新形勢下電廠檔案信息化建設的實踐與思考

胡 莉 敖敬郝

（國能浙江寧海發電有限公司，浙江 寧波 315612）

1 概述

國能浙江寧海發電有限公司（以下簡稱寧海電廠）成立于2002年，分二期共建設有四臺630MW亞臨界機組和兩臺1000MW超超臨界機組。寧海電廠是“全國建設項目檔案管理示范工程”、“浙江省企業檔案優秀工作單位”、“神華集團檔案管理優秀基層單位”、“國華電力公司檔案管理先進單位”。目前，電廠檔案室保存有科技檔案30182卷415195件，文書檔案25836件，會計檔案5654件，照片檔案5413張，特殊載體檔案4333件，實物檔案568件，印章檔案45件，圖書標準7809件，庫存文件共有電子文件375176件，電子檔案數據總量達625G。這些檔案經歷了項目前期準備、設計、施工、安裝、調試直至生產以后的運營、檢修和技改，是電廠基建、生產經營活動的寶貴歷史記錄，凝聚了寧海電廠歷任管理者的管理方法和實踐，凝聚了廣大工程技術人員的汗水和智慧。

寧海電廠檔案室依據國家檔案局、中央檔案館發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》，本著“統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密”的原則，圍繞“安全、可靠、全面服務”的理念，遵循“同步規劃、分步實施、需求導向、確保安全”的工作方法，從管理網絡、基礎建設、人才培養、資源建設、應用系統建設和安全管理6個方面推動檔案信息化建設。檔案室引進了清華紫光檔案管理系統和圖形檔案管理系統，建立專用數據庫，初步開展了檔案數字化工作，形成規范、可共享的檔案基礎數據庫，實現檔案的信息化管理，滿足全公司員工對檔案需求的實時要求，最大程度地實現檔案利用價值，適應公司現代化管理要求。

2 檔案信息化建設實踐

2.1 第一階段（2002-2009年）：基建期，做好基礎工作，豐富檔案數據資源

2005年前，工程采用OA、MIS系統進行文件流轉，同時注重紙質文件、電子文件收集工作，寧海電廠從2005年起著手檔案信息化建設。配備必備的硬件設施；軟件方面，鑒于國華電力公司統一采用、便于資源共享的原則，故選擇清華紫光電子檔案管理系統（THAMS）。它打破了以往檔案管理系統的習慣，采用檔案管理平臺架構。用戶可在系統提供的操作平臺上自由地進行檔案管理系統的定制，從檔案類型、分類方法到案卷和文件的錄入信息，從用戶錄入和檢索的界面到統計項目和檔案目錄的格式等，為用戶提供了一系列自我設計的工具。通過公司搭建的內網可方便的實現資源共享，實現與多種不同系統的連接和轉化，如OA、MIS等。圖1為紫光電子檔案管理系統的功能簡圖：

圖1 紫光檔案管理系統功能簡圖

參與國華寧電建設、調試、監理的單位多達三十多家，施工文件超過5000卷，文件條目近50000條，如果都由業主單位檔案管理員來輸入到檔案管理系統和掛接經過數字化的文件，將給檔案部門帶來巨大壓力。通過給參建單位收集整編子系統的安裝和相應檔案類型的賦權，利用公司局域網，建立歸檔網絡，實現電子資料遠方歸檔。受權限限制，參建單位的檔案管理員只能看見自己提交的案卷和文件，而業主公司的檔案管理員可在未歸檔庫中對所有用戶提交的預歸檔文件信息進行審查；審查合格的文件和案卷可以通過編目操作進行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫中。如果發現提交的文件和案卷在題名、保管期限、組卷等信息上有誤，可立即通知用戶更改。

業主公司內部根據職能的不同，一般也會劃分為若干個部門。這些部門也會有大量的合同、招投標文件等資料數據。通過給這些部門的兼職檔案員裝設整編子系統后，即可利用網絡將歸檔的資料以件輸入到待整理文件庫中并打印出檔案系統管理員設置好的移交目錄。檔案管理員再根據情況進行組卷并編目。圖2就是業主檔案室與各參建單位、各部門的歸檔網絡圖。

圖2 業主檔案室與各參建單位、各部門的歸檔網絡圖

2.2 第二階段（2009年—）生產經營階段，精準為生產經營服務，優化檔案管理系統

1）精準為生產經營服務。2015年10月，寧海電廠4號機節能改造工作準備加裝低溫省煤器，需要對基建安裝完畢的7、8號低壓加壓器進行開孔，開孔前需將開孔的低壓加熱器的壓力容器使用證、銘牌等資料報送當地鍋檢所報備后方可進行，可低加由于保溫等原因銘牌等信息被遮擋。維護部汽機點檢長通過檔案查詢系統精準地查閱到低壓加熱器廠家提供的產品質量證明書、圖紙，報備寧波鍋檢所，11月中旬低壓加熱器開孔，保證了節能工作的順利開展。寧海電廠每年都要迎接各種審計、巡查工作，查閱檔案最多時達6000余件，在時間緊、查閱量大的情況下，依托檔案查詢系統，均能在保證檔案管理日常工作正常開展的情況下，高標準、高質量地完成迎檢工作。

2）檔案信息化管理系統升級。升級的紫光檔案管理系統，結合先進的信息化管理理念，采用純BS結構，比起原版本系統操作更簡單，易于使用，使用流行的互聯網云計算的技術框架，并且通過UE優化設計。在應用體系上，按照檔案的生命周期和管理模式，主要分為檔案采集管理、檔案利用、檔案業務和系統管理四大部分，再加上外部接口、權限管理和配置管理作為系統支撐，確保檔案業務能符合國家相關標準和要求。本次升級對檔案采集功能上強調簡便，對系統設置功能上強調強大，對綜合利用功能上強調易用，檔案業務則強調個性化，使檔案工作人員可以輕松掌握系統的應用，使用人員可以便捷的查閱，實現了功能強大和簡便易用的完美結合，極大夯實了檔案的信息化建設的硬件和軟件基礎。圖3為紫光電子檔案技術體系結構圖。

圖3 紫光電子檔案技術體系結構圖

3）檔案信息化收集功能升級。為了更全面、更徹底地為檔案管理員提供素材，信息服務子系統提供了在線收集功能，相比原版本更方便快捷，省去為各部門文書和兼職檔案員安裝子系統的環節，在網上直接著錄待收集整理文件的著錄項，不僅支持單個條目的著錄、插錄和追加，還支持在線批量著錄。另外，離線錄入端產生的歸檔文件數據由各移交單位通過光盤介質匯總到公司檔案管理員的機器上，然后直接導入到檔案數據庫內。利用離線工程移交模板，既可以實現離線用戶的檔案收集、移交，又可以保證所收集檔案的類型、分類、編號、數據規范的標準性。如圖4所示：

圖4 檔案收集整編業務流程

4）檔案信息化服務功能升級。檔案網絡信息服務，是檔案信息化的終極目標。根據密級范圍，將檔案目錄信息、原文信息、以及編研信息提供給員工，打破地域、時間的局限，提高檔案信息的利用率，就是檔案信息化的成功。新系統為用戶提供了全文檢索、高級檢索、跨庫檢索、檔案庫內檢索等多重查詢方式，其中“快捷搜索工具條”是其亮點，支持多關鍵字（采用空格分隔）模糊查詢，搜索范圍是當前全宗下所有檔案類型的所有條目；搜索結果根據檔案類型和信息的種類（案卷、文件、電子原文）分別匯總展示；可查看條目的具體信息，默認權限范圍內的條目可直接利用原文，非默認權限范圍的可發起利用申請，同時支持條目的收藏。如圖5所示。

圖5 檔案快捷搜索結果圖

5）檔案信息化安全性升級。新系統除了保留原版本通過角色設置、權限設置等安全性保障外，增加了下載電子文件的水印設置功能，以防文件不良使用；另外，通過對密碼強度要求、密碼輸錯的鎖定機制、開啟離開保護、系統登陸時間設置等方案，確保使用安全。如圖6所示。

圖6 電子文件下載流程圖

3 未來工作思考及展望

在互聯網+，云大物移智快速發展的今天，如何使檔案更好地為各項工作提供服務、體現檔案價值，將是檔案管理需要深刻思考的問題，也必將是檔案信息化下一階段的工作重點。

3.1 抓好數字檔案資源建設，逐步實現檔案全面數字化

檔案數字化是檔案信息資源共享的基礎。后期數字化工作的重點在庫存檔案的數字化，而樹立清晰、合理的目標是這項工作的關鍵。應從合法性、價值型、實用性、搶救性、特色性原則來考慮數字化目標。具體說來就是把符合開放規定、永久或長期保存的、利用頻繁的、面臨字跡消褪和載體脆化危險狀態的、本單位獨有的和具有資源優勢的檔案先加以數字化[2]。其次，在實現檔案數字化過程中，要先建立完善和統一的標準，做好工作標準先行，確保數據加工工作在標準規范指導下開展，具體標準應該包括但不限于掃描內容，紙質和掃描圖像逐一對應，頁碼標識正確，字跡清楚，圖像完整，明暗度適中，圖像盡可能反映檔案原貌等標準。

3.2 做好檔案管理系統的網絡安全

隨著網絡在檔案管理中的應用，為廣大員工提供便利的同時，也使信息管理產生諸多安全隱患，極易出現惡意入侵修改數據、破壞系統、泄露信息等不安全事件。為此，在今后的檔案信息化工作中無比高度重視網絡安全。一是建立完善的管理制度體系，明確相關人員的職責。二是要增強網絡安全意識，嚴禁外來人員隨意訪問或接觸檔案信息化系統，杜絕隨意使用U盤等存儲介質，對電子文檔要進行病毒查殺，防止攜帶病毒入庫。三是要和信息專業共同努力，加強系統的安全等級保護建設，及時發現堵塞系統的漏洞，同時增強安全防范能力，做好文件的備份，防止數據丟失。四是要加強涉密人員和檔案的管理，實行權限分級，確保使用方便和保密的有機協調，避免出現泄密。

3.3 檔案信息服務移動化，實現智慧利用模式

通過移動終端和寧海電廠信息化平臺進行檔案智能檢索、提供檔案信息推送、關健詞檢索、相似性搜索等方式，進行相關信息聚類，實現檔案信息服務移動化，實現自主的檔案信息瀏覽，實現智慧利用模式。

3.4 檔案信息服務主動化，變被動服務為主動服務

一是突破傳統的檔案被動利用模式，由檔案管理員發起，將整理好的專題、大事記、專題檔案等內容推送給指定用戶，利用者在有效時間內查看，到期后推送的檔案信息失效。二是建立檔案信息服務專題數據庫，根據員工崗位專業相對應檔案分類號，定時將檔案庫中的數據信息自動推送到崗位信息庫，主動為相關員工提供檔案信息。

4 小結

檔案信息化工作的開展，實現了檔案資源的規范管理和有效共享、開發和利用。以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，以擴大檔案資源開發利用為目的的檔案信息化建設，必將促進檔案工作的健康發展。在接下來的工作中，要加快采用各種先進的信息和互聯網技術，提高數字化和遠程服務能力，建設一個覆蓋廣泛、內容豐富、檢索便捷、使用方便的檔案利用體系，以“讓利用者一次都不跑”為目標，將檔案變成活檔案、活資源，為企業的安全生產、經營決策、審計巡查等各項工作做好服務、提供支持，為寧海電廠的創一流電廠發揮檔案的作用。