高職本科院校教學(xué)檔案管理探索與實(shí)踐

摘?要：本文針對目前教學(xué)檔案管理存在意識缺失、制度不全、條件有限和利用率低等高職院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，探索了高職本科院校改善教學(xué)檔案管理的可行途徑。研究表明，完善規(guī)章制度，提高檔案意識，可有效增加權(quán)威性、減少任意性;保障經(jīng)費(fèi)投入，是提高高職本科院校教學(xué)檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性，提升教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)研究的功能的基礎(chǔ)條件。《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案管理是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，它產(chǎn)生于教學(xué)活動之中，真實(shí)地記錄了高校教學(xué)活動的全過程，在反映高校教學(xué)水平的同時也體現(xiàn)了高校的管理水平。因此，做好教學(xué)檔案管理工作具有重要意義與價值。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;實(shí)踐與思考

一、高職院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

教學(xué)檔案是高職院校檔案的重要組成部分，是學(xué)校評估教學(xué)質(zhì)量和提升教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案管理工作包括教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用全過程。長期以來，由于各種原因，高職院校的教學(xué)檔案管理仍存在不同程度的問題，主要表現(xiàn)在：

（1）檔案意識淡薄。長期以來，高職院校以培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)實(shí)踐技能為教學(xué)目標(biāo)，重視實(shí)踐教學(xué)工作。而教學(xué)檔案管理是一種伴隨教學(xué)活動產(chǎn)生的后續(xù)工作，往往被忽視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生未能正確認(rèn)識教學(xué)檔案對于加強(qiáng)教學(xué)管理和提高教學(xué)質(zhì)量的作用，在制度上和資源投入上未能給予充分支持。有的院校或能意識到教學(xué)檔案的重要作用，但在實(shí)踐中也只強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案管理，忽視了更廣義層面上的教學(xué)檔案的收集、整理工作，導(dǎo)致教學(xué)檔案內(nèi)容不完整、質(zhì)量無保障，無法完整呈現(xiàn)教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的全過程。

（2）規(guī)章制度不全。隨著國家《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的出臺，近年來各高校的檔案管理工作有了明顯進(jìn)步。但當(dāng)前很多高校的檔案管理工作仍然缺乏完整的制度支撐，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的管理機(jī)制，存在檔案歸檔范圍不清晰、檔案管理流程不具體、檔案職責(zé)劃分不明確等問題。在規(guī)章制度不健全的情況下，教學(xué)檔案管理工作存在相當(dāng)大的隨意性。

（3）條件投入不夠。教學(xué)檔案管理需要投入相當(dāng)人力物力成本，但高職院校現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件普遍不夠。一是硬件條件方面，教學(xué)檔案管理需要規(guī)劃專門的教學(xué)檔案室，并配備必要的檔案存儲、開發(fā)和利用的設(shè)施設(shè)備。二是人員配備方面，現(xiàn)階段高職院校教學(xué)檔案一般由教學(xué)秘書統(tǒng)籌收集管理，但教學(xué)秘書日常工作繁雜，往往身兼數(shù)職，對于檔案管理工作有心無力。檔案管理也是一門專門的學(xué)科，大部分教學(xué)秘書缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，基本靠個人主觀理解展開工作，歸檔不及時、漏歸檔、亂歸檔的現(xiàn)象普遍存在，對教學(xué)檔案的連續(xù)性和可持續(xù)發(fā)展帶來一定影響。

（4）研究利用率低。教學(xué)檔案是加強(qiáng)教學(xué)管理、規(guī)范教學(xué)活動、深化教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量的重要參考依據(jù)。實(shí)際工作中，高職院校的教學(xué)檔案管理多停留在收集歸檔階段，除職能部門偶爾抽查外，幾乎長期閑置，利用率較低。其中的原因是多方面的。一是教學(xué)檔案普遍實(shí)行封閉管理，師生缺乏查閱檔案的意識，二是檔案管理?xiàng)l件不足，信息化程度不高，查閱不便，三是現(xiàn)有檔案完好度差，利用價值低。長期缺乏利用，教學(xué)檔案未能在推動教學(xué)改革上發(fā)揮其應(yīng)有的價值，限制了教學(xué)檔案管理工作的深入開展。

二、關(guān)于高職本科院校加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的思考

我國高職院校的發(fā)展伴隨著改革開放的歷史進(jìn)程，四十余年間，高職院校為推動區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮了重要支撐作用。與此同時，經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)一步發(fā)展對人才提出了新的更高的要求，迫切需要職業(yè)教育進(jìn)一步提升人才培養(yǎng)層次，培養(yǎng)符合行業(yè)企業(yè)需要的高素質(zhì)技能型人才。發(fā)展職業(yè)本科教育已成必然。2019年1月，國務(wù)院印發(fā)《國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，明確提出“開展本科層次職業(yè)教育試點(diǎn)”。截至目前，全國共有22所高職院校升格為高職本科院校，進(jìn)入本科職業(yè)教育試點(diǎn)，其首要任務(wù)便是提高教育質(zhì)量，培養(yǎng)基礎(chǔ)理論扎實(shí)的高素質(zhì)的技術(shù)應(yīng)用型和職業(yè)技能型高級專門人才。正如全國人大常委會原委員、全國人大教科文衛(wèi)委員會原副主任委員王佐書在調(diào)研本科層次職業(yè)學(xué)校改革試點(diǎn)工作時所強(qiáng)調(diào)的，本科層次職業(yè)院校改革試點(diǎn)工作要緊緊圍繞提高教育質(zhì)量這個中心，培養(yǎng)“知識型、技能型、創(chuàng)新型”和“具有勞模精神、工匠精神、敬業(yè)精神”的人才，推動職業(yè)教育向更高質(zhì)量、更高水平發(fā)展。做好教學(xué)檔案管理工作是提高教育質(zhì)量的前提與重要保障。

另一方面，高職院校升格為高職本科院校后，需連續(xù)5年接受教育部的評估。教育部依據(jù)《中華人民共和國高等教育法》對全國普通高等學(xué)校進(jìn)行本科教學(xué)水平評估，其中重要的評估依據(jù)即是教學(xué)檔案。教學(xué)檔案與教學(xué)評估相輔相成。教學(xué)檔案是教學(xué)評估的重要依據(jù)，教學(xué)評估反推高校提高教學(xué)檔案管理水平。因此，高職本科院校必須系統(tǒng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，將教學(xué)檔案管理貫穿教學(xué)活動全過程，為教學(xué)評估做好準(zhǔn)備。

三、高職本科院校教學(xué)檔案管理模式探索與實(shí)踐

在全國22所高職本科院校中，南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)是唯一的公辦院校。南工歷來重視教學(xué)檔案管理工作。2014年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)事故認(rèn)定與處理辦法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，“檔案管理混亂，造成嚴(yán)重后果/檔案管理不善，造成不良影響”認(rèn)定為教學(xué)事故。2018年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法》，強(qiáng)調(diào)“教學(xué)檔案工作是教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案的建檔質(zhì)量是衡量高等院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一”。2020年印發(fā)《南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院考試管理工作條例（修訂版）》，規(guī)范了試卷檔案的歸檔流程。2020年6月，隨著學(xué)校正式更名為“南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)”，進(jìn)入職業(yè)本科教學(xué)元年，學(xué)校的教學(xué)管理也面臨著更大的挑戰(zhàn)。做好教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展的必然要求，也是學(xué)校迎接教育教學(xué)評估的內(nèi)在需要。針對高職院校在教學(xué)檔案管理中存在的不足，本文根據(jù)南工在教學(xué)檔案管理工作中采取的有力措施，探索性提出建設(shè)意見，以期為高職本科院校的教學(xué)檔案管理提供借鑒。

（1）提高檔案意識，完善規(guī)章制度，增加權(quán)威性，減少任意性。意識是行動的先導(dǎo)，規(guī)則是行動的指南。升格為職業(yè)本科院校后，南工更加重視檔案管理工作，建立檔案工作機(jī)制，自上而下推動形成檔案管理意識。同時，根據(jù)高職本科教育和教學(xué)檔案的內(nèi)在屬性，進(jìn)一步修訂現(xiàn)有文件，完善教學(xué)檔案管理制度。各二級學(xué)院也結(jié)合專業(yè)實(shí)際，制定并完善教學(xué)檔案管理規(guī)定，如《教學(xué)檔案管理工作實(shí)施細(xì)則》《教學(xué)檔案保管借閱制度》《教學(xué)檔案信息化管理制度》等，在制度的監(jiān)督與指導(dǎo)下，南工的教學(xué)檔案管理工作逐步進(jìn)入制度化軌道，形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

（2）加大經(jīng)費(fèi)投入，提高條件保障。巧婦難為無米之炊。要做好教學(xué)檔案管理工作，首先要保障基本條件設(shè)施。南工加大經(jīng)費(fèi)投入，一方面，發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的信息化管理系統(tǒng)，改進(jìn)檔案管理方式，使之適應(yīng)新時代發(fā)展的要求。另一方面，專設(shè)教學(xué)檔案管理經(jīng)費(fèi)，為二級學(xué)院統(tǒng)一購置高速掃描儀等設(shè)施設(shè)備，為檔案管理工作做好保障。各二級學(xué)院單獨(dú)規(guī)劃區(qū)域用作教學(xué)檔案室，配備辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等日常辦公設(shè)施。針對試卷、實(shí)訓(xùn)資料、畢業(yè)設(shè)計(jì)文件等各類教學(xué)檔案購置適當(dāng)?shù)拇鎯ρb具，對要求長期保存的教學(xué)檔案，購置恒溫恒濕設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)代信息化手段，提高教學(xué)檔案管理水平。

（3）提高檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確要求高校檔案管理人員必須具有檔案管理的專業(yè)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識及信息化管理技能。南工重視檔案管理工作，尤其是已升本專業(yè)的教學(xué)檔案管理，結(jié)合專業(yè)實(shí)際，聘用具有專業(yè)知識和信息化管理技能的檔案管理員，提高檔案管理的專業(yè)性。暫未升本的專業(yè)和學(xué)院，暫由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的管理工作，南工組織教學(xué)秘書檔案管理工作培訓(xùn)，提高檔案管理的科學(xué)性。同時，組織檔案管理學(xué)習(xí)交流，以點(diǎn)帶面，發(fā)揮先進(jìn)院系和個人的示范帶動作用。制定激勵措施，鼓勵檔案管理員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，鉆研檔案管理工作，提高個人素養(yǎng)與工作能力。

（4）提高教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)研究的功能。教學(xué)檔案存檔后，形成按學(xué)年、學(xué)期、專業(yè)、課程、班級、任課教師為索引的全方位反映教學(xué)活動的教學(xué)材料，具有廣泛且深刻的教學(xué)研究價值。一方面，教學(xué)檔案作為教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是探索教學(xué)規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法和檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的有力證據(jù)，也是新老教師“傳幫帶”的重要教學(xué)材料，有效推動新教師快速學(xué)習(xí)進(jìn)步;另一方面，通過對各學(xué)年、學(xué)期、專業(yè)等多維度的教學(xué)檔案進(jìn)行縱向分析、橫向比較，可探索研究專業(yè)建設(shè)、教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)的變化趨勢，推動教學(xué)研究、教學(xué)改革的不斷深入與發(fā)展。

四、結(jié)語

教學(xué)檔案是高校教育教學(xué)改革的重要依據(jù)，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高校教育發(fā)展的歷史見證。高職院校升格為職業(yè)本科院校，在相當(dāng)一段時間內(nèi)，本專科專業(yè)并存，招生規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，都將為教學(xué)檔案管理工作提出更高的要求。教學(xué)檔案管理工作是全局性工作，學(xué)校和院系要從制度層面、經(jīng)費(fèi)層面、人員層面等加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理工作的支持，教學(xué)團(tuán)隊(duì)、任課教師要提高歸檔意識和利用教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)研究的意識，檔案管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識，提高管理能力，努力做好教學(xué)檔案管理工作。

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基金項(xiàng)目：2020年北京外國語大學(xué)中國外語與教育研究中心“疫情防控常態(tài)化背景下的線上教學(xué)有效性研究”（編號：ZGWYJYJJ10A077）

作者簡介：唐魏（1992—?），女，漢族，重慶人，碩士研究生，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：教育管理、英語翻譯。