新時期高校實驗室安全檔案管理策略研究

張 璐 劉 健 張平清 王茂鑫

（山東大學資產與實驗室管理部 山東·濟南 250100）

0 引言

高校實驗室是教學和科研的重要基地，是培養創新型、應用型和復合型人才的重要場所，是進行專業技能培訓和開展教學實踐的重要課堂。實驗室安全是高校保持正常教學科研秩序，維護師生人身和財產安全的前提保障，而實驗室安全檔案是實驗室安全管理工作的重要內容，在其中發揮著不可或缺的作用。

高校實驗室安全檔案包含兩部分內容，一是實驗室安全基本情況，記錄了實驗室安全管理人員的職責、管理模式、應急預案等；二是實驗室安全管理情況，主要是實驗室安全教育培訓、應急演練、安全檢查記錄等。所形成的各種文件、照片、視頻等不同載體形式的原始記錄能夠直觀的展示實驗室安全管理工作的方方面面。加強高校實驗室安全檔案的收集、整理、編研、開發和利用，能夠為高校實驗室安全管理制度的落實提供支撐和保障。

1 高校實驗室安全檔案管理現狀分析

1.1 高校實驗室安全檔案管理意識薄弱，觀念落后

目前大部分高校對實驗室安全檔案的建設與管理認識不足，重視程度不夠。校級層面，領導缺乏對安全相關工作資料的整理和歸檔意識，導致實驗室安全檔案管理工作未落到實處。二級單位層面，由于學校對二級單位實驗室安全檔案管理工作的忽視，導致二級單位普遍存在安全檔案建設意識薄弱，缺乏“痕跡意識”。大部分高校課題組負責人作為實驗室安全的直接責任人對安全檔案整理的意義缺乏了解，不重視，直接造成了安全檔案的漏歸、少歸。

1.2 高校實驗室安全檔案管理制度不健全

大部分高校的“實驗室安全管理制度”及“實驗室檔案管理制度”比較健全，而對實驗室安全檔案管理的規定卻是空缺的，導致安全檔案整理無章可循。從實驗室檔案管理辦法而言，大部分院校的實驗室或設備檔案管理辦法均對實驗室安全、設備安全檔案作規定和要求，而對實驗室涉及到的危險化學品、易燃易爆化學品、易制毒化學品等的使用記錄及有安全工作相關的檔案，如安全教育培訓檔案和安全檢查檔案等，并未做詳細規定和說明，直接導致部分檔案缺乏原始性、真實性和有效性。

1.3 高校實驗室安全檔案整理缺乏規范性

目前大多數高校并未設有專業的檔案管理人員，而是由實驗室安全管理人員兼職管理，他們缺乏專業的檔案管理學和檔案編研等專業知識，導致檔案整理缺乏規范性。一是沒有根據檔案不同的形式、內容及時間范圍進行分類整理，未形成科學、規范的檔案體系，不能保證檔案的真實性和準確性；二是檔案歸檔后，并未對其進行系統性和唯一性的編號，不能快速、準確地查找所需材料，降低了檔案的使用價值。

1.4 實驗室安全檔案管理手段落后，開發力度不足

目前大多數高校實驗室檔案管理主要以紙質檔案管理為主，附以部分電子文檔，收集、整理和管理檔案手段落后，嚴重阻礙了實驗室安全檔案管理發展進程。“重保管、輕利用”現象普遍存在，檔案中的信息沒有充分地被利用，檔案的服務功能未最大限度的發揮，造成檔案資源的浪費。

2 高校實驗室安全檔案建設的重要性

2.1 為實驗室安全科學化、規范化管理提供依據

實驗室安全檔案記載著實驗室的基本情況及實驗室安全管理情況，便于學校領導、職能部門及管理人員開展日常工作。可以把實驗室安全檔案和學校安全檢查工作結合起來，依據不同實驗室安全風險和安全管理的差異將實驗室的安全風險等級進行劃分，風險等級高的實驗室進行重點檢查，從而進一步實現實驗室安全的科學化和規范化管理。

2.2 是保障實驗室安全責任體系落實的重要手段

實驗室安全檔案記錄了相關人員安全職責的實施情況，是評價相關管理人員工作能力的重要依據，也是作為個人年終考核的一種參考，有利于提高安全管理人員的責任意識，從而推動實驗室安全管理工作制度化、規范化、專業化。

2.3 為實驗室安全設備設施的投入提供依據

安全設備設施是實驗室安全運行的基本保障，實驗室安全檔案記錄了實驗室安全設備實施（滅火器、滅火毯、急救藥箱、應急噴淋、洗眼器、煙霧報警系統等）的配備情況，如有不足，可以為下一年制定實驗室安全運行經費預算提供依據。

2.4 為制定師生的安全教育培訓計劃提供參考

近幾年高校對安全教育準入的重視度增加，并實施了實驗室安全準入制度。凡是要進入實驗室的人員必須參加實驗室安全教育考試，考核通過發放合格證后方可進入實驗室。通過實驗室安全檔案，可以做到要進入實驗室的人員與相關實驗室一一對應，量體裁衣，制定精細化、針對性的培訓計劃與實驗室安全考試試題，提高實驗室安全培訓的效果。

3 高校實驗室安全檔案管理對策研究

3.1 加強實驗室安全管理檔案宣傳，提高安全管理人員的檔案管理意識

學校應加強領導，健全機構，在各方面給予指導和支持，做好實驗室安全檔案管理工作必要的領導、組織和保障工作。學校要認識建立和健全實驗室安全檔案工作的必要性和意義，要根據實驗室安全檔案管理工作的特點和性質等深入開展有關檔案工作的宣傳活動，并組織安全管理人員學習《檔案法》等有關檔案管理的法律、法規和政策及實施辦法。只有領導重視，將安全檔案管理的思想自上而下地傳達下去，從根上樹立管理人員的重視程度和思想解放，才能為檔案工作創造良好的環境，從而將高校實驗室安全檔案建設工作做得更加完整和規范。

3.2 建立健全實驗室安全檔案管理制度和體系

實驗室安全檔案作為安全管理和檔案管理工作的交叉點，可參考的檔案管理規章制度、實驗室安全辦法頗多，如《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校實驗室安全檢查項目表》和高校實驗室安全管理辦法等。參考以上管理制度及安全檢查項目，制定出有效的安全檔案管理制度，能夠促進檔案管理工作從無序到有序、從隨意性向規范性轉變。檔案管理的工作包括：收集、整理、保管和利用，目的是有效利用，為實驗室安全管理工作服務。建立“學校—學院—實驗室”安全檔案三級管理體系，并設專人保管和查閱。

3.3 培養一支高素質的實驗室安全檔案管理隊伍

檔案管理的核心在人，要切實做好檔案管理工作的人才隊伍建設，既要充實檔案管理人員的數量又要保證檔案管理人員的質量，要制定科學、合理的檔案培訓計劃學習并利用管理新方式，提高檔案管理人員的業務水平和檔案管理技能。具體而言，一是邀請檔案學領域的專家對檔案管理人員進行定期培訓，從理論學習中掌握檔案的收集、整理、編號、開發利用等系統知識；二是建立一支人員穩定、技術過硬的實驗室安全檔案管理隊伍，并將檔案管理技能加入到學校考核之中，形成優勝劣汰的管理模式，保證安全檔案管理工作的規范化管理和創新化發展。

3.4 強化實驗室安全檔案的信息化建設

由于信息化管理具有規范化、系統化、程序化、高效率等優點，實驗室安全檔案的建設與管理也逐漸采用信息化的方式，并呈現電子檔案替代紙質檔案的發展趨勢。將與實驗室安全工作相關的文字、圖片、表格、視頻、音頻等資料進行數字化處理，通過構建實驗室安全檔案信息化管理系統，如圖1所示，實現高效便捷的數字化檔案存儲、查詢、管理與利用。

圖1：實驗室安全檔案信息化管理系統

4 結語

高校實驗室安全檔案是安全工作中的出發點和落腳點，必須高度重視，常抓不懈。而當前高校對實驗室安全檔案建設的必要性認識不足，檔案管理的意識薄弱。要針對分析目前實驗室安全檔案管理的痛點和難點問題，結合高校實驗室安全工作實際，建立健全實驗室安全檔案管理制度和體系，提高相關人員的檔案管理水平，推動檔案的科學化、規范化、信息化管理，充分發揮實驗室安全檔案在安全管理工作中的作用，從而保障高校實驗室的安全。