數字檔案館（室）建設研究

陳曉靜

摘要：隨著信息時代的到來，數據信息的種類越來越多樣化，被視為一種創新型驅動力和全新的生產要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數據，將檔案數據與互聯網科技相融合已是大勢所趨，通過數字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務，

關鍵詞：大數據;數字檔案館（室）;建設

一、 數字檔案館（室）的定義

數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到發布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制，并從全程管理和最優化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務（摘自百度百科）。簡單地來說數字檔案館（室）是建立在互聯網技術之上，通過搭建起的檔案數字化平臺，實現檔案資源的網上統一收集、管理、保存、利用等一系列檔案建設活動。

二、數字檔案館（室）建設意義

隨著信息時代的到來，數據信息的種類越來越多樣化，被視為一種創新型驅動力和全新的生產要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數據，將檔案數據與互聯網科技相融合已是大勢所趨，通過數字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務，更好地為企事業單位重點工作服務，更好地保護檔案，延長壽命。充分發揮檔案的憑證參考性作用，增強檔案信息管理與服務能力，提高檔案管理管理水平。

三、建設數字檔案館（室）步驟

（一）統籌規劃，明確職責分工。首先要明確建設數字檔案館（室）是一個系統工程，需要全員參與。信息部門、業務部門、保密部門等協同工作，明確各職能部門相關人員的責任，壓實責任，有計劃有步驟地開展。其次應把建設數字檔案館（室）納入規劃納入企事業單位建設規劃中，做到同步規劃。本單位分管檔案和職能部門領導，壓實責任，建立檔案部門和網絡中心聯合工作機制，將數字檔案室納入檔案人員績效考核中。最后應對檔案管理的分類方案歸檔范圍保管期限表等檔案規章制度進行梳理、完善。做好總體架構和技術方案的規劃，并考慮到檔案管理系統建設的擴展性和兼容性。

（二）基礎設施建設。檔案信息化建設始終建立在數字檔案館建設所需的基礎設施之上，企事業單位要從網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備五個方面進行全方位的更新與完善，從而促進數字檔案館（室）信息化建設與開展。盡量在已有相關基礎設施確保安全的基礎上，按照相關要求進行適當調整，遵循滿足需求、適當超前、易于擴展、保障安全的基本原則。

（三）應用系統建設。數字檔案館（室）應用系統，是一種電子檔案管理系統，作用是對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用等的計算機信息系統。應用系統內嵌檔案分類方法，歸檔范圍和保管期限表，需具備自動收集分類歸檔利用銷毀提示的功能。

（四）數字檔案資源建設。數字檔案資源包括業務形成的電子文件的歸檔和傳統載體檔案數字化生成檔案數字副本完成文件的歸檔。如委托其他單位進行檔案整理、寄存、開發利用和數字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業簽訂委托協議，約定服務的范圍、質量和技術標準等內容，并對受托方進行監督。受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規定，確保檔案的安全。電子文件的歸檔應可在數字檔案平臺上確保檔案的質量、歸檔時間方式等，實現增量電子化，推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接，保證電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。

（五）保障體系建設。制度保障，研究檔案分類方案，文件保管期限和保管期限表、元數據方案、文件編號規則等制度保障;經費保障，主要包括應用系統建設經費、辦公自動化系統等與檔案管理軟件對接開發費用、數字化服務費用、檔案專兼職人員培訓費用等，確保為數字檔案館（室）建設工作提供必要的經費保障。全面提高檔案管理人員的職業素養，推動我國檔案管理事業的檔案管理專業化，檔案服務特色化。

（六）試運行階段。基于開放檔案信息系統（OAIS）參考模型，結合《數字檔案館建設指南》、《數字檔案館建設概論》等建設標準測試數字檔案平臺自動鑒定文件的歸檔范圍及保管期限、檢查是否具有自動收集、分類、歸檔等功能。