勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計方法與整改要點

◆陳岸／中鐵第六勘察設(shè)計院集團(tuán)有限公司

我國勘察設(shè)計企業(yè)正處于競爭激烈的市場化發(fā)展階段，建立科學(xué)有效的合同管理體系能夠促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，增強(qiáng)市場競爭力。而我國勘察企業(yè)合同管理體系建設(shè)水平參差不齊，合同管理中違法違規(guī)問題突出，需要企業(yè)內(nèi)部審計給予重點關(guān)注，進(jìn)行全方位的監(jiān)督和評價，并提出行之有效的解決方法，為企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營、健康有序發(fā)展保駕護(hù)航。

一、企業(yè)合同管理和合同內(nèi)部審計的內(nèi)涵

（一）合同管理內(nèi)涵

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同管理是企業(yè)開展的合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、糾紛處理等工作，以及對上述工作進(jìn)行的監(jiān)督檢查和獎懲等一系列活動的總稱。合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)內(nèi)部法律監(jiān)督機(jī)制的重要組成部分。

（二）合同內(nèi)部審計內(nèi)涵

合同內(nèi)部審計，是指內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)對企業(yè)所簽合同從訂立、履行、變更、終止和違約責(zé)任及日常管理全過程進(jìn)行獨立客觀的監(jiān)督、評價和建議活動。合同內(nèi)部審計對于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險具有重要意義。

二、勘察設(shè)計企業(yè)合同管理內(nèi)容與常見問題

（一）勘察設(shè)計企業(yè)合同管理內(nèi)容

我國勘察設(shè)計企業(yè)的主營業(yè)務(wù)主要為勘察、設(shè)計、監(jiān)理、檢測、審圖、咨詢、工程總承包等，企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營中的合同主要是上述主營業(yè)務(wù)產(chǎn)生的收入類和支出類合同，其中又以與業(yè)主簽訂的業(yè)務(wù)承攬合同、與分包方簽訂的分包合同為主?？辈煸O(shè)計企業(yè)合同管理涵蓋合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)設(shè)置、合同制度建設(shè)、合同評審、合同簽訂和履行管理、合同變更轉(zhuǎn)讓和終止管理、合同糾紛和索賠管理、合同基礎(chǔ)資料管理等內(nèi)容。

（二）勘察設(shè)計企業(yè)合同管理常見問題

勘察設(shè)計企業(yè)在走向市場化的發(fā)展過程中，因受計劃經(jīng)濟(jì)歷史背景的影響，不少企業(yè)管理人員的思維和管理方式較為粗獷，合同管理的精細(xì)化程度不夠，法律意識不強(qiáng)，導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)漏洞。有七種常見問題：

1.合同管理制度體系不健全。企業(yè)未建立與合同管理相關(guān)的規(guī)章制度，與合同相關(guān)的各項工作沒有制度的支撐和約束，工作隨意性較大，合同管理處于無序發(fā)展的狀態(tài)。

2.合同管理機(jī)構(gòu)缺失、職責(zé)不清晰。企業(yè)未設(shè)置合同管理機(jī)構(gòu)，未明確合同管理機(jī)構(gòu)和人員的崗位職責(zé)，導(dǎo)致員工推諉責(zé)任，合同管理工作無法落到實處。

3.合同程序違規(guī)。主要表現(xiàn)為合同簽訂未履行審批、評審程序，或者先簽合同后審批、評審，未簽合同先開工，簽訂合同前未按規(guī)定履行招投標(biāo)程序等。不合規(guī)的審批、評審程序違反了企業(yè)的內(nèi)部控制管理制度，無法保證合同的質(zhì)量，容易導(dǎo)致企業(yè)做出不正確的決策。未簽合同先開工的行為使企業(yè)失去了合同的法律保護(hù)，產(chǎn)生潛虧風(fēng)險。簽訂合同前未按規(guī)定履行招投標(biāo)程序的行為輕則違反企業(yè)規(guī)章制度，重則觸犯法律“紅線”。

4.合同要素缺失，條款不嚴(yán)謹(jǐn)。例如合同評審流于形式，作為合同重要內(nèi)容的簽訂方名稱、履約內(nèi)容、履約日期、履約地點、金額、糾紛解決方式、保修條款、落款和簽訂日期等要素不齊全，條款缺失、前后矛盾、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，容易導(dǎo)致合同履行過程中產(chǎn)生糾紛，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。又如簽訂合同缺少法定代表人授權(quán)委托書，影響合同效力，產(chǎn)生合同糾紛。

5.履約過程中違反合同約定。例如未按合同約定的內(nèi)容、工期和質(zhì)量交付設(shè)計成果，遭到業(yè)主索賠。又如違反主合同約定簽訂分包合同。在建設(shè)工程領(lǐng)域，作為總包方的勘察設(shè)計企業(yè)將項目進(jìn)行分包的行為較為常見，勘察設(shè)計企業(yè)相關(guān)管理人員在與業(yè)主簽訂主合同時，法律意識不強(qiáng)，沒有仔細(xì)研讀主合同關(guān)于分包的約定條款，或者明知故犯，簽訂了不符合主合同要求的分包合同，給企業(yè)造成違約責(zé)任。

6.對合同條款掌握深度不夠。例如不能熟練運用合同條款處理履約過程中產(chǎn)生的糾紛，在遭到合同對方索賠或者向?qū)Ψ秸归_索賠工作時較為被動，難以有效維護(hù)企業(yè)利益。又如勘察設(shè)計企業(yè)與業(yè)主簽訂了固定總價的主合同，后就該工程簽訂單價形式的分包合同時，未審慎考慮分包合同價款超出主合同價款的可能性，導(dǎo)致項目虧損。

7.合同基礎(chǔ)資料管理不規(guī)范。例如企業(yè)管理粗放，未針對生產(chǎn)經(jīng)營類項目設(shè)置合同臺賬，對生產(chǎn)經(jīng)營涉及的時間、范圍、經(jīng)濟(jì)利益、相關(guān)方權(quán)利和義務(wù)等關(guān)鍵要素缺少全局統(tǒng)計和精確分析，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和持續(xù)發(fā)展。又如企業(yè)未保存主營業(yè)務(wù)合同，也未掌握相關(guān)合同信息。勘察設(shè)計企業(yè)大多數(shù)是集團(tuán)公司，常見業(yè)務(wù)模式是集團(tuán)公司承攬業(yè)務(wù)后分配給下屬企業(yè)實際執(zhí)行。集團(tuán)公司所承攬項目的合同簽訂完畢后，作為項目實際執(zhí)行方的下屬單位未主動向上級企業(yè)索要合同文本；作為簽訂方的上級企業(yè)向下屬單位分配生產(chǎn)任務(wù)后也并未向下屬單位提供合同文本。這種信息不對稱、交流溝通不順暢的合同管理模式導(dǎo)致項目實際執(zhí)行方不掌握合同名稱、合同金額等重要信息，無法及時準(zhǔn)確了解合同雙方的權(quán)責(zé)利，極易與業(yè)主產(chǎn)生誤解和矛盾，不利于有序生產(chǎn)。

三、勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計思路與方法

合同管理是系統(tǒng)的、動態(tài)的、全過程的管理工作，針對勘察設(shè)計企業(yè)合同管理的內(nèi)容和常見問題，可以從合同管理控制體系審計、合同訂立審計、合同履行審計、合同變更及終止審計、合同違約責(zé)任審計等五個方面開展勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計。在這五個方面開展審計時，可以運用詢問法、流程圖法、測試表法、觀察法、審核法、分析法等六種審計方法。

（一）合同管理控制體系審計

審查合同管理是否建立行之有效的內(nèi)部控制制度，是否建立合同管理機(jī)構(gòu)，崗位職責(zé)分工是否明確，人員是否配備到位。審查合同管理是否是實行了承辦、評審、履行、監(jiān)督、歸檔等系統(tǒng)閉環(huán)管理。

1.審查是否建立合同評審會簽制度，重大合同是否經(jīng)過集體討論決定。

2.審查合同檔案、臺賬、報表等基礎(chǔ)工作，是否確定專（兼）職合同管理人員對合同文件資料進(jìn)行收集、分發(fā)、維護(hù)、更新、保存、借閱、保密管理，并按規(guī)定進(jìn)行檔案移交，合同專用章是否由專人保管，使用是否有相應(yīng)的授權(quán)審批。

3.審查合同承辦人員是否及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的問題，并提出解決問題的意見和建議。

4.審查是否建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評估，對發(fā)現(xiàn)的不足，是否及時加以改進(jìn)。

（二）合同訂立審計

在合同訂立階段，對于勘察設(shè)計企業(yè)簽訂的主營業(yè)務(wù)合同和分包合同，應(yīng)重點審查建設(shè)工程是否依照有關(guān)法律的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)；國家重大工程建設(shè)合同是否按國家規(guī)定的程序和國家批準(zhǔn)的投資計劃、可行性研究報告書等文件訂立；有無將工程分包給不具備相應(yīng)資質(zhì)單位的合同；有無工程違法轉(zhuǎn)分包合同；有無低價承攬工程的施工合同；有無高額現(xiàn)金保證金施工合同。同時還可以從以下九個方面展開對合同的一般性審計。

1.審查合同訂立前是否了解對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信情況、履約能力；大額合同招投標(biāo)程序是否符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定；對方資信不明是否要求提供有效擔(dān)保。

2.審查合同簽訂前是否經(jīng)評審會簽和合法合規(guī)審核，是否通過必要的決策審批程序，簽訂的合同與決策是否一致。

3.審查涉及數(shù)額較大、履約期限較長和不動產(chǎn)以及法律規(guī)定需要鑒證或公證的合同是否設(shè)立了鑒證或公證條款。

4.審查以法人名義簽訂的合同是否有法定代表人授權(quán)委托書；被委托人是否在被授權(quán)范圍和期限內(nèi)訂立合同。

5.審查單位公章、法定代表人簽字章、合同專用章、項目部公章的用印是否經(jīng)過審批。

6.審查合同訂立是否堅持平等、自愿、公平和誠實守信原則確定各方的權(quán)利和義務(wù)。

7.審查合同訂立是否采用要約和承諾方式進(jìn)行，是否遵循合同的訂立程序。

8.審查合同訂立是否具備下列主要條款：如當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬以及支付方式，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任、解決爭議的方法。

9.審查是否使用國家或企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的合同示范文本；審查合同條款的合法性、嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性，有無無效合同、損害企業(yè)利益合同及重大風(fēng)險合同。

（三）合同履行審計

1.審查合同訂立的有關(guān)條款是否得到全面履行，有無因管理混亂而無意或故意超付合同價款和價項已付而貨物未到、數(shù)量不實或分包工程未完、質(zhì)量不符標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。審查有無按照合同約定的金額、內(nèi)容、時間、稅率和類型開具發(fā)票。

2.審查合同生效后，雙方就質(zhì)量、價款或報酬、履行地點等內(nèi)容沒有約定或約定不明確時，是否簽訂補(bǔ)充協(xié)議；不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的是否按合同有關(guān)條款或交易習(xí)慣確定。

3.審查合同生效后，雙方是否按《合同法》規(guī)定履行債權(quán)債務(wù)移轉(zhuǎn)、履行抗辯權(quán)以及債權(quán)人的代位權(quán)、撤銷權(quán)等權(quán)利。

4.審查合同中止履行應(yīng)該先履行債務(wù)的一方是否有《合同法》規(guī)定的證據(jù)證明并通知對方；當(dāng)對方提供適當(dāng)擔(dān)保時是否恢復(fù)履行。

5.審查合同生效后，雙方有無因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負(fù)責(zé)人、承辦人的變動或者依據(jù)的變更為借口逃避合同義務(wù)的履行行為。

6.發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，被審計單位是否督促對方繼續(xù)履行。

（四）合同變更及終止審計

1.審查合同變更或解除是否以書面形式通知對方，說明需變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限；變更和終止合同是否履行法定程序，有無擅自變更和終止合同的行為；有無欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平的變更。

2.審查合同發(fā)生糾紛時，當(dāng)事人是否通過合法的程序和在有效時間內(nèi)采取措施得以解決；有無超越法定代表人授權(quán)范圍和不符合效益性原則變更和終止合同的行為。

3.審查合同轉(zhuǎn)讓是否按照《合同法》規(guī)定將自己享有的權(quán)利和義務(wù)全部或部分轉(zhuǎn)讓給第三人。

4.審查合同的權(quán)利和義務(wù)終止是否因合同全部履行而終止；對合同解除、抵消、提存、混同和免除導(dǎo)致合同終止，是否遵循誠實守信原則和根據(jù)交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

（五）合同違約責(zé)任審計

1.審查因?qū)Ψ讲宦男泻贤x務(wù)或履行合同義務(wù)不符合約定時，是否追究其承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等違約責(zé)任。

2.審查定金支付或提供擔(dān)保的合同是否嚴(yán)格按照國家規(guī)定的定金給付辦法和《擔(dān)保法》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.審查因不可抗力不能履行合同時是否及時通知對方，以減輕可能給對方造成的損失；是否在合理期限內(nèi)提供有效證明，作為不可抗力發(fā)生的證據(jù)。

4.審查因?qū)Ψ降倪`約行為侵害我方人身、財產(chǎn)權(quán)益時，是否依照《合同法》要求承擔(dān)違約責(zé)任或依照其他法律要求承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。

（六）合同審計方法

1.詢問法。包括問卷調(diào)查法、面談法、專題討論法等，審查合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配備情況；崗位職責(zé)制定及履行情況；合同管理流程情況；相關(guān)合同管理制度、合同管理臺賬、合同檔案管理是否建立健全等。

2.流程圖法。將招投標(biāo)、委托授權(quán)、合同簽訂、合同履行、終止全過程，以流程圖的形式繪制出來，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵控制點的風(fēng)險因素，從而識別合同風(fēng)險。

3.測試表法。將合同各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)以測試表的形式進(jìn)行測試，以查找合同管理的風(fēng)險點和控制缺陷，分析其潛在的影響和重要程度，提出規(guī)避和防范風(fēng)險的措施。

4.觀察法。深入合同相關(guān)方現(xiàn)場，實地觀察合同履行情況。

5.審核法。審核合同文本條款合法合規(guī)性、完整性及風(fēng)險，審核合同執(zhí)行業(yè)務(wù)和財務(wù)資料確認(rèn)合同履約情況。

6.分析法。通過對政策法規(guī)環(huán)境變化及合同相關(guān)方財政或財務(wù)、業(yè)績等分析，判斷是否存在合同執(zhí)行風(fēng)險。

四、勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)問題整改要點

為將審計成果轉(zhuǎn)化運用并服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，針對勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計中發(fā)現(xiàn)的各種問題，后續(xù)的整改活動尤為重要。具體應(yīng)從以下四個方面開展整改工作。

（一）提高合同管理重視程度，對合同實施歸口管理。充分認(rèn)識合同管理工作的重要性和必要性，對合同實施統(tǒng)一歸口管理，明確歸口管理部門，落實合同管理崗位職責(zé)，避免分散管理造成的制度不統(tǒng)一和管控標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給企業(yè)帶來重大法律風(fēng)險，造成經(jīng)濟(jì)損失。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)，完善合同管理流程。建立健全合同管理方面的規(guī)章制度，嚴(yán)格履行合同審批手續(xù)，強(qiáng)化合同評審工作；對于應(yīng)該招投標(biāo)的項目，在簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的要求履行招投標(biāo)程序；杜絕未簽合同先開工的現(xiàn)象，對于已發(fā)生的情況，應(yīng)盡快補(bǔ)簽合同。

（三）提高風(fēng)險意識，加大風(fēng)險管控力度。充分預(yù)計履約過程中可能發(fā)生的各種情況，完善合同要素和合同條款，特別是與合同價款和違約責(zé)任相關(guān)的條款；及時根據(jù)實際履約情況補(bǔ)充修訂合同條款；端正履約態(tài)度，杜絕出現(xiàn)諸如違反主合同約定簽訂分包合同等隨意違約的現(xiàn)象；加強(qiáng)合同間的聯(lián)動管理，關(guān)注對比主合同與分包合同在金額和計價方式等方面的差異，避免出現(xiàn)潛虧合同。

（四）加強(qiáng)合同基礎(chǔ)資料管理。編制并定期維護(hù)更新合同臺賬；及時收集并妥善保管合同文本、招投標(biāo)資料等與合同管理有關(guān)的各項基礎(chǔ)資料，進(jìn)一步加大對項目的管控力度。

五、結(jié)束語

合同是勘察設(shè)計企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈和法律保障，通過合同內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中存在的問題，針對問題落實整改，對癥下藥，防范法律風(fēng)險，規(guī)避潛在的經(jīng)濟(jì)損失是勘察設(shè)計企業(yè)合同內(nèi)部審計的重要職責(zé)。在我國勘察設(shè)計行業(yè)競爭日趨激烈的背景下，充分發(fā)揮內(nèi)審部門“免疫系統(tǒng)”功能，有利于現(xiàn)代化勘察設(shè)計企業(yè)迎接生存挑戰(zhàn)，抓住發(fā)展機(jī)遇。

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