淺談疫情防控檔案收集與利用

徐震

摘 要：新冠肺炎疫情向我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)起了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，文章結(jié)合防疫實(shí)際經(jīng)驗(yàn)及疫情防控檔案收集的真實(shí)情形，總結(jié)疫情防控檔案收集的意義及相關(guān)注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎；檔案；收集利用

2019年歲末暴發(fā)的新冠肺炎疫情給我國公共衛(wèi)生事業(yè)帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在抗擊新冠肺炎疫情的過程中，各級管理部門尤其是醫(yī)療衛(wèi)生部門借鑒2003年抗擊“非典”疫情專題檔案[1]，迅速成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)工作小組，采納“非典”防疫期間累積的寶貴經(jīng)驗(yàn)，確立防疫體系，及時(shí)出臺防疫相關(guān)工作制度和應(yīng)急流程，為獲得此次疫情防控阻擊戰(zhàn)的最后勝利奠定了基礎(chǔ)。筆者作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中綜合檔案管理者，結(jié)合兩次防疫實(shí)際案例及所在醫(yī)院實(shí)際，針對疫情防控檔案的概念、重要性、收集與管理提出以下思考建議。

一、疫情防控檔案的概念

1.定義

習(xí)近平總書記曾說過：“疫情防控不只是醫(yī)藥衛(wèi)生問題，而是全方位的工作，各項(xiàng)工作都要為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持。”[2]疫情防控檔案是在特定的時(shí)間、特定的地點(diǎn)、特定的條件下產(chǎn)生的不可復(fù)制的記錄[3]，也是疾病流行規(guī)律的歷史見證，是核對歷史事實(shí)真?zhèn)蔚牡谝皇植牧稀Ｒ虼艘咔榉揽貦n案收集的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性都具備嚴(yán)格的要求。南京醫(yī)科大學(xué)附屬婦產(chǎn)醫(yī)院黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視疫情防控期間產(chǎn)生的檔案材料管理工作，在院辦設(shè)立專人，劃出專門場所用于新冠肺炎疫情防控過程中產(chǎn)生的文字、圖片、音頻、視頻等資料的整理歸檔。

2.分類

（1）紙質(zhì)檔案

疫情防控檔案中的紙質(zhì)檔案不僅包括傳統(tǒng)的文件，還有各類防控工作會議、視頻會議、專題會議產(chǎn)生的文字材料以及在患者救治過程中全部的診療記錄，包括患者患病時(shí)間、地點(diǎn)、治療過程及治療效果，特殊時(shí)期制定的診療流程（分診、轉(zhuǎn)運(yùn)、排查等）、診療用藥方案、醫(yī)護(hù)人員組織管理細(xì)則、診療技術(shù)方案、醫(yī)療物資分配、應(yīng)急處置方案、后勤保障方案等。[4]作為疫情防控過程中形成的第一手資料，紙質(zhì)檔案詳細(xì)記錄了疫情的發(fā)展動態(tài)。

（2）聲像檔案

除紙質(zhì)檔案外，此次新冠肺炎疫情防控過程中形成了大量的視頻資料、錄音資料和照片資料，記錄了疫情防控的全過程，形成了紙質(zhì)檔案的有力補(bǔ)充。聲像檔案作為疫情檔案的重要組成部分，包括疫情防控相關(guān)單位工作中形成的聲像資料、廣播電視機(jī)構(gòu)制作的專題節(jié)目資料、融媒體中心收集的聲像資料等，還涉及以網(wǎng)絡(luò)資訊為主的網(wǎng)頁檔案，包括政府部門、新聞媒體等向社會公眾發(fā)布的大量網(wǎng)絡(luò)資訊等資料。[5]因其有著傳播迅速、呈現(xiàn)方式豐富、互動性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案收集部門也應(yīng)當(dāng)充分全面采集，將其固化成為可歸檔、可利用的數(shù)據(jù)。同時(shí)，聲像檔案收集時(shí)要注意同步收集文字說明、拍攝者信息等。

（3）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案是指疫情防控期間產(chǎn)生的具有典型意義的橫幅、旗幟、印章、模型、工作證件、專用產(chǎn)品和包裝等。[6]在實(shí)物資料收集時(shí)，要注重檔案的真實(shí)性、客觀性，確保實(shí)物檔案能夠體現(xiàn)抗擊疫情背景下群眾精神風(fēng)貌。所有的實(shí)物檔案均應(yīng)配文說明，對于部分不易保存的實(shí)物檔案可采用聲像資料的方式收集。

二、疫情防控檔案的重要性

疫情防控檔案內(nèi)容涉及管理規(guī)章制度、應(yīng)急處理流程，還包括醫(yī)療機(jī)構(gòu)為社會人群服務(wù)的內(nèi)容以及依靠群眾和社會力量共同開展防疫的臨時(shí)性與長期性工作記錄。疫情防控檔案具有超強(qiáng)的政策性、科學(xué)性、社會性、多階段性等特點(diǎn)。在新冠肺炎疫情防治中，全國各級疾控部門可根據(jù)疫情防控檔案信息，分析總結(jié)防控措施的有效性，并采取有效措施開展疫情防控工作。例如湖北省武漢市“火神山”疫情防控設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在充分參考“非典”小湯山醫(yī)院設(shè)計(jì)圖紙的基礎(chǔ)上，僅24小時(shí)即完成了醫(yī)院圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，充分體現(xiàn)了檔案的重要作用。

疫情防控檔案資料詳細(xì)記錄了患者患病時(shí)間、地點(diǎn)、治療過程及治療效果，記錄翔實(shí)，可供各領(lǐng)域?qū)＜议_展流行病學(xué)調(diào)查、傳染病危害、傳播規(guī)律等研究，便于制定系統(tǒng)性防控措施，為政府制定衛(wèi)生政策提供依據(jù)。相關(guān)部門在疫情防控過程中通過各種載體對抗疫舉措等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的記錄，再分門別類規(guī)范整理，充分再現(xiàn)疫情抗擊的過程，形成了抗擊疫情的重要見證，能夠真實(shí)全面地反映疫情狀況，并通過深挖檔案資源，匯編成冊，以出版、專題展覽等形式展現(xiàn)給社會大眾，起到以史為鑒、警鐘長鳴的作用，督促社會民眾提高公共衛(wèi)生安全意識。

三、疫情防控檔案的收集

江蘇省委書記婁勤儉對疫情防控檔案工作作出“及時(shí)歸檔，以資借鑒”的批示。省委常委、秘書長郭元強(qiáng)也提出 “抓好做實(shí)疫情防控有關(guān)資料的歸檔工作” 的要求。抗擊新冠肺炎疫情期間，醫(yī)護(hù)人員作為與疫情接觸最為密切的群體，其經(jīng)歷和記憶最為真實(shí)地還原了抗疫的情況，他們的記錄和感觸生動、立體、全面地記載在疫情防控檔案之中。[7]為保證疫情防控檔案收集覆蓋面更廣泛、內(nèi)容更加真實(shí)可信，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)面向當(dāng)時(shí)親歷疫情的醫(yī)護(hù)人員，廣泛征集其參與抗擊疫情的過程中所形成的各種不同載體的檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案，以及各部門利用不同載體對抗疫舉措及時(shí)準(zhǔn)確的記錄等，形成系統(tǒng)性的疫情防控檔案體系。在檔案收集過程中應(yīng)建立相應(yīng)制度，采取必要的措施，增強(qiáng)檔案保管意識，不論是文件、圖片、實(shí)物還是數(shù)據(jù)，都為今后迅速查找、科學(xué)決策、及時(shí)正確應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供重要參考依據(jù)。[8]

檔案收集的主要目的是便于使用。為切實(shí)提高疫情防控檔案使用效率，必須結(jié)合疫情檔案形成特點(diǎn)及抗疫過程實(shí)際情況，準(zhǔn)確掌握疫情動態(tài)信息，總結(jié)其形成機(jī)制與規(guī)律，確保疫情檔案的齊全、完整、真實(shí)是基本前提。在收集的過程中，檔案管理員應(yīng)當(dāng)要求各部門上報(bào)的信息必須真實(shí)可靠，不得有漏報(bào)、瞞報(bào)、謊報(bào)情況出現(xiàn)，尤其應(yīng)重視對防控應(yīng)急措施及組織領(lǐng)導(dǎo)等關(guān)鍵檔案的收集與保存，保證家底清、心底明，收集的疫情檔案應(yīng)“存之能用，用之能戰(zhàn)”[9]。疫情防控檔案收集除了能夠幫助各領(lǐng)域?qū)＜已芯刻釤挸鰝魅静∥：Α鞑ヒ?guī)律和特點(diǎn)，為制定系統(tǒng)性防控措施與政府制定衛(wèi)生政策提供依據(jù)，還可以真實(shí)還原抗疫歷程，為今后構(gòu)建公共衛(wèi)生防疫體系提供翔實(shí)參考資料。

四、疫情防控檔案收集利用實(shí)踐討論

檔案的利用是對檔案收集工作的一種檢驗(yàn)，在不斷發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)和不足之處的同時(shí)也能推進(jìn)檔案工作社會服務(wù)進(jìn)程。在疫情檔案收集利用的過程中應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門針對存在的問題，采取具體的改革措施來促進(jìn)收集工作的完善。檔案收集與利用是相互統(tǒng)一、相互制約的關(guān)系，收集是利用的基礎(chǔ)，利用是收集的成果和提升，疫情防控檔案管理工作應(yīng)在完整收集的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用，把兩者有機(jī)結(jié)合。疫情檔案資料管理的信息化水平是進(jìn)一步提升疫情分析科學(xué)性、系統(tǒng)性、快捷性的基礎(chǔ)[10]。南京醫(yī)科大學(xué)附屬婦產(chǎn)醫(yī)院在檔案管理工作中配備專用信息系統(tǒng)，并有專人負(fù)責(zé)疫情檔案管理軟件的使用和數(shù)據(jù)通訊，及時(shí)收集、匯總、報(bào)出及備案存檔。此外，重視加強(qiáng)信息保密措施，通過計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)傳送疫情數(shù)據(jù)必須采用加密措施，防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲破壞疫情軟件和數(shù)據(jù)庫[11]，利用信息化的手段加強(qiáng)對檔案的存儲與開發(fā)利用。

五、結(jié)語

在常態(tài)化“外防輸入，內(nèi)防反彈”的形勢下，南京醫(yī)科大學(xué)附屬婦產(chǎn)醫(yī)院也充分拓展利用已有的疫情防控檔案，從戰(zhàn)略部署、檔案征集、整合應(yīng)用等方面出臺舉措，以實(shí)際行動助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。醫(yī)院在汲取現(xiàn)有疫情防控戰(zhàn)略措施經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合江蘇疫情形勢及自身實(shí)際情況，針對性進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整與方案優(yōu)化，出臺并實(shí)行《南京市婦幼保健院新冠肺炎疫情防控方案（第三版）》《南京市婦幼保健院新冠肺炎醫(yī)療救治工作方案》等，按照“早發(fā)現(xiàn)、早診斷、早報(bào)告、早隔離、早治療“的原則，及時(shí)做好新冠肺炎疫情防控工作，加強(qiáng)對無癥狀感染者的排查，規(guī)范疫情調(diào)查和密切接觸者管理，防止疫情擴(kuò)散蔓延。同時(shí)，針對防控關(guān)鍵環(huán)節(jié)出臺專項(xiàng)措施，涵蓋就診管理、防護(hù)措施管理、病區(qū)管理、醫(yī)護(hù)人員管理等多個(gè)方面，確保各項(xiàng)防控措施做細(xì)做實(shí)，讓疫情防控檔案的收集有據(jù)可依，有序可循。加大檔案資源編研力度，編制院級疫情防控檔案專題目錄和編研材料，深入挖掘疫情防控檔案信息資源，及時(shí)報(bào)上級參閱，送相關(guān)部門參考，更好發(fā)揮檔案的資政作用。加強(qiáng)檔案資源共享，記錄疫情動態(tài)變化趨勢以及流行規(guī)律等信息，將可公開的疫情防控檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供遠(yuǎn)程查詢、科普服務(wù)，發(fā)揮檔案資源的教育、宣傳價(jià)值，實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案的推廣、應(yīng)用。

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