計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課程Word目錄自動(dòng)生成機(jī)制

徐雪峰

摘? 要： Word的目錄自動(dòng)生成功能，簡(jiǎn)單易用，但長(zhǎng)文編輯、多人協(xié)作時(shí)極容易出錯(cuò)，這也是很多高?！坝?jì)算機(jī)基礎(chǔ)”課程Word部分教學(xué)的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)。從目錄自動(dòng)生成的功能看，涉及列表、樣式和目錄三部分內(nèi)容，文章以Word2016為例，從分析三者特征入手，研究其關(guān)聯(lián)機(jī)制，并提出典型應(yīng)用方式，方便學(xué)習(xí)者深層次地學(xué)習(xí)和應(yīng)用Word的目錄自動(dòng)生成功能。

關(guān)鍵詞： 列表; 樣式; 目錄; 自動(dòng)生成

中圖分類號(hào)：P315.69? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ?文章編號(hào)：1006-8228（2021）04-54-03

Absrtact： Word's directory automatic generation function is simple and easy to use， but it is easy to make mistakes when editing long texts and cooperating with many people. It is also a key and difficult point in the teaching of Word of “Computer Fundamentals” course in many colleges and universities. The function of directory automatic generation involves three parts： list， style and table of contents， taking Word2016 as an example， starting from the analysis of the characteristics of the three， this paper studies its correlation mechanism， and puts forward typical application methods to facilitate learners' deep learning and application of Word's directory automatic generation function.

Key words： list; style; table of contents; automatic generation

0 引言

Microsoft Office Word是微軟Office家族中的成員之一，是文檔處理應(yīng)用程序，用于創(chuàng)建專業(yè)優(yōu)雅的文本文檔。Word的目錄自動(dòng)生成功能，為構(gòu)建文檔目錄提供了極大方便，很容易上手，但在長(zhǎng)文編輯、多人多電腦協(xié)作編輯時(shí)又極容易產(chǎn)生混亂，極端情況下甚至迫使編輯者放棄使用目錄自動(dòng)生成功能。

Word的目錄自動(dòng)生成功能，是很多高校“計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)”課程Word部分教學(xué)的一個(gè)重難點(diǎn)，從功能講涉及列表、樣式和目錄三部分內(nèi)容。本文以Word2016為例，從分析三者特征入手，研究其關(guān)聯(lián)機(jī)制，并提出典型應(yīng)用方式，方便學(xué)習(xí)者深層次學(xué)習(xí)和應(yīng)用Word的目錄自動(dòng)生成功能。

1 樣式、列表和目錄的特征

1.1 樣式特征

Word中可創(chuàng)建的樣式類型包括字符樣式、段落樣式、鏈接段落和字符樣式、表格樣式和列表樣式。

鏈接段落和字符樣式是Word2007引入的一種新樣式類型，兼有段落樣式和字符樣式的特點(diǎn)，應(yīng)用于段落時(shí)對(duì)整段生效，應(yīng)用于字符時(shí)對(duì)字符生效[1]，所以Word內(nèi)建標(biāo)題樣式采用的類型是鏈接段落和字符樣式。

1.2 列表特征

在Word中，列表是若干段落之間關(guān)系的格式，描述的是多個(gè)段落間的整體控制和強(qiáng)調(diào)關(guān)系[2]。

從類型看，列表有項(xiàng)目符號(hào)列表和編號(hào)列表之分。從級(jí)別看，列表分單級(jí)列表和多級(jí)列表。特定列表的同一級(jí)別，具有相同的層次結(jié)構(gòu)和縮進(jìn)，不同的則相反;對(duì)于多級(jí)列表，列表級(jí)別是組合多級(jí)列表的關(guān)鍵，最多包括九個(gè)級(jí)別[3]。

通過類型與級(jí)別的組合，可構(gòu)建多級(jí)符號(hào)列表，如圖1（e）;及多級(jí)編號(hào)列表和符號(hào)編號(hào)混合多級(jí)列表，如圖1（d）。多級(jí)編號(hào)列表和不同級(jí)別編號(hào)之間存在依賴關(guān)系。多級(jí)列表定義通過“定義新的多級(jí)列表”功能面板實(shí)現(xiàn)，如圖1（c）所示，其中數(shù)字1指明當(dāng)前在定義新多級(jí)列表的第5級(jí)的編號(hào)或符號(hào)，編號(hào)或符號(hào)樣式通過數(shù)字3處功能選擇，符號(hào)、編號(hào)格式通過數(shù)字2和3處的功能編輯，起始編號(hào)或不同級(jí)別編號(hào)的依賴關(guān)系通過數(shù)字5處功能實(shí)現(xiàn)，設(shè)置作用范圍通過數(shù)字6處的功能實(shí)現(xiàn)。

列表操作時(shí)，需要關(guān)注兩點(diǎn)：一是文中如果存在多個(gè)列表，要理清作用于若干段落的列表是否為同一列表，其列表的類型是什么，此點(diǎn)可通過列表管理器的當(dāng)前列表和點(diǎn)選列表編號(hào)查看，如圖1（a）;二是明確列表項(xiàng)所屬級(jí)別，可通過查看縮進(jìn)效果和使用更改列表級(jí)別功能區(qū)分，如圖1（b）。

1.3 目錄特征

Word目錄通常由各級(jí)標(biāo)題及其所在頁的頁碼組成，是文檔的概述，目的在于方便閱讀者直接定位到特定內(nèi)容。

目錄的自動(dòng)生成包括三個(gè)步驟：一是標(biāo)記目錄項(xiàng)，作為目錄構(gòu)建依據(jù)，可標(biāo)記最多九個(gè)級(jí)別。二是明確目錄級(jí)別和目錄樣式，用于生成目錄文本。目錄級(jí)別和目錄樣式一一對(duì)應(yīng)，Word提供了九級(jí)目錄樣式。三是選擇目錄建立規(guī)則，構(gòu)建目錄項(xiàng)標(biāo)記和目錄級(jí)別映射，自動(dòng)生成目錄。

2 樣式、列表和目錄的關(guān)聯(lián)機(jī)制

2.1 列表與樣式的關(guān)聯(lián)機(jī)制

在新建列表時(shí)，可設(shè)置特定級(jí)別列表與特定樣式關(guān)聯(lián)，如圖1（c）數(shù)字7所示的功能，通過選擇有效樣式，建立列表與樣式集的關(guān)聯(lián)。與樣式關(guān)聯(lián)的列表在列表管理器中，項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)與樣式名稱同時(shí)展示，如圖2（b）所示，注意與圖1（a）數(shù)字3處無樣式關(guān)聯(lián)列表展示的區(qū)別。關(guān)聯(lián)后，在樣式窗格中可查看到對(duì)應(yīng)樣式的多級(jí)列表詳細(xì)信息，如圖2（a）和圖2（e）所示。

列表和樣式的關(guān)聯(lián)包括兩個(gè)層面：實(shí)例層面和類型層面，實(shí)例層面的關(guān)聯(lián)可斷開和重建。把光標(biāo)移動(dòng)到要斷開實(shí)例關(guān)聯(lián)的特定列表的某個(gè)列表項(xiàng)，再選擇列表管理器中其它與樣式無關(guān)聯(lián)的列表，或者與同一樣式集關(guān)聯(lián)的列表，可一次性斷開特定列表與特定樣式集的實(shí)例關(guān)聯(lián)，如圖2的（c）和（d），（c）中已無項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)格式信息。如果在此操作前，在列表管理器中，把關(guān)聯(lián)樣式的特定列表從“當(dāng)前文檔中列表”保存到了列表庫，則特定列表與特定樣式集的類型層面關(guān)聯(lián)仍然存在。選擇若干段落文本，再選擇列表庫中與樣式關(guān)聯(lián)的特定列表，文本將被列表和樣式同時(shí)格式化，此時(shí)列表與特定樣式集建立實(shí)例層面的關(guān)聯(lián)。

使用關(guān)聯(lián)樣式的多級(jí)列表，發(fā)生類型錯(cuò)亂、編號(hào)混亂的主要根源，在于對(duì)實(shí)例和類型關(guān)聯(lián)的誤用。

2.2 樣式與目錄的關(guān)聯(lián)機(jī)制

標(biāo)記目錄項(xiàng)的方式，包括有效樣式（圖3（a）-（1））、大綱級(jí)別（圖3（a）-（2））和目錄域。簡(jiǎn)單且常用的是有效樣式和大綱級(jí)別。

能作為目錄建立依據(jù)的有效樣式類型，只能為段落樣式、鏈接段落和字符樣式。以段落樣式、鏈接段落和字符樣式格式化整段文本標(biāo)記目錄項(xiàng)時(shí)，段落文本出現(xiàn)在目錄文本項(xiàng)中;以鏈接段落和字符樣式格式化段首文本標(biāo)記目錄項(xiàng)時(shí)，只對(duì)應(yīng)字符文本出現(xiàn)在目錄文本項(xiàng)中，非段首的不能作為目錄建立依據(jù)。目錄項(xiàng)標(biāo)記文本段首如果有多級(jí)列表編號(hào)，則目錄文本對(duì)應(yīng)出現(xiàn)編號(hào)。

有效樣式（圖3（a）-（1））與目錄級(jí)別（圖3（a）-（3））可建立映射關(guān)系（圖3（a）-（4）所示），作為目錄建立依據(jù)。目錄級(jí)別決定目錄文本樣式級(jí)別（圖3（b）-（1）），每一級(jí)目錄文本樣式可修改（圖3（b）-（2））。

可為段落設(shè)置大綱級(jí)別，使之作為目錄項(xiàng)標(biāo)記，之后單選大綱級(jí)別為依據(jù)，建立目錄。此時(shí)，大綱級(jí)別與目錄級(jí)別和樣式級(jí)別對(duì)應(yīng)，段落作為目錄文本。

有效樣式可與大綱級(jí)別混合使用。混合使用時(shí)，大綱級(jí)別自動(dòng)作為目錄級(jí)別，但這個(gè)級(jí)別編號(hào)可以修改（圖3（a）-（3））。

3 典型應(yīng)用方式

3.1 多級(jí)列表關(guān)聯(lián)內(nèi)建標(biāo)題樣式生成目錄

目錄自動(dòng)生成，基于有效樣式是效率最高的方式，有效樣式采用Word內(nèi)建提供的九級(jí)標(biāo)題樣式則是最方便的選擇。如果同一臺(tái)電腦要編輯多個(gè)文本，所采用的標(biāo)題格式差別較大，則最好基于內(nèi)建標(biāo)題樣式，針對(duì)性新建標(biāo)題樣式，并賦予不同的樣式名以示區(qū)分;建議不要輕易直接修改內(nèi)建標(biāo)題樣式。之后，建立自建樣式與多級(jí)列表的關(guān)聯(lián)。文本和標(biāo)題編輯完成后，選擇適當(dāng)?shù)奈恢?，以有效樣式和大綱級(jí)別（內(nèi)建標(biāo)題有大綱級(jí)別設(shè)置）為依據(jù)建立目錄。

3.2 樣式共享實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)文目錄多人協(xié)作編輯

多人多電腦協(xié)作編輯長(zhǎng)文時(shí)，首先通過樣式共享的方式，確保多臺(tái)電腦Word軟件環(huán)境，都存在公用的關(guān)聯(lián)標(biāo)題樣式的多級(jí)列表。樣式共享較簡(jiǎn)單的方式，是分發(fā)一個(gè)Word文檔，其內(nèi)存在示例標(biāo)題，標(biāo)題被關(guān)聯(lián)樣式的多級(jí)列表格式化。在目標(biāo)電腦中，打開此Word文檔，把多級(jí)列表保存到列表庫，樣式保存到共享模板。

相同環(huán)境下編輯的長(zhǎng)文標(biāo)題列表，在正文合并時(shí)，Word依據(jù)樣式類型，自動(dòng)識(shí)別成一個(gè)統(tǒng)一的列表，此時(shí)再按規(guī)則自動(dòng)生成目錄即可。

4 結(jié)束語

本文從機(jī)理的角度分析了Word目錄自動(dòng)生成的過程，文中所描述操作的再現(xiàn)，需要學(xué)習(xí)者具備初步的列表、樣式和目錄的操作技能，在此基礎(chǔ)上正確地使用列表、樣式和目錄的特征，注意三者的關(guān)聯(lián)機(jī)制，遵循典型應(yīng)用方式，必定能充分體驗(yàn)Word自動(dòng)生成目錄功能的方便性和快捷性，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)（References）：

[1] 劉凡馨等編著.得心應(yīng)手學(xué)Word2007[M].電子工業(yè)出版社，2007.

[2] 唐鑄文.計(jì)算思維與計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].華中科技大學(xué)出版社，2020.

[3] 張強(qiáng)華等編著.捷足先登Word2000[M].南開大學(xué)出版社，2000.