試論企業文書檔案收集與歸檔工作

江淑妹

摘要：進一步注重企業文書檔案收集與歸檔工作具有重要意義，可以為企業各項工作的順利開展提供參考。檔案內容包括了企業發展中的各方面信息，企業可以結合這些信息建立落實有針對性的工作方法。但是，在企業文書檔案收集與歸檔環節，還是伴隨了一些問題，應當針對這些措施，建立落實合理處理對策，從而保證強化企業文書檔案收集與歸檔質量，助力企業各項工作良好開展。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;歸檔

0引言

企業檔案收集與歸檔工作的良好開展，能夠對企業各項工作的發展進行全面記錄。比如，企業一些科室業務活動在具體進行時，產生了大量資料，如果將這些資料進行全面收集、合理歸檔，就能夠企業各科室業務考核活動的開展提供依據，有利于各科室對資料的查找，保證開展公平的業務考核活動。除此之外，進一步注重檔案收集與歸檔工作，還會助力企業最高級別管理人員充分了解各科室業務的進展，就應當對檔案收集與歸檔工作加大重視程度。

1辦公室文書檔案收集和歸檔中出現的問題

1.1材料收集不完善

在一般條件下，企業文書檔案收集與歸檔工作環節都未能體現完善性，在具體操作中，一些檔案內容都未能被檔案管理人員進行全面記錄，這樣就可能導致企業文書檔案收集與歸檔工作具有較高難度，也可能導致企業檔案管理難以體現精準性，因而，企業就應當對這樣問題做出進一步考慮，如此一來，便能夠保證文書檔案收集與歸檔工作切合相關標準。不僅如此，企業一些檔案內容也分散到了企業其他科室，如此現象就可以導致企業檔案的整理不能體現完整性，因而，就應當由企業檔案管理人員在具體工程環節，進一步考慮到檔案內部的完整性，保證企業文書檔案管理收集工作達到相關部門提出的標準、政策。除此之外，還有一些檔案管理臨時工，其相關工作環節，未能體現高度職責意識，如此狀態也會導致檔案資料收集缺乏完整性。

1.2檔案管理人員專業素質需要提升

企業文書檔案收集與歸檔工作在具體進行時，檔案管理人員都未能表現出高度的職業素養，導致文書檔案收集與歸檔工作不能穩定開展，一些檔案管理人員相關工作環節，也未能體現高度的職責意識，未能對企業紅頭文件的整理加大力度，導致文書檔案收集與歸檔工作不能具有快捷性和穩定性。因此，就應當由檔案管理人員在文書檔案的收集、歸檔環節，提高責任意識，進一步注重對紅頭文件的整理。不僅如此，企業檔案管理人員對現代新型的檔案管理模式進行充分了解，因而，在具體的文書檔案收集與歸檔環節，也未能對檔案內容的現實性予以全面審查，導致所整理的檔案內容難以保證可靠。因而，就應當要求企業借助合理措施，提高文書檔案收集與歸檔工作的標準，保證該項工作能夠達到上級提出的相關標準和規范。

1.3沒有做好材料收集工作

近期以來，企業文書檔案收集與歸檔工作的具體進行時，未能體現明顯的快捷性和穩定性，這樣就可能使得企業檔案管理工作整體質量成效弱化。在檔案資料收集環節，相關工作人員未能充分落實管理的思想、流程和標準等。一些檔管理人員在對文書檔案進行收集與歸檔時，未能進行規范性，導致檔案資料失去完整性。針對這樣的情況，企業就需要在文書檔案收集與歸檔工作進行時，對該項工作予以適度監管，其間，還應制定文書檔案收集與歸檔標準與規范，確保企業文書檔案收集與歸檔工作快捷性、穩定開展。另外，在文書檔案收集與歸檔環節，一些檔案資料都缺乏完整性，導致檔案效用明顯弱化，企業應對這樣的現象進行高度重視。

2優化辦公室文書檔案收集和歸檔工作的有關措施

2.1健全文書檔案管理系統

想要保證企業文書檔案收集與歸檔環節的穩定性，就應當進一步完善檔案管理系統，其間，還應根據相關工作伴隨的問題建立有效的管理制度，促進檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔環節，保證所有作業環節都是結合標準制度內容，以強化文書檔案收集與歸檔的快捷性。與此同時，在對檔案管理系統予以完善環節，應對企業各個科室的職責范圍予以進一步明朗化設置，進一步清晰化文書檔案的歸檔項目和管理期限，從而為文書檔案收集與歸檔的穩定實行提供有利條件。這還應當建立切實可行的各科考核體系。如此一來，便能夠提高檔案管理人員工作的主觀能動性，保證強化其文書檔案收集與歸檔的業務水平，增進檔案管理人員職責意識，給未能結合標準制度現象予以全面消除，從而保證強化企業文書檔案收集與歸檔質量成效。

2.2實施檔案管理人員專業技能培訓

第一是企業管理工作在實際開展環節，管理人員需要切實知曉檔案管理屬于企業管理中的主要項目之一，需要對該項管理項目予以進一步注重。還應當以適當時間為檔案管理人員實行專業培訓，在具體培訓時，保證有效提高其參與培訓的主觀能動性，強化參與培訓人員崗位工作水平和職業素養。第二是在文書檔案收集與歸檔環節，應當通過對臨時工大批召集的措施，以緩解檔案管理人員的業務負擔，因而，企業就應當對臨時工作予以，促進所有臨時工可以快速適應相關工作，助力企業文書檔案收集與歸檔工作的有序開展。第三是在人員培訓環節，企業管理人員應采取有效措施，促進參與培訓人員對文書歸檔項目，和文件完整性予以充分了解，以強化企業檔案管理質量成效，確保企業檔案管理進一步體現專業性和穩定性。

2.3開展檔案宣傳工作

想要保證企業文書檔案收集與歸檔工作質量成效，就可考慮進一步注重檔案宣傳。第一是，在平時發展中，企業應保證簡報和編制和檔案管理質量，進一步擴展檔案管理宣傳范圍，提高相關工作人員工作的主觀能動性。第二是，企業最高級別管理人員應當借助對信息技術和智能終端設備，拓展檔案管理工作宣傳范圍的深廣性，其間，還應要求相關工作人員進一步標準化檔案收集與歸檔的流程，其間還應對檔案內容的現實性予以審核，避免檔案內容與現實情況的信息不相對稱。第三是，在對檔案管理予以大力宣傳時，應進一步考慮到，對文書檔案的顯著效用予以深廣性宣傳。

結語

在現代社會快速發展的背景下，企業所進行的文書檔案收集與歸檔工作，應將新型管理模式進行運用，使相關工作進一步體現創新性，其間還應當優化升級管理制度。還應進一步注重檔案管理相關培訓的重視，以保證對相關工作理論進行更加充分落實，從而助力企業文書檔案收集與歸檔工作快速向更高層面升級。

參考文獻

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（深圳市福田區檔案館?廣東?深圳?518000）