檔案利用視角的組織沿革編寫研究

孫春利

（深圳市利誠檔案服務有限公司，廣東 深圳 518000）

組織沿革的體例主要有編年法、系列法、階段法、問題法等四種。本文就以上四種編寫方式進行分析和研究，總結如何編制脈絡清晰的組織沿革來滿足廣大檔案閱覽者的需求。

1 編年法

編年法,是以時間為主線，按年度順序，逐年列出本單位機構設置和人員任免等情況，即采用“年度-系列（組織機構和領導成員）的形式。通過編年法來編制組織沿革類似于大事記的形式，首先設定時間軸，標記好年度，然后根據時間順序依次編入信息，并簡短注明變更的原因和信息所依據憑證，檔案閱覽者在查閱時可以通過時間軸的時間查閱對應的變革情況。在編寫過程中要依據原有檔案信息，且時間要準確無誤，避免造成閱覽者查閱信息有誤的情況。編年法具有直觀性特點，便于查到某一年的全部機構情況，但不便于查到某一內部機構歷年系統情況。這種方法適用于內部機構經常調整和領導成員變動頻繁的單位，比如：信托公司、保險公司、銀行分行等。

2 系列法

系列法，是以單位內部機構為主線，將每一機構及其主要領導成員的變化作為一個系列，每個系列下，按年度順序記載或編寫，即采用“系列（內部組織機構）-年度”的形式編寫。系列法能夠比價清楚地反映出一個單位整個組織體系和每一個機構及其主要領導成員的變化情況，適用于組織機構比較穩定的單位，比如：八大黨派市委會、總工會、仲裁委員會、公積金中心、會展中心、醫院等。以應急管理局為例，在將歷史劃分為兩個階段的基礎上，對每個階段劃分為不同系列，分別為機構變更系列和領導任免系列。

1）機構變更系列。機構變更系列主要是對單位及其下屬部門的成立、合并、更名和撤銷等情況的變化進行記述。機構變更系列可以采用二維圖表的形式來編寫，編寫中分別設置主表和附表，共同記述機構發生變的情況。以應急管理局第一階段的機構變更為例，首先列出本身機構變化情況，按照同樣的方法也可以列出內設機構的變化情況，見表1主表：從表1主表可以看出一維是單位的名稱，另一維是其存在的時間。表中的檢索號是主表對應附表中能夠查詢到該機構的具體變化情況。

表1 附表：機構沿革表

從表2附表可以查詢到具體的變革情況，包括名稱、形式、變更時間、憑證和檔案號。變更時間是機構發生變更的時間，用短日期的形式來表示，變更的憑證是變革時簽發的正式文件，檔號為該文件的庫藏檔案號。

當然在進行組織沿革編寫過程中可能遇到一些歷史較為悠久的單位，在某些年份中變動較為頻繁，變化原因和憑證等具有一定的復雜性。遇到這樣的特殊情況時可以在附表中標注加以說明，用文字敘述的形式說明機構變化的具體情況，讓閱覽者能夠理解清楚即可。

2）領導任期變更系列。領導任期變更系列主要依據單位歷任局長、部室負責人變更情況進行編寫。以一階段歷任局長變更為例，依次列出歷任局長的任期和變化，包括任免時間、任免文號、檔號（文件庫藏檔案號）等。在編寫過程中領導免職時間會與實際時間有偏差，主要是部分領導的職務調整、升職或機構調整對干部進行重新任命等原因造成。編寫人員須了解領導的離任具體原因，以推斷出領導具體的免職時間。關于領導調離時間可參考檔案流轉通知書，退休人員可參考退休干部審批表，也可參考新上任人員的到任時間。如果確實難以找到相關資料推斷離任時間的可以在備注欄進行注釋，以說明其任期尚未結束。例如表2：

表1 主表 機構沿革表

表2 歷任局長任免情況一覽表

3 階段法

階段法，將本單位歷年發展變化的情況劃分為若干自然階段，在每個階段內采用以單位內部組織機構為主線的方法進行編寫，這種方法是編年法和系列法的有機結合。階段法體系的組織沿革一般由總題名、總序、目錄、正文、附圖（表）五個部分內容構成，適用于機構沿革階段性明顯的單位，比如：學校、財政局、街道辦事處等。以暨南大學為例，按照成立至今的重大變革和檔案庫藏的分類特點，將暨南大學的組織沿革劃分為三個階段。如表3：

表3 暨南大學歷史簡表

4 問題法

問題法，將單位自身各方面的嚴格情況分別列為一個個問題，然后再一個問題一個問題地加以記述，即以問題作為安排組織沿革正文結構的基本線索和首要依據。問題法有較強的靈活性和針對性，可以根據單位自身沿革的實際特點和讀者的實際需要，靈活地選擇應該加以記述和反映的問題。問題法適用于機構調整情況復雜，名稱、職能、隸屬關系等方面變化較多的單位，比如：深圳市第三職業技術學校（曾名深圳市職工學校、深圳市職工中等專業學校、深圳市工會成人中等職業學校、深圳市職工繼續教育學院）。

5 總結

組織沿革編寫時除選用適宜的體例外，多采用圖文并用的形式進行編寫可以提高利用率。圖文并用的形式編寫組織沿革更具直觀性，同時減少組織沿革的篇幅，作為檔案參考資料利用起來更加便捷。檔案閱覽者可以通過組織沿革研究和了解一個機構的歷史發展情況，可以對本機構的歷史聯系進行檢索，是通過機構及部門直接的關系來檢索檔案的特殊方式。組織沿革編寫并普及應用，不僅能夠提高檔案資料的利用效率，同時也是主動提供服務的表現，也使檔案管理工作更加科學化。