新時期人社局辦公室檔案管理規范化的思考探討

李媛媛

摘? 要：辦公室工作不僅是做好人社局機關各項工作的樞紐，更是克孜勒蘇科爾柯爾克孜自治州就業、社保保障、人事人才、勞動關系等各項重點工作的中心站。辦公室檔案管理，是人社局日常管理工作中的重要內容，其涉及的內容基礎且廣泛。檔案記載的內容，不僅包括人員的基礎信息，還包括與單位發展相關的其他活動信息。因此，做好辦公室檔案管理工作，是保障人社局穩定發展的重要途徑。本文從人社局辦公室檔案管理角度出發，分析并探討進一步規范化管理的途徑。

關鍵詞：人力資源;社會保障;辦公室檔案管理;規范化管理

檔案管理工作若不能得到規范化的發展，將對人社局辦公室工作產生非常不利的影響。時代發展至今，企事業中某個部門的管理不善已不再單純是其內部問題，而是會影響單位整體發展。結合現代科學技術的不斷創新與應用，改善辦公室檔案管理環境，逐步規范管理行為，是該項事業持續良好發展的重要保障。

一、人社局辦公室檔案管理規范化意義

人力資源和社會保障局的工作，是在貫徹落實相關政策方針的基礎上，確保各個行業人才能夠有效流轉。就其目前的發展局勢來看，辦公室檔案實現規范化管理，可以有效促進人社局日常工作的正常運轉，同時還可以此規范人才市場環境，為各個行業提供準確的人才信息數據。輔助各部門進行人才隊伍建設，提高其市場競爭力的同時，為更多人才提供就業機會[1]。

二、人社局辦公室檔案管理現狀

人社局辦公室檔案涉及范圍很廣，除涉及人社局干部人事工作，中央、自治區、自治州各類文件收發工作以外，還包括科室重點工作文稿留檔，人社十四五規劃、年度計劃、總結，年度績效考核檔案、重要會議資料留存等相關內容。在實際工作中，時常出現各種問題影響該工作的順利開展。

（一）管理意識有待加強，缺乏重視程度

部門領導缺乏對檔案管理工作的重視程度，致使有關工作的開展得不到領導支持，也就很難實現工作的高效率完成。由于辦公室檔案管理不會給單位帶來直觀收益，很多領導都容易忽略該工作的重要性，辦公室檔案管理工作的外在表現形式及作用不明顯，致使其重要性容易被忽略，進而降低工作要求，認為資料不丟失、不外泄即可，不重視人才的培養與組織優化。

（二）檔案管理效率有待提高

領導對辦公室檔案管理工作的不重視，致使其意識不到人才隊伍建設的重要性，因此忽略高素質人才培養給單位帶來的實際效益。辦公室檔案管理工作涉及范圍較廣，管理內容較為繁雜，大量工作給人員帶來的壓力較大，人員專業性不高的情況下，很難高效完成檔案管理工作。

（三）檔案細節化管理有待加強

人員專業度不高的情況，致使部分單位出現管理細節不到位的問題，如人員基礎資料前后不一致，對其年齡、黨齡等信息的記錄出現錯漏現象。公文材料的檔案規格不規范，更有甚者將A4紙剪裁為16開紙進行檔案的整理，表格填制不合格、裝訂不規范等現象也時有發生。關于一些人員或文件的檔案資料保存不完整，有丟失、錯漏的現象，履歷表或學歷證明等材料的缺失、未及時歸檔等，同樣給檔案管理工作帶來不利影響[2]。

三、新時期人社局辦公室檔案管理規范化具體措施

實現辦公室檔案管理規范化，是新時期，對人社局辦公室檔案管理提出的新要求。各單位應高度重視此項工作的落實與發展，提高思想認識的基礎上，更好采取有效措施進行檔案管理工作的規范化處理，為各項工作的順利開展提供有力支持。

（一）規范檔案管理制度

“不以規矩，不成方圓”，任何管理工作的順利開展，都離不開制度的支持。建立健全管理制度，在制度中提出規范化要求，在實際行動中，規范落實管理意見，是保證辦公室檔案工作順利進行的重要途徑。在明確崗位職責的基礎上，建立一套科學規范的管理制度，對人員操作流程進行有效約束，規范執行權限，實現管理、監督、激勵制度體系的建設，最終提高辦公室檔案管理的整體水平。

重視規范化人才隊伍建設，嚴格按照招聘管理制度進行人才選拔，對符合標準人員給予更多鼓勵，使其在工作中通過學習交流不斷提升自我，以滿足崗位需要，提高工作效率。

（二）規范檔案管理行為

在健全制度的要求下，通過合理約束工作人員行為提高檔案管理效率。管理，就應該遵照一定流程進行。應依據管理制度、操作流程來規范管理行為，進而達到科學管理的目的。對于辦公室人員及文件檔案進行科學、合理的收集、整理及分類歸檔，是檔案管理的基本內容，在人員出現崗位變動或是晉升的過程中，檔案管理人員應該能夠按照流程規范進行檔案的整理工作。完善歸檔制度，以保證檔案材料的完整性、可靠性[3]。

尤其是在細節方面，更應該注重管理行為的規范化。規范用紙，調整檔案用紙至統一規格，利用新形式文件夾對檔案進行分類、登記卷內目錄等工作，簡化并規范工作流程，降低繁瑣程度，提高檔案管理工作效率。

（三）規范檔案信息化管理

現代科技的發展為各行各業提供了極大便利，人社局辦公室的檔案管理工作也應該跟上時代發展步伐，運用信息技術手段為管理工作創造更多的可能。檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，數字化管理辦法可以科學、準確地實現信息的收集與存儲，再利用計算機技術實現數據的便捷檢索與查閱。信息管理技術可以通過代替傳統紙質檔案更好地完成信息資料的收錄及歸檔、查閱等工作，以幫助檔案管理人員提高管理效率，促使其更加高效、精準的完成此項工作。

（四）提高檔案管理質量

將會議相關文件進行整理、歸檔，涉及到一些工作人員的績效考核成績、工作情況或是于重要活動中的表現等內容也可以整理歸檔，充實檔案內容，為人員于單位今后的發展提供檔案依據。從事檔案管理工作的人員，應及時且定期對鑒定類、任免類以及黨團類等方面的表格信息進行收集整理，嚴格把關材料收集、整理、歸檔過程，避免出現檔案資料錯漏或遺失的現象。從細節到具體活動，均要保證符合檔案管理工作的質量要求[4]。

結束語：

總而言之，管理規范化，是人社局辦公室檔案管理的必然趨勢，經歷過時間洗禮，勇于創新和實踐，才能最終贏得掌聲。新時期下，辦公室檔案管理工作應順應發展要求，合理運用信息技術等，逐步實現并完善檔案的信息化管理，持續提高管理水平的同時，更好保證辦公室檔案管理工作的開展。

參考文獻：

[1]王曉鋒. 淺析人社局辦公室文書檔案的管理和利用[J]. 人力資源管理，2018（7）：112.

[2]王曉鋒. 芻議大數據時代下人社局辦公室文書檔案的管理和利用[J]. 數碼世界，2019（5）：102.

[3]張紅光. 新時代環境下人力資源和社會保障局人事檔案管理研究[J]. 辦公室業務，2021（7）：145-146.

[4]胡娟. 人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J]. 辦公室業務，2020（5）：144，146.