高等院校管理中借助信息技術提高檔案管理效率的途徑

高淑琴

[摘要]檔案管理是高等院校行政管理中重要組成部分。隨著信息技術在高校各方面工作中的廣泛應用，越來越多的教職工看到了信息技術為其工作帶來的便利性，將相關技術作為得力助手，這促使信息技術同樣在檔案管理工作中得到了應用，實現了檔案信息化管理模式的應用發展。通過信息技術在檔案管理中的應用，改變了過去傳統手工操作的管理方式，有效提高了這項管理工作的效率，由此可見實施檔案信息化管理手段的重要性和必要性。

[關鍵詞]高等院校；信息技術；檔案管理；提高途徑

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）08-0077-02

高等院校檔案記載著高校在各方面發展的信息，為院校教育教學、科學研究等工作領域的發展提供了重要的信息支持，加強檔案管理工作能夠對高校各方面工作的有序開展起到重要的作用，由此可見做好檔案管理工作的重要性。在以往的高等院校檔案管理工作中管理模式多是以傳統手工操作方式為主，而現在傳統的檔案管理方式被信息化管理方式所取代，信息技術在高校檔案管理工作中發揮了重要作用，為高校可持續發展提供了重要的信息支持。

一、推進高等院校檔案信息化管理的客觀基礎

（一）社會發展基礎

高等院校檔案信息化管理是信息化市場發展的結果，也是高校基礎設施及管理體系與時俱進發展的要求，在不斷發展進步中辦公室事務處理越加呈現出自動化的特點，并加快了發展進程，這是對現代科學技術發展應用的重要反映[1]。在這樣的背景下高等院校檔案管理工作應該跟得上時代發展步伐，要對傳統紙質檔案手工操作方式進行變革，加快檔案管理信息化建設的步伐，提升檔案管理效率和水平，進而推進高等院校的可持續發展。

（二）檔案管理基礎

高等院校在開展檔案管理工作中信息化建設管理是檔案管理和現代信息網絡技術相結合的重要體現，是智能化檔案管理體系的重要組成部分，是取代傳統紙質檔案手工操作管理方式的重要體現。高校在完成信息化檔案建設之后可利用管理系統來開展檔案管理工作，這使得管理人員的角色發生了改變，檔案的搜集整理、統計存儲周期被縮短，這對改革創新檔案管理工作具有促進作用。

（三）檔案服務基礎

高等院校檔案信息化管理對信息服務這項職能具有強化作用，是將基礎公共信息提供給信息化社會的需要，高校要將真實數據用于各領域研究工作當中，使檔案信息共享性得以實現，為信息化發展提供重要的支撐。在高等院校自身發展層面上來看信息化建設能夠使檔案信息更加真實，更具實效性，使對信息的收集更加及時，為發展戰略與管理決策的制定實施奠定了信息基礎。與此同時通過現代管理手段能夠將檔案信息利用率提高上來，這對信息服務范圍具有拓展作用[2]。

二、借助信息技術提高高等院校檔案管理效率的重要意義

高等院校檔案信息是對教育教學、科學研究活動及教職人員、學生情況的重要反映，是對學科領域最前沿動態的反映，不管是對高校自身，還是對師生發展都起到了重要作用。在國家檔案體系中高校檔案是重要的組成部分，對于國家經濟和文化等方面的建設都具有必不可少的作用。新時代背景下高校自身得到了快速的發展，規模迅速擴大，這促進了檔案數量的增加，但這也使得檔案信息工作量和管理難度都在加大。

在收集和整理、保存檔案過程中需要很多人員的參與，也會使用到很多物質資源，造成工作效率較低下，而且信息很容易出現錯誤，使其信息質量受到影響，另外在后期管理中還會投入很多資源，導致資源的浪費。信息技術的應用能夠提高檔案管理工作的效率和質量。信息技術在高等院校檔案管理工作實踐中的應用能夠促進檔案管理信息化方式的實現，這對以上問題和不足的地方具有緩解作用，對檔案管理任務量和工作難度也具有降低作用，能夠將管理效率和質量提高上來，避免出現錯誤的信息。檔案信息化管理還能夠使高校各方資源得到優化配置，有利于改變檔案載體形式，在這樣的變化影響下傳統檔案管理在環境上發生了變革，檔案存儲空間大為縮小，也使得對檔案信息的查詢檢索速度越來越快，為開發利用其信息提供了很大的方便，管理系統的應用使各工作環節更高效，使管理效率和質量的提升更加明顯。

三、借助信息技術提高高等院校檔案管理效率的途徑

（一）提高檔案信息化管理意識

在現代科技的快速發展和大力支持之下政府部門、事業單位相繼實現了檔案工作的自動化管理，在信息技術支撐下現代檔案管理工作無論從思想層面上，還是從管理方式層面上對過去檔案管理來說都是一種沖擊，這是一種變革創新的體現。在此背景下高等院校檔案管理工作人員應該認識到信息技術在高校相關管理工作中的應用意義，認識到管理效率提升的作用，從而對這項管理工作進行完善。高等院校檔案管理包括很多工作內容，這項管理工作的水平對高校發展具有深刻的影響。在檔案管理工作中運用信息技術能夠對煩瑣的信息內容進行有效的處理，在使管理質量得以保證的前提下避免了更多的人力和物力、財力的投入，對此高校要讓這項信息化管理工作成為學校總體發展戰略規劃的重要內容，引導各部門職工樹立檔案管理工作意識，借助多樣化的宣傳方式提高管理人員的工作意識，開展多種活動讓更多的員工認識到信息化檔案管理工作的重要性；學校要為決策層主動提供檔案信息，對高層領導的檔案管理意識進行深化，并將這項管理工作納入個人績效考核體系之中[3]。

（二）完善信息化設施設備

加強信息化管理需要對信息化基礎設施進行完善，要對檔案庫房保存環境進行優化，從而為資料保存與信息設施設備的管理創造良好的環境。要根據管理標準來改造現有的庫房設備，合理把控庫房的溫濕度，以免破壞到信息化設備；也要對網絡機房等設施建設進行完善，對網絡環境進行優化，相關人員應該采取措施解決布線混亂等問題，如整合優化布線系統，在硬件配置上加大投入，對消防設施進行完善。

（三）加強對數據庫的建設

數據庫在高等院校信息化建設管理中占有重要位置，一直影響著檔案管理工作質量。在新時期對于建設相關管理系統數據庫需要以國際標準為依據，調動一切力量開展數據庫建設工作，對信息數據和多媒體數據庫進行打造，豐富存儲資源，從而為檔案信息化管理提供支持。

（四）對信息安全保障體系進行完善

在開展高等院校檔案信息化管理工作中一個關鍵問題是要對安全保障體系進行打造，從實際發展角度來看檔案信息所具有的特征比較特殊，主要表現為有些信息可以公開，有些不允許公開，針對這個情況要區別對待不同的信息。在對檔案信息進行管理中要考慮到網絡會遭到哪些不利因素的威脅，為了有效管理檔案信息需要對安全的環境進行營造，將安全保障系統引入進來，并采取有效的應對措施。

（五）對相關工作崗位人才隊伍進行優化

管理人員的素質對高等院校檔案管理工作具有直接影響。為加強檔案信息化管理、提升管理效果，需要打造高素質人才隊伍。首先，可對人才進行直接培養，充分發揮在師資力量和科研水平上的優勢，利用這個優勢加強相關學科建設，對檔案管理專業人才進行培養；其次，注重管理人員綜合素質的提升，借助繼續教育和講座、培訓這些形式向管理人員傳授檔案管理相關知識，對其管理人員知識結構進行完善；最后，要對管理人員的業務表現進行考核，確保考核結果與工資待遇兩者能夠緊密結合，從而激發管理人員參與檔案信息化管理工作的積極性。

四、結語

從上面的內容能夠看出，信息技術在高等院校檔案管理工作中發揮了重要作用。這讓更多的人看到了高校及其他單位機構檔案管理工作的發展趨勢，也讓各高校看到了在推進檔案信息化管理發展上所要承擔的任務。因此，加強高等院校檔案信息化管理，提高管理效率和質量，需要各高校提高檔案管理部門相關職工的信息化建設管理意識，樹立科學的工作意識；完善信息化設施設備，對管理環境進行優化；對數據庫進行完善，對安全保障體系進行打造，對檔案管理相關人才隊伍進行優化，提高專業人才綜合素質。

參考文獻：

[1]吳娟.高校檔案管理規范化建設的實現路徑探索[J].產業創新研究，2020（20）：193-194.

[2]蔣麗林.淺談信息時代高校檔案管理人才隊伍建設新要求[J].蘭臺內外，2020（32）：34-36.

[3]何小萍.高校新校區基建檔案管理的問題和對策[J].城建檔案，2020（10）：78-79.