城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

陳麗華

（膠州市建筑業(yè)服務(wù)中心，山東 青島 266300）

常言道：“萬事都有兩面性。”新時(shí)代的到來，不僅為城建檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供機(jī)遇，也平添了不小的挑戰(zhàn)。要想適應(yīng)新時(shí)代，檔案管理事業(yè)要勇于創(chuàng)新。但事實(shí)并非如此，受傳統(tǒng)思想束縛，數(shù)字化檔案管理遲遲沒有形成，不僅降低了效率，質(zhì)量也沒有保障。為改善這一現(xiàn)狀，理應(yīng)針對(duì)問題點(diǎn)，采取切實(shí)有效的策略。本文就如何創(chuàng)新城建檔案管理工作進(jìn)行探討，旨在應(yīng)對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

隨著社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。在技術(shù)的支持下，各領(lǐng)域均獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。在城建檔案領(lǐng)域，傳統(tǒng)管理模式仍占據(jù)主導(dǎo)地位。使用紙質(zhì)檔案，不僅會(huì)加快資源消耗，還不易于保存和傳輸。在調(diào)取檔案時(shí)，需要管理人員花費(fèi)很多時(shí)間來搜索，還不一定能夠找全。如此一來，就無法為城建事業(yè)提供強(qiáng)有力支持，必然會(huì)導(dǎo)致發(fā)展出現(xiàn)偏差。浪費(fèi)資源是小，拖慢進(jìn)程是大。因此，有必要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案。待數(shù)字化建設(shè)做出成績(jī)后，資源消耗形勢(shì)得到顯著抑制，保存和傳遞效率顯著提高[1]。更為重要的是，搜索更加高效，從而讓檔案價(jià)值得以彰顯。此時(shí)，城市發(fā)展始終在正確道路上，發(fā)展成就必然突出。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的困境

近些年，我國(guó)致力于推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。為響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，各檔案管理部門也紛紛采取行動(dòng)。雖取得一定成就，但也暴露出不少問題。主要體現(xiàn)在這幾方面：檔案人員沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值所在，迫于上級(jí)壓力，不得不采取行動(dòng)。科學(xué)表明，盲目采取行動(dòng)，必然會(huì)招致失敗。很多部門并不清楚數(shù)字化建設(shè)的方向，導(dǎo)致工作現(xiàn)場(chǎng)比較混亂。數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，僅靠檔案管理部門，無法完成目標(biāo)。即便是多部門聯(lián)動(dòng)，也會(huì)由于管理制度缺失，導(dǎo)致建設(shè)工作停留在表面。人員是數(shù)字化建設(shè)的主力軍，其能力關(guān)系到建設(shè)成果[2]。現(xiàn)有人員的能力不足以匹配工作，效果自然會(huì)大打折扣。數(shù)字化檔案管理一天不實(shí)行，城市發(fā)展一天就不能平穩(wěn)。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

3.1 提高重視程度

檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的重要性毋庸置疑，在數(shù)字化建設(shè)發(fā)揮主導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)要率先糾正錯(cuò)誤看法，深刻意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的必要性。在日常工作中，要親力親為，給基層員工做一表率。在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，檔案人員的觀念開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。要想縮短轉(zhuǎn)型周期，需要檔案部門優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境。具體來說，在關(guān)鍵地區(qū)張貼標(biāo)語，在線上線下發(fā)放學(xué)習(xí)材料。待全員有了清楚的認(rèn)識(shí)后，就會(huì)主動(dòng)推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

3.2 明確建設(shè)內(nèi)容

為了切實(shí)提升建設(shè)效果，需要明確建設(shè)方向。首先，基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。設(shè)備是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，只有擁有全套設(shè)備，才能確保管理工作有序開展。設(shè)備是一個(gè)龐大的概念，可細(xì)分成硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。其中，硬件設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，軟件設(shè)備是指基于數(shù)字技術(shù)打造的管理軟件。其次，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。城建檔案屬于機(jī)密文件，其涵蓋城市發(fā)展的全過程。數(shù)字化建設(shè)需要依靠網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)絡(luò)擁有開放性的特點(diǎn)，所以要確保檔案資料的安全。通常來講，檔案網(wǎng)絡(luò)有兩種連接方式，一是辦公連接，二是特殊連接。在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，要采取不同策略，這樣才能提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。再次，數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在數(shù)字時(shí)代下，城建檔案資料呈幾何狀增長(zhǎng)。通過建造數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效存儲(chǔ)。在城建過程中，要時(shí)刻調(diào)取檔案。為提升利用效率，需要提高數(shù)據(jù)庫的整合能力。譬如，將管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)相連接，確保信息互通有無[3]。融入分析模型，提高檔案歸檔整理的效率。強(qiáng)化分析功能，實(shí)現(xiàn)區(qū)別對(duì)待。最后，網(wǎng)站建設(shè)。城建檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，既然是服務(wù)，就需要建設(shè)窗口。通過搭建網(wǎng)站，讓檔案查找更加便利。需注意的是，網(wǎng)站布局一定要合理，這樣才方便查找資料。

3.3 健全管理制度

管理制度具有很強(qiáng)的約束力，是確保數(shù)字化建設(shè)的重要保證。一套完整的制度體系應(yīng)明確三方面內(nèi)容：其一，管理職責(zé)。通過對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行梳理，以避免職責(zé)出現(xiàn)交叉。其二，管理內(nèi)容。全面收集城建信息，并對(duì)內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行判定。對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案進(jìn)行分門別類，方便后續(xù)使用。對(duì)無價(jià)值檔案進(jìn)行集中清理，以此降低設(shè)備壓力。其三，管理細(xì)則。在掃描檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照流程執(zhí)行。在登錄管理系統(tǒng)時(shí)，要確保操作準(zhǔn)確，以此降低使用風(fēng)險(xiǎn)。在檔案借閱中，時(shí)刻關(guān)注動(dòng)態(tài)，以防資料外泄。

3.4 重視隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化建設(shè)要有在短時(shí)間內(nèi)完成，需要打造一支強(qiáng)大的管理隊(duì)伍。隊(duì)伍建設(shè)路徑有兩條：第一條，重視人員引進(jìn)。歸納出新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)及要求，以此為基礎(chǔ)明確招聘條件。將招聘信息發(fā)布在各大平臺(tái)，吸引更多人前來求職。通過三輪審查，選拔出符合崗位需要的人員。第二條，重視人員培養(yǎng)。新員工也好，老員工也罷，都需要進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容見圖1。借助培訓(xùn)活動(dòng)，提升管理效能。

圖1 培訓(xùn)內(nèi)容

4 總結(jié)

隨著城市發(fā)展步伐加快，檔案管理的重要性日益凸顯。只有做好此項(xiàng)工作，才能確保城市平穩(wěn)發(fā)展。但事與愿違，由于管理手段老舊，導(dǎo)致結(jié)果并不理想。要想打開這個(gè)局面，需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式。創(chuàng)新工作涉及三個(gè)方面，分別是管理理念、管理內(nèi)容、管理制度、管理人員。在多措并舉下，打造高效管理體系，推動(dòng)城市向更高水平發(fā)展。