論高職學生檔案管理存在的再認識

陳楊犀

[摘? 要：高職學生檔案真實反映了學生的在校生活，需要學校統一的歸檔管理，為學生畢業后企業的錄用提供了依據。隨著我國教育事業的蓬勃發展，高職教育取得了人們的重視，在教育理念、方法上有了很大的創新，但缺一直忽視了學生的檔案管理，沒有認識到學生檔案的作用。本文分析了高職學生檔案管理的問題，對高職學生檔案管理進行了再認識。

關鍵詞：高職學生;檔案管理;認識]

高職院校與普通高校培養人才的方向不同，他們主要為社會輸出技術性人才，因此開展的理論教學和實踐活動也有很大的區別。學生檔案能清晰記錄學校的教學活動和學生專業培訓的內容，但由于高職學生檔案管理制度不規范，會影響學生之后的發展，需要學校提起重視，創新完善高職學生檔案管理。

一、高職學生檔案管理存在的問題

高職學生的檔案中記錄了他們在校期間參加的學習活動、實習經歷、學習表現以及社會經驗等，做好高職學生檔案管理能為之后的教育和工作提供準確依據，制定出適合學生的學習方案，是高職院校的重要工作內容。但由于高職院校學生眾多，檔案管理的工作量巨大，導致目前的高職學生檔案管理存在一些問題：首先，高職院校對學生檔案管理工作不重視，他們覺得學校的主要工作是教育，檔案只是暫放在學校，并不會對學生有什么影響。而且部分院校負責檔案管理的老師缺乏專業素養，沒有經過專業的培訓，檔案管理的技能不熟練。其次，部分院校檔案管理的制度不規范，沒有同意要求學生的檔案收集、整理、保管方法，而且還有些學生主要管理紙質學生檔案，查詢起來會比較麻煩，也加大了檔案管理的工作內容。最后，學生檔案應該記錄下他們在校期間的各種學習、活動經歷、表現等，但有些院校只是收集了學生的畢業記錄、入團入黨申請等，沒有記錄學生在校期間技能、知識、能力的學習情況，導致高職學生檔案利用率低下。

二、高職學生檔案管理問題的解決策略

（一）轉變管理思想 認識檔案作用

許多學生檔案管理的問題都是因為學校不重視造成的，想要提高高職學生檔案管理的效率，首先要提高高職院校對檔案管理的重視，不僅是學生和負責檔案管理的教師，還有學生導員、學校領導等，認識到檔案未來會影響學生的工作，并要求全校上下配合檔案部門的工作，將檔案管理納入教師日常管理工作中。導員和科任教師與學生接觸比較多，對學生的專業能力和實際情況比較了解，在管理學生檔案時，可以尋求他們的幫助，如果有遺漏、殘缺的地方要及時補充。另外，可以利用學校的校園網站、公眾號、校園活動等宣傳檔案管理的重要性，提起學生對自己檔案的重視。

（二）提高教師素養 規范檔案管理

檔案管理人員的素養對檔案管理也有重要影響，穩定、高素養的人才能保證學生檔案管理的質量。因此，高職院校應重視檔案管理人員的培訓工作，多開展一些與檔案管理有關的技術培訓或交流活動，讓他們在交流中學習先進的管理技術，提高信息化檔案管理能，并具備正確的檔案管理態度。其次，需要為檔案管理人員提供保障，畢竟檔案管理不是高職院校的主流工作，檔案管理人員在工作中會產生落差，久而久之認為自己的工作不重要。學校可以利用評職稱、晉升機制激勵他們，穩定檔案人員的工作，促進高職學生檔案管理的規范。

（三）利用信息技術 完善檔案管理

隨著信息技術的發展，許多高職院校已經采用信息化的檔案管理方式，但還有些院校信息化水平不高，認為信息技術不反感，很難實現的檔案密封、簽名蓋章的功能，還會有檔案泄露的風險。對于這一問題，學校應逐漸增加檔案信息化程度，先共同使用紙質檔案和電子檔案，從學生入學開始就建立起他們的基本信息，隨著學生經驗、活動的增加健全，同時不定期的對檔案維護，給教師、學生不同的檔案權限，從而降低檔案泄露的風險。另外為了保證檔案的真實性，學校需要對相關文件生成法律憑證，對檔案進行永久備份，并且及時修改、補充紙質檔案內容，雖然前期的建立工作會比較復雜，但在電子檔案技術逐漸成熟后能減輕檔案部門的壓力，形成便捷、完善的檔案管理系統。

（四）完善檔案內容 提高檔案利用

許多院校在記錄學生檔案時，不知道哪些信息是有用的，只提供了學生的一些證明，沒有全面、真實的記錄學生學習生活，甚至沒有及時更新學生的身體情況、家庭情況等，對于學生的思想道德、活動經歷記錄的更是少之又少，導致學生的檔案利用率不高。為了解決這一問題，高職院校應完善學生檔案內容，將學生檔案分成知識能力、綜合素養、心理健康三個部分，在知識能力中記錄學生專業實踐時的情況，是否有良好的創造、操作、技術能力，清晰記錄學生是否能在未來擔任相應的工作內容;在綜合素質中記錄學生參加一些社團活動、思想道德活動、社會實踐活動的情況，使未來的企業單位能從這些經歷中了解學生是一位怎樣的人，有怎樣的性格、素養等。在心理健康中可以記錄學生適合的就業方向、心理特點、身體素質等，還有家庭的基本信息、生活情況，如學生在校內的信用如何、是否有打架斗毆的問題、考試是否作弊等，以此來提高高職學生檔案的真實性、全面性和實用性。

三、結束語

綜上所述，檔案管理是高職院校工作的重要內容，不僅關系到學生工作的選擇，也記錄了學校教育的發展。目前高職學生在社會上的競爭越來越大，檔案也變得越來越重要，高職院校應重視學生檔案的管理，規范檔案的歸檔、記錄方式，利用信息化手段完善檔案管理制度，同時提高檔案管理人員的專業素養，有效解決高職學生檔案管理中的問題。

參考文獻

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