會計電算化條件下會計檔案的管理工作

趙海云

摘 要：會計電算化背景下會計檔案種類增加，逐漸過渡為電子檔案。電子檔案具有靈活性與過度依賴性，使得電子檔案長期保存時存在一些問題。有鑒于此，文中探討會計電算化條件下開展會計檔案管理工作的措施，提高會計檔案管理質量。

關鍵詞：會計電算化;會計檔案;優化措施

隨著會計電算化普及，做好會計電子檔案管理越來越重要。高校定期分析財務數據，實現高校的健康發展。但高校日常管理時會涉及到大量數據，這些數據保存難度較大，會計電子檔案則改變這一情況。因此，需要做好會計電算化條件下會計檔案的管理工作。

一、結合高校實際情況，搭建會計檔案管理系統

由于檔案管理工作本身的復雜性，不僅要高標準，嚴要求，還要對管理系統進行完善。在進行檔案管理人員選擇時，為保證檔案安全，必須對其能力、原則性進行考察和篩選，為避免管理過程中出現意外，導致檔案丟失、遺漏等情況發生，為高校發展造成損失，在系統中一定要體現規范化、智能化以及兼容性等特征。實際上，隨著高校發展，在檔案管理工作中，無論是業務操作、組織流程、還是風險管控等，都必須依靠一套完整的管理體系做支撐，針對崗位職責、檔案歸檔、查詢以及備份等各環節內容進行管理和規范[1]。

對此，可以學習和借鑒一些同行或者專業公司的管理方法，在結合高校實際，進行適當的調整和優化。對高校內部會計管理制度進行系統性梳理，對缺漏之處進行完善。對工作人員詳細介紹每個環節、步驟的操作方法，明確各員工崗位職責，在完善管理系統的基礎上促進各項政策規定的落實，要求員工必須按照操作規范和流程開展檔案管理工作。

為應對系統突然崩潰、操作失誤等情況，可以對文件進行備份。現階段，無紙化辦公并不能完全實現，所以紙質和電子文件共存是必然，為方便保存，兩者在都必須進行備份處理。

二、依據檔案管理需求，進一步完善專業技術體系

會計電子檔案在存儲時都會采用專用系統，安全可靠，但這類系統運行時對設備性能要求較高，普通設備根本無法滿足。因此，高校在針對會計檔案進行管理時，必須拿出一定經費用于專用設備的采購和管理，而且隨著高校的發展，檔案數量不斷增加，對于設備硬件的要求也會不斷提高。所以，高校必須定期安排人員對檔案管理系統的硬件設備進行更新和升級，確保系統穩定運行的同時，保證會計檔案管理工作能夠一直穩定、安全、持續的開展[2]。

高校可以根據自身實際發展狀況，對未來幾年內可能產生的檔案數量進行提前預判，以此為基礎，對設備性能進行規劃，以免因為設備原因導致檔案存儲不及時，造成檔案遺失等問題的發生，為高校發展造成影響。另外，隨著科學技術的發展，計算機技術的換代更新速度越來越快，系統升級換代的間隔時間越來越短，但是在升級更新過程中，一定要保證檔案安全，避免丟失，在完善系統的基礎上，確保系統的智能化以兼容性，保證電算化會計檔案系統能夠適應不斷更新的系統和制度。此外，高校需要根據實際情況，制定科學合理的專業技術體系，切實提高會計檔案管理質量。

三、做好網絡安全管理，提高會計電子檔案管理質量

軟硬件作為計算機網絡技術各項功能實現的基礎，對網絡安全管理工作水平的提升具有不可忽視的影響。對于普通用戶而言，由于計算機軟硬件所造成的信息安全問題是無法有效規避和預防的，尤其是在用戶下載計算機軟件的過程中，除了軟硬件自身的故障會給用戶信息的泄露埋下隱患，部分軟件也會自主地對用戶的信息進行收集和盜取。為了能夠有效地提升網絡安全管理工作的水平，用戶應當順應時代發展的潮流，主動學習有關于計算機網絡的知識，使計算機網絡信息安全素養得到提升[3]。做好網絡信息事故預防工作，防患于未然，真正有效地筑牢網絡安全管理工作的基礎。

黑客入侵計算機網絡系統，需要獲取與用戶預定條件相匹配的信息，所以部分黑客往往會選擇更為暴力的手段或者其他的信息路徑收集用戶的個人信息。為避免用戶個人信息的泄露，用戶在操作計算機時，應當提前做好預防措施，降低被黑客獲取個人信息的可能。為此，計算機用戶在日常操作計算機時，應當不定期更改密碼，不斷完善防火墻技術，使用多種不同的隔離手段，有效把控網絡對計算機的使用途徑和具體操作手段，降低黑客入侵的可能性。另外，還要定期對搜索記錄和登陸歷史等進行清除，盡可能地消除自己在網絡環境中留下的操作痕跡，從而進一步減少個人信息被盜取的可能[4]。此外，在數據安全技術不斷發展的今天，數據簽名信息認證技術也開始出現在人們的工作和生活中。數字簽名認證技術可以明確用戶身份信息，避免出現信息泄露或被盜取的情況，提高計算機網絡運行的安全性。

結束語

總之，會計電子檔案已成為會計檔案管理的必然發展趨勢，隨著時代發展，對會計檔案管理工作提出更高要求。因此，高校開展會計電子檔案管理時，需要搭建會計電子檔案管理系統，制定完善的技術管理體系，做好日常網絡安全管理工作，進一步提高會計電子檔案管理質量。

參考文獻

[1]宋媛媛.會計電算化條件下事業單位會計檔案管理探析[J].辦公室業務，2019（08）：174.

[2]王穎.會計電算化條件下的會計檔案管理工作淺析[J].現代經濟信息，2018（18）：268.

[3]葉楓.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].東方企業文化，2017（S1）：187.

[4]吳峰.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].時代金融，2015（15）：131.