檔案信息記錄失誤或內容不全、資料丟失的幾率，加強對信息化系統的更新維護，最大限度保證檔案資料安全完整。另一方面需要加強對檔案管理人員信息化教育培訓，全面提高檔案管理人員信息搜集整合能力和信息技術應用水平。

結語

精細化管理在醫院檔案管理工作中有著較高的應用價值。新時期，醫院檔案管理信息化建設程度相對不足，利用精細化管理來有效解決檔案管理的常見問題，有效推進檔案信息化建設發展。

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