加強干部人事檔案管理工作的思考

李永磊

（河南省安陽地區(qū)醫(yī)院人事科，河南 安陽 455000）

1 引言

檔案是社會各界以及不同行業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，干部人事檔案工作涉及到社會發(fā)展的全部信息內(nèi)容，每個記錄在檔的檔案都需要相關(guān)的干部人事檔案部門進行管理，實現(xiàn)干部人事檔案的充分利用。但是，目前大多數(shù)的干部人事檔案部門還采取傳統(tǒng)的管理方式，這樣就會在干部人事檔案工作中出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案的管理工作無法得到有效的保存。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展與進步，合理的應(yīng)用還信息化手段改善傳統(tǒng)的干部人事檔案工作，有效的解決干部人事干部人事檔案存在的問題，從而實現(xiàn)了對干部人事檔案工作的高效發(fā)展。

2 深刻認識干部人事檔案工作的重要意義

1）是干部工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的必然要求。為全面提升干部工作制度化水平，中央圍繞干部選拔任用、考核評價等方面出臺了一系列制度。《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部考核工作條例》規(guī)定，干部考核以報告、評語、鑒定等形式確定結(jié)果的，應(yīng)當(dāng)明確具體肯定成績和優(yōu)點，指出問題和不足；考核結(jié)論存入干部人事檔案。《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》對擔(dān)任黨政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)進行了規(guī)定，要求嚴格審核干部人事檔案，并將審核情況記入考察材料。此外，《公務(wù)員平時考核辦法（試行）》規(guī)定公務(wù)員平時考核結(jié)果記入年度考核登記表，《事業(yè)單位人事管理條例》明確事業(yè)單位實行崗位管理和合同管理，依據(jù)聘用合同規(guī)定開展考核；上述規(guī)定的執(zhí)行情況能在干部人事檔案中得到反映，可以督促干部管理工作制度化、規(guī)范化。2）是新時代全面從嚴治黨的有力保障。當(dāng)前，一些單位和人員對干部人事檔案管理工作重視不夠，甚至出現(xiàn)干部人事檔案涂改造假等問題，嚴重損害了干部人事檔案的權(quán)威性和公信力。有的基層的領(lǐng)導(dǎo)認為上級領(lǐng)導(dǎo)不會檢查干部人事檔案，管理工作能拖則拖，即使上級部門來檢查，也是簡單臨時應(yīng)付檢查而已，檢查完后工作照舊，難以高質(zhì)量高效率地進行干部人事工作服務(wù)。認真貫徹新修訂的《條例》，用嚴格制度和嚴明紀律規(guī)范檔案“建、管、用”各個環(huán)節(jié)，開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)、完善配套制度、加強督促檢查，對堅持從嚴治黨，從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件，保證干部人才隊伍的先進性和純潔性，有直接的促進意義。

3 干部人事檔案管理工作存在的主要問題

1）相關(guān)人員對干部人事檔案工作認識不全面。現(xiàn)代人力資源管理制度建成之前，干部人事檔案在我國組織人事工作中主要用于政治審查。功能發(fā)揮的局限造成人們普遍對干部人事檔案作用認識不全面，沒有充分認識到其重要執(zhí)政資源的意義和在組織人事工作中的憑證作用。在實際工作中注重安全保存、忽視內(nèi)容建設(shè)和信息開發(fā)，在工作部署中不能將人事檔案與干部工作統(tǒng)籌規(guī)劃；專職工作人員檔案業(yè)務(wù)和組織人事工作知識不足，檔案功能發(fā)揮不充分；其他相關(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督功能發(fā)揮不到位，檔案材料填寫不規(guī)范、內(nèi)容不全面的問題普遍存在。2）干部人事檔案數(shù)字化程度不高。在現(xiàn)階段事務(wù)多、卷宗多、人員流動性大的情況下，數(shù)字化干部人事檔案，不僅能減輕干部人事檔案管理人員的工作負擔(dān)，還能增加干部人事檔案的利用率。但據(jù)筆者的了解來看，目前多數(shù)事業(yè)單位干部人事檔案管理采用的是傳統(tǒng)管理模式，對日新月異的信息技術(shù)利用不夠，未完全啟動干部人事檔案數(shù)字化管理，導(dǎo)致干部人事檔案管理處于落后狀態(tài)。3）對編外人員人事檔案管理的忽視。目前，事業(yè)單位存在一定比例的編外聘用人員，其人事檔案大多存放在人才交流中心，沒有遷入工作所在事業(yè)單位統(tǒng)一管理。事業(yè)單位對編外人員在工作過程中形成的考核、獎懲、黨團、合同等材料沒有及時建檔歸檔，造成編外人員人事檔案材料不完整，影響檔案的使用價值。

4 做好新時代干部人事檔案管理工作的對策

1）健全干部人事檔案整理的工作機制。干部人事檔案整理工作之所以存在一系列的問題，究其根本還是在于沒有嚴格落實相關(guān)的規(guī)章制度。對此必須要加大力度建設(shè)相應(yīng)的工作機制，構(gòu)建檔案資源體系。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確指出：負責(zé)干部人事檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進行聯(lián)系制度的建立，這樣一來才能夠及時有效的掌握相關(guān)的材料。除此之外，相關(guān)管理部門還應(yīng)當(dāng)主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人以及其他有關(guān)方面收集相關(guān)的材料。基于此，筆者認為最有效的方式是黨委帶領(lǐng)相應(yīng)部門建立干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員工體系，而員工之間的有效交流必然會促使工作效率大幅度提升。2）以目標管理推進干部人事檔案工作。目標管理是一種重要的行政管理手段，可以調(diào)動各級各部門積極主動開展工作，在世界各國公共服務(wù)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。按照目標管理理論，最終目標確定后需要層層分解制定出下級各部門及相關(guān)人員的分目標，并將目標完成情況作為考評的依據(jù)，將干部人事檔案工作列為黨建工作目標考核內(nèi)容。為確保《條例》設(shè)定目標的實現(xiàn)，制定分目標時要從制度建設(shè)、內(nèi)容建設(shè)、隊伍建設(shè)、監(jiān)督指導(dǎo)和功能發(fā)揮等方面加以明確。3）創(chuàng)設(shè)全新電子存檔形式。信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質(zhì)文件，可以是某一個電子設(shè)備的存儲，也可以通過硬盤、光盤進行數(shù)據(jù)的存儲，相關(guān)的文件內(nèi)容可以被查驗與使用，也可以實現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)的作用對文件進行資源共享，讓后期的干部人事檔案工作更加便利。從自身的性質(zhì)來說，電子干部人事檔案的特點包括著：有計算機進行存檔，自身具有著嚴格的代碼與分類形式，可以更好的對檔案進行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點，新生電子檔案可以整合了自身的數(shù)字型的特點，更融合了傳統(tǒng)檔案分類型的特點，通過電子計算的存儲實現(xiàn)了對檔案的遠程傳輸來實現(xiàn)檔案信息共享，對于每個檔案的調(diào)用都需要具備一定的權(quán)限才可以對檔案內(nèi)容進行讀取。4）對檔案管理的服務(wù)功能進行豐富。在新時期的背景之下，干部人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)進行全新渠道的探索，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式較為單一，這也導(dǎo)致其作用不能得到充分且全面的發(fā)揮。對此筆者認為人事部門應(yīng)當(dāng)對檔案收集工作進行強化，健全檔案信息的構(gòu)建，只有這樣，才能夠?qū)⒏鼮閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給檔案的應(yīng)用人員。舉例來說：可以健全與優(yōu)化檔案信息收集工作，全面且深入地檢查干部的檔案信息，及時進行補充。但是這一方面需要注意的是，在對干部檔案進行補充的過程當(dāng)中必須要切實保障當(dāng)事人資料的嚴密性，防止出現(xiàn)泄露的情況，保障當(dāng)事人的權(quán)益。

圖1 干部人事檔案管理風(fēng)險評價指標體系圖

5 結(jié)束語

各事業(yè)單位要從思想上高度重視干部人事檔案管理工作；以制度建設(shè)為抓手，建立健全人事檔案管理制度; 強化從業(yè)人員培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊伍專業(yè)化水平；加強現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，提高干部人事檔案管理信息化水平，促使干部人事檔案管理工作高效率展開。