淺談中學學籍檔案數字化建設

張晨

“中學學籍檔案”作為中學生們在中學教育階段學習成長的真實記錄，是培養中學生人才過程中重要的參考資料，是學校教育管理教學研究成果的具體體現，也是學校珍貴的文化資產。中學學籍檔案包含學生的基本信息、家庭信息、綜合素質評價、畢業情況等重要文件。對學籍檔案實行數字化建設管理，是大數據應用時代加速實現教育管理現代化的重要途徑。

一、學籍檔案數字化建設管理現狀

隨著教育教學改革的不斷深化，中學學籍檔案涉及的信息也越來越豐富。傳統的檔案管理模式已無法完全適應信息時代快速發展的需求。“全國中小學生學籍信息管理系統”及“天津市中學生綜合索質評價信息管理平臺”的使用，給中學學籍檔案管理信息化建設提供了極大的便利，創造了良好的基礎，使檔案人員在學籍檔案管理上得心應手。

（一）“全國中小學生學籍信息管理系統”對學生基本信息的管理

隨著科學技術日新月異的高速發展，數字化形成的各項技術已經在人們的生活中廣泛使用，中學學籍檔案管理已進入了全新的數字化時代。“全國中小學生學籍信息管理系統”的創建及全國聯網運行，充分說明了這一點。該系統收集了：學生基本信息、戶籍信息、家庭成員信息、獎懲信息、畢業信息、就讀狀態、學籍所在地、學籍變動軌跡等信息。“全國學籍號”是系統為每一個學生自動生成的學籍號編碼，全國唯一，實行“籍隨人走”的管理辦法，有效避免了重復學籍、空掛學籍等問題。系統對學生學籍檔案管理、學籍異動等進行全程數字化管理，對全國范圍內學生流動情況進行實時監控。學籍管理員可以通過“綜合查詢”提供的學生學籍查詢（全國）、在校生查詢、異動查詢、畢業生查詢、學生信息查詢、全國學籍查詢等功能，及時掌握學生學籍動向，既精準又便捷。

（二）“天津市中學生綜合索質評價信息管理平臺”對學生綜合素質信息的管理

綜合索質評價信息是我國新一輪基礎課程改革提出的新的教育評價內容。它是學生學籍檔案的重要組成部分，從德、智、體、美、能等各方面詳細記錄中學生的成長經歷。我市“天津市中學生綜合索質評價信息管理平臺”的創建，充分發揮了綜合素質評價的導向和激勵作用，促進學生全面而有個性的發展。每學期通過學生自評互評、家長評價、教師評價三方面，系統形成一份《學生綜合素質評價表》。該表對學生成長過程中的主要經歷和典型事例做客觀記錄和寫實性描述，內容包括基本情況、思想品德、學業修習、身心健康、藝術素養、社會實踐六大類。其中又分為思想品德類（相關活動、日常表現）、任職情況、個人榮譽、社團活動、研究性學習、優勢學科、社會實踐、課外體育修習、體育比賽、心理素質展示、藝術實踐活動、等18小項。真實反映學生中學階段的發展狀況，為高一級學校選拔人才提供真實有效依據。

二、學籍檔案數字化建設勢在必行

（一）有助于信息收集和管理

傳統的學籍檔案收集管理方式主要靠人工操作，手續繁瑣工作量巨大。在以往的招生工作中，各級教育管理部門和各學校要投入很多的人力物力進行學籍信息核對，影響了招生的工作效率。另外，由于部分教師檔案意識薄弱，往往出現注冊學號錯誤、學籍檔案信息遺漏、歸檔不及時、檔案丟失等問題，給學籍管理工作帶來了極大不便。現在，隨著全新的數字化時代的來臨，給學籍檔案的收集和管理帶來了巨大的變革。我們可以使用“學籍系統”進行數字化管理，例如，中學學生的招生錄取工作，新學生的學籍檔案可直接從學籍系統中調取，學生的基本信息無需再錄入，實現轉入和轉出網上無縫對接。學籍管理員只需設置年級班級信息，將新學生分班導入系統，即可直接生成“中學學生學籍卡片”，極大簡化了程序，提高工作了效率。使用“綜評系統”進行中學生綜合素質信息管理，可實現多人異地同時操作。學生可隨時隨地上傳個人材料，教師可隨時隨地課管理成績等第信息，教務管理員可以隨時隨地監控課程信息和檔案信息，學校領導可以及時精準的掌握考相關資料。

（二）有助于信息整合和利用

學籍檔案數字化給中學學籍檔案的信息整合和利用帶來了極大的便利。教師可以利用學籍管理系統導出的學生基本信息，通過使用Excel批量填報所需要的各種表格。此外，教師能準確掌握學生的檔案信息，如家庭成員的姓名、電話、身份證號、戶籍地址、家庭住址、工作單位、是否為監護人等信息，極大的方便了家校的交流與合作。學校領導也可以通過學籍信息掌握全校教育教學情況，全面統籌學校工作。“學籍系統”不僅對學校內的管理有所幫助，并且對協助我市其他部門如稅務、公安開展工作也有所幫助。比如，為配合《個人所得稅專項附加扣除暫行辦法》實施，每學期進行的學籍系統學生信息核查工作。是具有高政治站位，配合個人所得稅政策落地的重要工作。

三、學籍檔案數字化建設的提升

總之，近年來，中學學籍檔案數字化管理經歷了從無到有的快速發展，并且取得了顯著的成效，但從整體來看，數字化水平仍處于初級階段，效果明顯低于預期，還需不斷努力改進，以適應大數據時代教育現代化管理的要求。

（一）重視檔案工作，規范管理制度

完善的管理制度是各項工作有效開展的有效保證。為促進中學學籍檔案數字化管理，學校領導和教師應當轉變觀念，提高學籍檔案數字化管理意識，建立有效可行的管理制度，對學籍檔案的歸檔內容、歸檔時間以及相關責任人等要做明確規定。學校要對師生進行大力宣傳，使檔案數字化管理意識深入人心。

（二）加強隊伍建設，強化業務能力

學籍檔案管理工作水平的高低，取決于工作人員的素質高低。中學生學籍檔案的數字化建設離不開高素質專業人才的支撐和保障。為適應大數據時代檔案工作的需求，學校應加大對檔案管理專業人才的聘任，提供足夠的上升空間，定期對學籍檔案管理人員開展相應的信息技術培訓，提高從業人員的技術水平，進而實現對教育現代化更深層次的探究，并提供更好地服務。

天津經濟技術開發區第一中學 張 晨