基于數字化校園背景簡析高校檔案集中管理要點

趙淑英

【摘? 要】高校檔案是一個高校歷史見證的憑證，同時也是對高校發展進行研究的重要資源，對于高校發展是極為重要的。基于數字化校園背景，高校在日常生活中產生了大量的電子版檔案，需要專門的高校檔案管理部門進行整理，分類，保存，利用和管理。所以，如果要確保高校檔案管理的質量，勢必要擺脫傳統的檔案管理模式，創新高校檔案管理模式，加速推進高校的檔案信息化管理。

【關鍵詞】數字化校園;高校檔案;管理要點

1.數字化校園對高校檔案管理的積極影響

1.1數字化校園的建設提高了高校管理效率

在數字化校園的背景下，高校管理信息化穩步推進，檔案管理也毫不例外。現在的檔案管理不再是用一個圖書館般大的房間，用書柜對各類檔案進行分類，全部由人工進行操作;而是通過網絡技術的運用，將高校的檔案存入電子檔，檔案管理者只需要通過電腦便可以對檔案進行分類與整理，不僅節省了時間成本，更節約了人力資源。信息化檔案管理其實表現在兩方面：一方面由傳統的人工管理記錄模式向電子化管理轉變，提高了檔案管理的效率;另一方面是數字化校園背景下高校檔案管理模式發生了根本變化，不再需要大量的儲存空間，同時還減少了外界不可控的因素，保證了檔案的安全管理。通過這樣的信息化管理，能夠對檔案文字快速提取，大大提高了檔案的利用率。

1.2數字化校園推動了高校檔案事業的發展

檔案管理是校園組織管理工作中的重要組成部分，數字化校園從根本上推動了檔案事業的發展。一方面，通過數字化校園，學校各個部門的信息能夠實現互通，在出現新情況的第一時間便可以進行交流，快速地對問題進行處理與解決，不僅加強了各部門之間的聯系，還提高了各部門的辦事效率與準確度，實現了檔案工作的數字化和網絡化;另一方面，因為數字化校園，學校就會引進高科技技術產品，而這些產品也就確保了學校檔案管理的質量，從而推動了高校檔案事業的發展。

1.3數字化校園推動變革高校檔案管理模式

數字化校園的建設，也就是從傳統的管理模式中走出來，向新穎的科學管理模式轉變。科學合理的檔案管理模式能夠提升學校檔案管理的效率，更好的學校檔案資源進行分類整理，促進高校檔案事業的發展。在此背景下，校園檔案管理實現了信息化和網絡化，利用校園網建立檔案管理信息系統，將校園推動走入了高科技的新時代。這樣，信息化網絡技術應用的更為廣泛，信息化管理模式也將會走入更多的企業和組織，不僅推動了科學技術的發展，也大大提升了社會資源的利用率，使信息化管理模式走入大眾的視野。

2.校園數字化背景下高校檔案集中管理要點

2.1高校檔案管理模式的選擇

雖然校園數字化已經在實施建設中，但很多高校對于檔案管理的模式仍然比較模糊，沒有確定的規章制度與管理措施，以至于產生了文件分類不到位，文件不齊全等問題。所以，為了更好地推進高校檔案管理工作，必須對高校檔案管理模式進行嚴苛的選擇，結合高校自身的管理模式和實際情況，尋找并建立屬于自己高校的檔案管理模式。有些學校已經對比進行了嘗試，主要有三種類型：一、文件生成機構管理模式：電子檔案由高校各個部門等生成機構保管，各個部門成立自己的檔案管理機構，并按照檔案管理的法律法規和相關政策要求，制定相應的管理辦法，然后將生成的數字檔案保存到檔案數據庫中。這種模式程序較為復雜，輸出的檔案部門較多，且對各個部門的要求很高，此外，對設施配件的質量要求也很高，不僅難度大，而且成本高，很難達到要求。二、檔案管理機構保管模式：高校檔案管理機構對高校各個部門生成的檔案進行篩選和鑒別，然后將符合標準的檔案進行分類整理，保存。這類管理模式，一般高校會有專門的檔案管理機構負責，并且在上級領導指導下，制定合理的管理方法。三、聯合管理模式：需要學校各個部門的共同參與，文件生成機構遵循檔案管理機構制定的管理方法和相關制度，將有價值的檔案上傳的檔案數據庫，而檔案管理機構則負責檔案后期的運營和維護，以及檔案資源的利用。相比較前面兩種模式而言，這種模式充分利用了兩者的優勢，是一般高校都會采用的辦法，不僅全校各個部門都參與到檔案管理工作中，且運營效率高，可行性強。

2.2高校檔案管理模式轉變的途徑與措施

在校園數字化的背景下，高校的檔案管理模式轉型升級已經成為勢在必行的一步，在這過程中就必須注重結合檔案管理的實際需要，明確檔案管理模式的途徑與措施。首先是明確高校檔案管理模式轉變的途徑：提升高校檔案信息化程度，將檔案管理系統與高校數字化進行有效的對接，將網絡技術運用到檔案管理工作中去，大力提升高校檔案管理的信息化水平，完善高校檔案管理信息化系統;優化檔案管理流程，使檔案收集，分類，整理，儲存，后續開發同步進行，達到最大化的使用效率;加強高校檔案信息來源建設，加大檔案信息的收集范圍，可以將紙質版的資源轉化為電子版，將口頭版的資源轉為電子版，以及學校里的教學成果和教學方法數字化;另外要重視到檔案信息庫的后續開發，配齊所有的高素質專業人才，結合高校的教學要求，形成新的教學資源;要加強檔案管理制度，加大對專業人才的培養力度，招收專業人才，將檔案管理制度充分落實到位;最后，要加強檔案管理工作人員的審核，要物盡其用，人盡其才，充分發揮人的作用和價值。推動數字化檔案管理模式變革，促進高校檔案管理事業的發展。

2.3高校檔案管理的理念和創新

雖然校園數字化已經提上了日程，但是不存在很多人仍然有傳統的檔案管理思想，管理思想觀念落后，管理創新意識不強。另外，還有些高校的管理手段仍然比較落后，管理手段有待進一步加強。所以，要構建高校檔案管理服務創新體系，讓在校生或者其他教職員工對高校檔案管理系統的不同需求以及當前信息管理系統所存在的問題提出指導性的意見，并對檔案管理工作人員，檔案管理體系，檔案管理制度，人事檔案管理等給出相應的評價，從而根據實際需要對檔案管理信息系統進行創新與改變。另外，要在思想上灌輸新理念，打破固有的傳統管理思想，為校園數字化拓寬基礎，推動高校檔案管理模式的創新與應用。

3.總結

在校園數字化背景下，高校檔案管理模式得到了重大的變革，高校檔案管理的效率越來越高，不僅很大程度上節省了時間成本，還節省了很多人力成本與占地成本，極大地推動了高校檔案管理事業的發展。在推進高校檔案管理信息系統的同時，不僅要注重網絡技術的充分運用，還要從學校自身的實際需求出發，響應大多數人的需求，還要重視全校各個部門的充分參與，將檔案管理落實到校園的每個角落，以確保高校檔案的質量和保存力度。總而言之，基于校園數字化，高校的檔案管理工作進行的很好，高校檔案事業也在不斷發展著，這對于一個高校來說無疑是極好的創新。

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