新時代環境下人力資源和社會保障局人事檔案管理分析

艾力亞爾?米吉提

摘? 要：人力資源與社會保障是企業發展中重要內容，在新時代的環境之下，提升人事檔案管理水平，積極開展相關管理工作，有助于企業和單位的長遠發展，基于此，本文重點通過現階段人事檔案管理中存在的問題，分析新時代環境下人力資源和社會保障局人事檔案管理的具體策略，為之后的人事檔案管理提供一些參考。

關鍵詞：人力資源;社會保障;人事檔案管理

在新時代的背景下，為了滿足社會發展的需求，對于人事檔案管理也提出了更高的要求，現階段傳統的管理模式已經無法適應時代的發展，相關企業和部門需要針對現階段當管理中存在的不足，進行深入分析，結合實際工作需求完善管理方案，進一步提升人事檔案管理工作的效率，進而促進企業單位的穩定發展。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）工作人員專業能力有待提高

在開展人事檔案管理工作的過程中，部分工作人員缺少專業知識以及實踐經驗，導致管理水平較低。綜合素質無法滿足工作需求，同時在一些事業單位中，部分承擔該項工作的人員年齡老化較為嚴重，對于信息技術的使用存在一定的困難，進而使得檔案管理工作的效率有所降低，工作開展較為緩慢，從現階段人力資源社會保障局的實際情況可以看出，一些工作人員并沒有掌握專業的管理知識，在接收新知識的能力上，存在諸多不足，因此使得檔案管理工作無法滿足實際需求。

（二）管理制度有待優化

隨著社會水平的提高，檔案管理工作的順利開展需要信息技術的支持，檔案管理人員應該積極應用信息技術提升管理水平，但是，從目前檔案管理工作的主要形式上來看，管理人員所采取的管理模式過于傳統，例如，仍有部分管理人員使用紙質檔案的模式進行信息記錄，紙質檔案無法長期保存，容易出現數據丟失。同時，一些部門之間的檔案管理存在差異，缺少統一化的管理模式，相關制度還有所缺失，導致檔案管理工作的效率受到了一定的影響，因此人事檔案管理制度還有待優化[1]。

（三）檔案信息的利用效率低

現階段部分單位的人事檔案信息的利用效率較低，首先，人事檔案管理工作所包含的內容較多，相關環節較為復雜，對于部分工作人員而言，在開展工作過程中可能受到諸多約束，導致工作效率較低;其次，少數工作人員在開展工作過程中存在形式主義，未能將相關責任和工作落實到實處，管理工作有無法順利開展，同時，由于管理制度的不完善，還可能出現泄露等諸多問題，嚴重影響人事檔案信息的保密性。

（四）基礎設施建設不足

由于人力資源與社會保障局的人事檔案管理工作覆蓋的內容較多，因此通常需要相關的硬件設備作為支持，例如，在人事信息數據收集以及數據分類等方面都需要借助計算機系統，以此來提升檔案管理工作的質量，但是，現階段部分單位現代化建設進度緩慢，一些硬件設備存在老化、損壞等情況，嚴重影響了檔案管理工作的整體速度，導致管理人員無法及時應用信息技術對相關數據進行收集整理，在影響管理工作效率的同時，也會阻礙管理工作的信息化發展[2]。

二、新時代環境下人力資源和社會保障局人事檔案管理策略

（一）加強人才隊伍建設

檔案管理人員是人事檔案管理工作的關鍵，隨著社會經濟的發展，人力資源和社會保障局所需要收集的相關信息逐漸增多，管理人員的工作壓力也在不斷加大，因此，需要在人才隊伍建設方面加大力度，重視工作人員的管理工作，首先，在人才招聘上，單位需要結合崗位實際需求對求助者提出明確要求，并進一步拓寬招聘渠道，招聘同時具備學歷、專業能力、工作經驗等綜合性人才;其次，在完成招聘工作之后需要針對管理人員進行統一培訓，幫助新入職者解讀崗位內容，再按照個人能力安排上崗;最后，管理部門需要針對工作人員的工作情況定期進行檢查總結，以此來保障檔案管理工作的有效落實[3]。

（二）完善管理制度

檔案管理部門需要針對管理工作開展情況，在現有管理制度的基礎上進行優化完善，首先，管理部門需要將工作執行力作為管理制度的第一要素，結合單位人事檔案工作的實際情況，制定科學的管理方案，并對各項工作進行細分，將相關責任和各項工作落實到個人，一旦在管理工作開展過程中出現問題，可以明確相關責任，以此來加強管理人員對該項工作的重視程度;其次，需要在部門內部建立完善的獎懲機制，定針對管理人員的工作情況進行考核，并將考核結果作為評定績效的一部分，對于工作態度積極，各項工作可以妥善落實的管理人員應該給予適當獎勵，而對于工作態度敷衍，問題頻出的管理人員，應該給予懲罰，嚴重者可調離崗位，以此來提高管理人員在開展管理工作時的積極性。

（三）建立管理監督機制

在新時代的背景之下，計算機技術已經被廣泛應用到人事檔案管理中，作為具有社會服務性質的人力資源和社會保障局，應該將各項管理工作透明化，充分利用自身優勢，保證人事檔案管理工作可以順利進行，進而提升整體工作質量。首先，管理部門可以檔案管理人員中，采取輪崗制模式，管理人員對檔案工作進行監督，并定期向上級部門匯報人事檔案管理工作的進展;其次，上級管理部門在接收到匯報后，應指派專業人員對匯報內容進行核查，確認無誤后，針對現階段管理工作中存在的問題進行分析，為接下來的管理工作提供方向;最后，管理部門需要定期組織管理人員針對一段時間內的工作情況進行總結反思，針對工作中可能出現的問題進行預案[4]。

（四）完善基礎設施建設

首先，管理部門需要重點關注人事檔案管理中硬件設施的安全性，例如，在建設人事檔案管理系統時，應該重點加強防火墻的建設，同時要求管理人員嚴格按照操作規定開展管理工作，以此來避免出現信息泄露等問題;其次，在硬件設備的選擇上，單位應該結合實際情況適當加大資金投入，及時淘汰老化損壞設備，為管理人員的檔案管理工作提供設備支持。

結束語：總而言之現階段人力資源和社會保障局的人事檔案管理工作還有進一步提升的空間，相關部門和管理人員需要正視現階段管理工作中存在的問題，加強人才隊伍的建設，完善管理制度，建立檔案管理的監督機制，加強基礎設施的建設，以此來提升人事檔案管理工作的質量與效率。

參考文獻：

[1]任雪梅. 分析事業單位人事檔案管理中存在的問題及優化措施[J]. 卷宗，2021（6）：4.

[2]王朔. 人事檔案在行政單位人力資源管理中的作用[J]. 中外企業家，2021（9）：192.

[3]張燕. 人力資源視域下干部人事檔案管理工作優化研究[J]. 商情，2021（33）：192，194.

[4]王艷文. 行政機關單位檔案管理工作思考分析[J]. 電腦愛好者（普及版）（電子刊），2021（3）：746.