國際工程建設項目中的文件控制管理思考

李英華

【摘要】國際工程是一種國際間的經濟合作方式，隨著中國綜合國力的增強，中國建筑水平的提高，中國對國際工程建設項目的參與越來越多，對國際工程建設項目的管理也提出了更高的要求。文件控制管理，是國際工程建設項目管理的重要組成部分，文件控制管理的水平，體現(xiàn)了國際工程建設項目的管理水平。本文主要圍繞國際工程建設項目中，文件管理的特點、意義、注意事項、常見問題展開討論。

【關鍵詞】國際工程建設項目;文件控制管理

文件控制管理貫穿于建設項目的始終，通過對文件進行有效的管理，控制建設項目的執(zhí)行過程。在國際市場競爭中，項目管理水平影響著公司的競爭力，而文件控制管理是項目管理的工作重點。因此進行文件控制管理時，要嚴格按照流程進行有效管理。

1、國際工程建設項目文件控制特點

國際工程建設項目文件控制，具有來源多樣性、查詢反復性、處理及時性的特點。國際工程建設項目涉及的內容比較多，業(yè)主和承包商，會在工程項目的設計、采購、施工和試運行投產等各個階段，產生大量的工程文件。文件來源范圍比較廣泛，這就使文件的形式，呈現(xiàn)出多樣性的特點，使文件控制變得比較復雜。在國際工程建設過程中，對項目文件的處理要求非常嚴格，不管是接收的文件，還是發(fā)出的文件，都需要及時的處理，不然有可能會造成經濟上的損失，或者工期的延誤。工程文件在工程竣工后，需要移交給業(yè)主，而且在建設過程中，常常需要借還、審計、更新等，因此需要對文件進行簡單的歸檔和索引，方便對文件進行管理。

2、國際工程建設項目文件控制管理的意義

文件控制是公司知識管理的基礎，是工程項目管理的基本因素。工程建設的每個環(huán)節(jié)都需要依托于文件控制。當文件進行更新時，對文件的版本進行控制，可以對項目的進展，各項工作的最新情況，進行了解。同時文件內容也是對項目進行管理的重要參考資料。對文件進行控制管理，使文件處于合理有序的狀態(tài)，可以便于查閱和參考。

當出現(xiàn)工程糾紛時，變更指令、施工方案等文件資料，可以提供有力的書面證據(jù)，以保護承包商的利益。因此，在國際工程建設項目管理中，對文件進行控制管理，可以避免工程糾紛。

對文件進行控制管理，可以為公司的項目管理積累相關經驗，公司通過對文件的整理和利用，從而總結出項目建設中的相關經驗，為以后的工程管理提供經驗依據(jù)，避免同樣的錯誤再次發(fā)生。

3、文件控制管理的注意事項

3.1文件控制的程序

在對國際工程建設項目進行管理時，要嚴格按照文件控制管理程序進行操作執(zhí)行。每個項目的執(zhí)行和變更，都需要得到業(yè)主的書面批準，才可以執(zhí)行實施。在簽訂合同生效后，文檔管理人員需要首先按照合同的要求，編寫文件控制管理的程序文件，并提交給業(yè)主，對文件控制的工作流程、工作范圍、實施辦法進行確認。并對項目的報批流程、文件格式、收發(fā)文件的處理步驟、歸檔和控制等，做出明確的規(guī)定。還需要對各種登記表格進行設計，對文件處理的流程圖進行繪制，制作出文件的標準格式及電子模板，從文件的編制和運行上，對工程項目的文件進行規(guī)范。其他程序文件的編制和運行，要以文件控制管理的程序文件作為基礎，保證項目文件管理程序的規(guī)范性和一致性。此外，文檔管理人員還需要與業(yè)主進行溝通，盡快對文件進行批復。

3.2文件編號的標準化

對文件控制的編號進行標準化管理，建立標準的文件編號系統(tǒng)。標準的編號系統(tǒng)，可以使文件信息的存儲和查詢更加的便捷，便于對文件進行管理，提高了文件控制管理的效率。文件編號需要包含四個層面的信息，由高到低的順序：首先是公司名稱代碼，其次是項目名稱代碼，然后是文件的屬性代碼，最后是文件的序列號。前三個代碼都是相對固定的，文件的序列號則可以相對靈活。每個文檔管理人員，都需要嚴格按照文件編號系統(tǒng)，對每份文件進行編號管理。

3.3文件的版本

在國際工程建設項目的施工中，文件會不斷的被修改和升級，因此要嚴格控制好文件版本的管理，便于對文件進行追溯，同時保證使用者可以區(qū)分出文檔的最新版本，避免因為使用錯誤的文件，獲取錯誤的信息。通常情況下，會在文件的序列號后面，再加上版本的編號。

3.4文件傳遞表

文件傳遞表是進行文件傳遞的工具，上面除了記錄文件接受方和傳遞方的通信信息外，還對文件進行了詳細的描述，包括文件的編號、文件的名稱、文件的版本號、文件的份數(shù)、文件的類型、文件的總頁數(shù)、文件傳遞的目的等。文件傳遞表對文件傳遞的信息進行記錄，并為文件的狀態(tài)信息提供依據(jù)。

3.5電子文件和紙質文件

為了保證文件的完整性，可以用電子文件和紙質文件兩種形式對文件進行管理。電子文件需要依托專業(yè)的文件管理系統(tǒng)、保存系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)，并要與紙質文件保持一致性。紙質文件需要按照索引，進行同一分支順序存放，做到規(guī)劃清晰、科學合理、邏輯性強，便于查找和利用。

3.6臺賬登記表

工程文件的來源比較廣泛，有供貨商、承包商、業(yè)主等，文件的類別又比較多樣化，包括采購文件、設計文件、施工文件、管理文件等多個類別，為了方便對文件進行檢索，可以編制臺賬登記表進行登記管理。臺賬的內容可以包含文件的編號、文件的名稱、文件的日期、收發(fā)方的名稱、文件間的關系、各方的負責人、文件的狀態(tài)、文件的回復情況等。

4、文件控制管理中的常見問題

4.1接收的文件編號，不同于項目的編號系統(tǒng)。

那么需要根據(jù)文件的來源進行存檔，如果是回復性文件，可以保存在發(fā)出文件的附件里，如果只是單純的接收文件，那就根據(jù)對方的文件編號進行存檔，另建文件夾，并做好索引信息的登記。

4.2文件復印件居多

國際工程建設項目，在進行文件控制過程中，要統(tǒng)一對原件進行保存。一旦發(fā)生工程糾紛，復印件是沒有法律效力的，因此在對項目文件進行控制管理時，要把原件進行妥善存放，統(tǒng)一管理，嚴格按照借閱制度，對文件原件進行管理，避免原件被修改、部分缺失、丟失、未經允許復制等，確保文件的安全性。

結語：

文件控制管理，是項目管理的重要組成部分。加強對項目工程的文件控制，可以避免工程糾紛，減少不必要的經濟損失。由于國際工程建設項目文件的來源廣泛性、查閱反復性、處理及時性，使文件的控制管理，比較繁瑣且任務艱巨，需要文檔管理者，不斷的進行探索和創(chuàng)新，提高文檔管理的水平。

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