電子信息技術在檔案管理中的應用

王霞

摘 要：由于電子檔案操作方便、節省空間、共享等特點，在各行各業中的應用越來越廣泛。隨著信息技術和計算機技術的廣泛應用，檔案管理信息化的要求也在不斷提高。當進行文件管理時，合理地利用計算機技術，可以大大提高文件管理的整體水平，促進文件管理工作的進一步發展。本文就檔案信息化建設與管理的現狀進行探討，旨在提高檔案信息化建設與管理水平，分析計算機技術在檔案管理中的重要作用，并對目前檔案管理所面臨的問題進行研究，闡述新形勢下檔案管理中應用計算機技術的意義。

關鍵詞：電子信息技術;檔案管理;應用

電子檔案信息的正常運行具有十分重要的指導意義，檔案是企業、事業單位的寶貴財富，是記錄社會生活的重要工具。隨著社會的進步和科學技術的迅速發展，電子檔案信息對于企業單位的正常運行具有十分重要的指導意義，計算機技術的廣泛應用，尤其是檔案管理技術的應用，對企業檔案管理的發展起到了一定的推動作用。但由于各種影響因素的存在，文件管理工作中也出現了一些問題，如信息安全、文件保存。通過對計算機技術的深入研究，合理地將其應用于文檔管理，可以更好地解決文檔管理中存在的問題。

1.電子技術簡介

電子技術是一種科學技術，出現于19世紀末20世紀初。采用電子元器件設計各種電路，滿足實際應用的需要。現代電子技術已滲透到人類生活的各個方面，電子技術將在物聯網和智能家居的發展中發揮重要作用，其發展趨勢和特點可概括為：高度復雜化、小型化、綠色化、集成化、精確度高、多功能、智能化。它涉及到許多領域，如信息，電子，材料，能源和管理。電子技術的應用，大大提高了檔案管理的效率和質量，為檔案信息化建設節省了大量的時間和人力成本。

2.電子技術在檔案信息化建設與管理中的應用

構建更為科學高效的電子檔案資源管理體系。建立高效、完整的電子檔案資源管理系統，對檔案信息化建設與管理，促進企業單位發展起到統籌規劃與控制的作用。所以，建立科學的檔案信息化建設與管理體系具有重要意義

2.1建立電子文件管理制度

盡管在檔案管理工作的各個方面都有明確的管理制度，但隨著檔案信息化建設的不斷深入，電子技術在檔案管理工作中的應用也越來越廣泛，檔案內容有較大變化。傳統的文件管理系統已經很難滿足當前文件管理的實際需求，必須改革檔案管理制度，建立適合電子檔案管理系統。拿傳統的文檔管理工作來說，檔案資料儲存系統需要從檔案管理人員轉移，采取室內高溫、防水、防潮等措施，在使用了電子技術之后，紙質文件逐漸被電子文件所取代，從文件管理系統中刪除管理系統，增加計算機管理、文件管理系統操作規范等相關內容。

2.2加大電子技術研發投入

電子化是檔案信息化建設和管理的重要支撐，電子技術的發展還存在很多不夠成熟的地方，電子技術在檔案管理中的應用也存在諸多弊端。盡管電子檔案是在儲存期間保存的，它可以受到有效保護，但由于檔案信息依賴于網絡，在傳遞過程中，尤其是一些高度保密的檔案材料，存在著信息泄露的風險，尤其是某些高度機密的文件，一旦被其他人獲取，其后果往往更為嚴重。在檔案信息化建設與管理中，必須充分重視相關電子技術的科研工作，提高科研投入水平，使電子技術不斷進步地保護檔案信息，為檔案信息化提供更多的信息。完善技術支持。檔案信息化建設與管理離不開電子技術，需投入一定的資金、技術和人才，進行電子技術的研究與應用。為此，各企業單位領導要高度重視，加大投入支持力度。推動檔案管理信息化隨著寬帶中國戰略的推進，中國檔案企業出現了“寬帶”概念。以信息化為背景，利用互聯網為建立綜合性檔案信息管理平臺，依托社會公共服務，實現電子檔案管理資源的全覆蓋。對某些高端的檔案，還可以建立“聯機檔案”。發展電子檔案管理試驗區和示范基地以信息化為背景，實現檔案集中管理。開展電子檔案管理示范和檔案投資開發利用試驗，開展大規模、系統化檔案管理信息化試點。不斷拓展和優化原有檔案資料，發揮試點示范的示范和引領作用，實現檔案資料的開放共享實際上，在信息化的背景下，檔案工作始終處于“流動”狀態，即檔案可以共享，檔案本身也可以擴充和發展。檔案開放共享對于進一步發揮信息化優勢，實現電子檔案資源的優化配置具有重要意義。公開分享當然也要注意適度，有些重要的文件資料仍須保密。

2.3推動檔案資料分享

檔案管理的核心目標并不是保存和整理檔案信息，而是為充分利用檔案信息提供支撐。以傳統檔案管理模式，傳統檔案均為紙質檔案，紙質檔案空間大，不可重復復制，難以實現廣泛的檔案信息共享，大大限制了檔案信息利用的效率。在電子檔案出現之后，實現檔案信息的高效利用，檔案資料的查詢和獲取，可在用戶有權進入檔案信息系統的任何地方進行，檔案信息化建設與管理就是要充分利用電子檔案這一特點。建立更加開放的檔案信息平臺，在不影響某些檔案保密的前提下，實現各種檔案信息和資料的共享，使檔案信息得到更廣泛的應用。

2.4對網絡資源進行多次開發利用

檔案信息采集范圍不斷擴大，實現了網絡資源的數字化，利用電子技術實現了網絡資源的數字化。但近年來，電子檔案的管理尚未實現規范化，所以，各行業普遍沒有一個統一、權威的檔案。同時，信息平臺和各種電子檔案資源也被存儲在多個不同的平臺上，這給用戶查找和使用檔案資源帶來了極大的困難。為此，檔案信息化建設與管理仍需重視網絡資源的開發與利用，利用先進的電子信息技術將多種檔案資源整合到因特網上，實現電子檔案的一體化管理，以促進電子檔案的應用。

總而言之，在檔案信息化已成定局的今天，在檔案管理工作中運用電子技術，不僅是檔案企業發展的需要，而且也是檔案信息化建設和管理的關鍵。它非常有意義。為使其作用得到加強，還需要在電子檔案管理系統和電子技術的研究與開發中采取適當的策略。

3結束語

從上述分析可以看出，我國傳統的檔案信息化建設與管理工作，在管理觀念、管理流程、管理模式、管理人員等方面都存在著明顯的缺陷。為加快檔案信息化建設與管理的步伐，必須從全局出發，加強管理，增加投入，注重檔案的保密性和保密性。

參考文獻：

[1]齊璐陽.電子技術在檔案信息化建設中的應用[J].現代營銷，2019，000（008）：P.173-173.

[2]何文清.電子信息技術在檔案管理中的有效應用[J].數字化用戶，2019，000（011）：64.