OA 辦公系統在高校管理工作中應用探究

馬鑫

（畢節醫學高等專科學校，貴州 畢節 551700）

OA 辦公系統是充分結合計算機PC 端、管理學、自動化、網絡工程等學科的一門自動化辦公應用技術，從上世紀80 年代以來得到發展和推廣。辦公自動化從開始的政府主導設計到市場化推廣，越來越多的互聯網科技公司投入到OA 辦公系統開發之中，現在OA 辦公的應用已普及到各個領域，如機關事業單位、企業等等。成熟健全的OA 辦公系統能夠使工作變得高效便捷，尤其是在公文流轉、請假、物資采購申請、會議室申請等審批事項過程中讓經辦人少跑路，提高行政執行力。根據高校個性化管理制度設計工作流，有效地避免了工作中的失誤。利用現代網絡技術實現線上辦公，使用OA 終端進行異地協同辦公，讓工作效率顯著提高，依托現在智能手機開發App 應用，完全實現移動辦公，能隨時隨地處理工作，及時推送待辦任務信息，讓工作不出現遺漏。通過這些信息化的手段，最終使高校的行政辦公更加規范化、網絡化、自動化。[1]

下面結合畢節醫學高等專科學校OA 辦公平臺建設實際過程，梳理OA 平臺建設的條件、使用、維護及完善的經驗實踐。

一、OA 辦公平臺的建設過程

（一）頂層統籌，搭建基礎平臺

要實施OA 協同辦公，首先要選擇一個穩定的、可二次開發的支撐平臺，通過在不同高校的走訪調研，最終我校選擇了北京高速波軟件有限公司開發的心通達OA 系統，該系統采用主流Web 框架SSM，根據學校管理制度提供個性化二次開發，跨平臺性強，能夠實現與教師管理平臺、教務管理平臺的數據互通，具有消耗系統資源小的特點。OA 系統上線后全校教職工實現協同辦公、公文流轉、工作流、文件柜管理、會議室管理、考勤管理、議題申請、公告通知等功能，實現手機端、電腦端登錄辦公，充分滿足無紙化移動辦公，完成學校管理審批流程的線上設計全覆蓋，為學校智慧校園建設打下堅實基礎，讓學校信息化建設邁上新臺階。2019 年5 月學校針對OA 協同辦公平臺建設作出總體部署，校領導在職工大會上要求學校領導干部帶頭使用OA 辦公，學校黨政辦下發通知全面實行無紙化辦公，全校有一個月的使用過渡期。過渡期內學校組織了全校性的OA 平臺使用培訓，制定下發OA 辦公操作手冊，學校領導帶頭學習OA 辦公操作流程，將OA 辦公系統的推行使用納入年終目標考核。全校OA 辦公的順利推行，離不開學校領導推行無紙化辦公的決心和對信息化建設的高度重視。

（二）目標明確，提出基本需求

首先明確高校日常管理與政府機關有著個性化差異，而通常情況下公司提供的OA 平臺框架模板只適用于其他單位，這就要求學校根據內部管理制度作出個性化開發，讓管理制度流程化、信息化。OA 系統主要包含公告通知、日程安排、通訊錄、事務提醒、文件柜、流程中心、資源管理等模塊，其中最常用的有請假審批、物資采購申請、公告通知、公文處理、出差派車單等功能模塊，這些模塊對提高工作效率有極大的推動作用，尤其是經辦人不知道審批流程多跑冤枉路，經辦部門拿到的審批單經常出現錯漏，改變了以前一張表格到處簽字的工作習慣。學校根據工作需要在PC 辦公端應用設置了個人事務、流程中心、行政辦公、知識管理、資源管理五大模塊，而真正體現學校管理水平和管理制度的應用在流程中心，包含有新建工作、我的工作、工作委托，新建工作根據教職工不同分工設置有工作流。

審批事項電子化，表單及流程設計。學校各職能部門根據分管的領域和管理權限配合工程師設計流程圖及表單，如學校職工請假流程化（圖1），根據請假時間長短設計審批流程，考勤管理制度流程化最后匯總到行政科。類似設計還應用于出差派車單、請假申請、用印申請、物資采購申請、黨委會議題申請等17 個應用審批流程，使常見審批手續流程化、無紙化。學校現教中心為OA 系統運行提供技術支持和使用培訓，框架搭建完成后公司安排專人到校開展培訓。

圖1 教職工請假流程圖

實現電子簽章，讓流程審批電子化完全代替紙質方式。“公文處理簽”是OA 辦公系統的一個重要功能。文件的流轉處理最后將會形成文書檔案，按照傳統公文流轉方式，處理簽上需要留下領導的簽名，經過與公司的溝通協調，通過加載電子簽章插件實現電子簽章功能，讓流轉審批滿足文書檔案要求。收集全校教職工簽名制作電子簽章推廣到17 個應用審批流程，讓OA 辦公更真實、便捷，充分實現無紙化自動辦公。

（三）系統完善，設置合理的輔助功能

隨著平臺試用的推進，在主界面增設了工作日志、通訊簿、個人文件柜等個人事務模塊。

設置公共文件柜。學校相關職能部門分類上傳了學校制度、工作方案、計劃總結、填報表格、職稱評聘等公共文件，使全體OA 用戶方便快捷地找到所需公共文件。

優化設計公告通知管理。各職能部門負責人均有權發布公告通知，公告通知內容可以事務提醒的方式定向推送給具體人員，發布者可以隨時掌握閱覽情況。

會議管理。會議管理是辦公自動化系統的又一重要輔助功能，隨著學校會議室的不斷增加，傳統的會議室安排不能滿足學校會議室管理需求，增加會議室管理輔助功能，大大提高了效率，申請人在第一時間就能通過系統查看到學校各個會議室的使用情況，再根據自己的需求去申請適合自己的時間和地點安排會議，待審批通過后就可以完成會議申請流程。[2]

完善“組織溝通”。通過“組織”頁面能及時查找聯系人，如對方在線能夠開始即時通話和傳輸文件，能夠清楚看見對方聯系電話，能夠隨時編輯個人信息，具有動態電話簿功能。

二、功能優化，滿足個性化需求全覆蓋

經過一個月的試用期，逐步發現使用過程中出現與實際管理制度有偏差的流程走向。比如學校公文流轉中“公文處理”中有些文件不是單一走向，有些上級非涉密文件需要所有領導知悉，此時增加了學校公文“閱件處理簽”，學校領導能查閱文件并簽署個人意見，秘書科發起人能及時掌握文件查閱情況。又如“物資采購”流程優化，根據學校物資采購管理要求有的物品采購申請需要分管財務領導把關審簽，不同種類物資采購歸屬不同部門，如一般辦公用品由后勤科負責采購，信息化設備由現教中心采購，這就要求對流程走向進行優化完善（圖2）。

圖2 采購申請流程

步驟說明：發起人提交申請；部門領導推送分管領導；分管領導決定是否推送分管財務領導（或是返回發起人）；發起人選擇采購部門；采購部門返回發起人；發起人確認采購信息（需回復信息）。

OA 系統的高效性體現在個性化的二次開發，不能依賴通用模板，要在使用中不斷完善。如紅頭文件發文簽、一般教師調課請假申請、加班誤餐補貼申請等流程的優化設計，流程設計優化讓管理制度充分信息化，滿足學校個性化管理的方方面面。

三、部門協同，推動OA 辦公全面實施

為了加快推動0A 辦公系統的使用，學校黨政辦及時下發通知，減少教職工利用QQ、微信等其他新媒體通訊軟件傳輸文件、事務安排的信息傳遞次數，要求教職工每天登陸OA 系統。現教中心制定OA 辦公系統操作指南，組織教職工開展操作培訓，指定專人負責技術指導，解決試用過程中的各種問題，保障系統正常運行。

學校將OA 辦公的使用納入年終目標考核，職能部門發布文件能從“查閱情況”及時掌握各部門的OA 使用情況。所有工作流程均有提醒辦理功能，發起人隨時掌握流轉節點、時間、領導簽處意見等，每一個節點被完整保存，能夠對部門事務辦理有督促、量化作用，推動各部門及時查閱處理文件和開展事務辦理。

全校各部門根據分管需要及時增加、完善工作流，讓全校職工感受到OA辦公的便利性，如試用期后實驗中心增加了“實驗耗材采購申請”“實驗耗材使用申請”等。當教職工把OA 辦公使用當成一種工作習慣，真正感受到無紙化辦公的優越性，OA 辦公的建設推廣變被動為主動，全校OA辦公建設就會不斷改進、日趨完善。

總的來看，OA 辦公系統的推廣使用提升了學校管理水平，讓管理工作變得高效、便捷，無紙化辦公的實現減少了辦公成本。但在實際應用過程中需要不斷再開發、改進工作流程，平臺維護需要及時得到保障，這樣才能保證OA 系統長期穩定地服務于學校行政管理工作。[3]上述僅以畢節醫學高等專科學校OA 辦公系統前期推廣為例，希望學校各職能部門根據管理需要提出意見和建議，讓OA 系統建設更符合國家對高校數字化建設的要求，推動學校管理服務信息化水平與時俱進。