網絡環境下高校檔案綜合信息化管理思路探究

摘要：在互聯網技術的不斷發展中，各行業技術變革也在不斷推進。對于檔案管理來說，在信息化管理的過程中能夠促進傳統人工管理的轉變并提升檔案管理效率。在高校檔案管理的過程中應借助信息化技術優勢，為檔案綜合性信息管理做好保障。以互聯網作為依托，挖掘檔案管理的重要性，明確檔案信息管理意義并提升檔案管理安全意識。

關鍵詞：高校檔案;利用效率;信息技術

高校檔案資源的開發和利用是檔案管理工作中最重要的內容之一，有效提升檔案利用水平是對檔案管理工作進行評價的主要標準。高校檔案記錄了高校中各部門以及師生的各項活動，所以檔案利用效率在很大程度上會受到各種因素的影響，因此對于檔案的利用率而言還有很大的提升空間。高校檔案對高校發展具有重要的參考意義，其主要表現形式是文字和圖片等，將檔案利用效率最大化對我國教育事業的發展有著較強的推動作用。

一、提升高校檔案利用效率的重要性

高校檔案對在高校發生大小事件都有清晰記錄，這些事件將高校的歷史和情況真實且直觀的反映給群眾，高校可以依據此進行宣傳活動的開展，利用這些素材對學生進行思想教育，有效培育學生的正確價值觀，讓學生在了解高校歷史的同時凈化自身心靈。高校檔案中的信息記錄比較全面，其中不僅記錄了高校的發展史，對于高校的一些研究歷史也會有相應的記錄，而科學研究是一項不斷深入開發、總結經驗借鑒的過程，所以高校的檔案記錄對于科學研究的開展有著很大的幫助作用。科學研究具有較強的連續性，不能輕易脫離原有科學成果的影響，這樣才能在探究的路上探究出新的研究領域。對高校檔案中的科研成果進行研究和分析可以有效的促進高校科研新方向的確立，為高校科研進步和發展提供了很大的動力。教學活動是高校進行各項活動的基礎和中心，和高校的發展前途息息相關。此外高校檔案對高校的教學活動具有較強的促進作用，高校檔案可以為教學活動提供成功的案例，讓教學管理者從中獲得新的啟示，借鑒過去活動的管理方式，從而改革教學方法[1]。高校檔案通過進行科學方法程序的提供，促使教學活動有計劃、有組織的進行。高校教學活動的成功結果也在一定程度上豐富了檔案的內容，是高校檔案內容的重要組成部分，在高校的發展歷程中具有重要作用。

二、提升高校檔案利用率的措施

1.完善檔案的檢索工作

完善高校檔案的檢索功能可以提升工作人員獲取信息的效率，因此完善平臺建設。將傳統的紙質檔案工作模式轉化為信息化檔案管理模式，并且還需要將以前紙質記錄的檔案進行信息的提取，記錄在電子檔案中，加強檔案建設的完善。可以采取一些系統進行檔案數據的管理，例如OA系統，OA系統可以實現項目信息的流程化操作，從項目的開始直到項目的結束，過程中所涉及的信息都會顯示在OA系統中，從而使得檔案中的信息足夠全面，可以對所查詢的進度和相關的工作人員進行了解，當所有的流程完成之后，可以進行數據的歸檔驗收，生成電子信息檔案。要實現高校檔案管理的信息化，需要數據庫的大力支持。將檔案信息得查詢、統計、存儲工作等集于一體，從而提升檔案信息的查詢準確率，加強檔案中的信息資源自動利用。高校檔案工作人員在進行相關的工作開展時，需要建立較強的換位思考理念，檔案檢索功能是根據檔案的特性和作用從而制定的檔案信息查找界面，是檔案信息系統和檔案信息用戶交流的主要界面。在正常情況下高校的工作人員要進行檔案信息的查看時只需要輸入相應的關鍵詞即可查詢到所需要的信息。但是很多情況下，利用正常的檢索方案會導致檢索過程受阻，難以獲得精確的資料。遇到這樣情況時相關的高校檔案管理工作人員則需要檢查信息提交或者檔案信息的顯示程序方面是否出了一定的問題，還可以通過其他的方式查詢，利用其他的查詢途徑從而獲得相關的資料。

2.加強檔案信息化建設

在高校完善檔案管理、提升檔案利用效率的工作中，轉變傳統觀念。對檔案管理方面的軟硬件設施建設進行加強，從而結合高校的標準，將檔案建設工完善。并且為了加快高校的檔案信息平臺的建設，促使檔案信息資源內部得到疏通，方便相關的工作人員在進行檔案信息的查詢管理時更為便利，從而提升高校的整體工作效率[2]。還需要做好紙質檔案文件的轉化過程，高校的檔案管理部門可以請專業的檔案管理人才進行指導，將轉化效率進行提升。另外高校的工作人員需要加強思維的開放，將一些有助于高校宣傳的檔案信息進行分享，開放檔案信息資源。通過結合檔案信息制度，結合實際發展情況，明確高校檔案管理的意義。在深度開發信息資源的同時完善基礎設備，并構建全方位的檔案服務體系，從而確保服務更加便捷。

3.提升檔案信息的安全管理意識

在互聯網+時代，在檔案信息化管理的過程中應提升安全意識。在做好檔案內容安全性管理的同時按照相關法規規范具體工作，避免出現安全漏洞。在保證數據庫、網絡服務安全的同時針對數據庫做好設備維護工作，并保證服務器的穩定。目前來看，高校檔案管理人員工作能力缺乏一般為非專業出身，因此要做好專業培訓并掌握網絡管理知識[3]。在做好安全培訓的同時保證服務器的穩定運行，成分利用網絡防護工具并做好檔案信息化管理，在充分利用網絡防護經驗的同時做好安全監測工作。除此之外，還應將職工績效、培訓考核結合，并提升人員的技能素養，使得高校的檔案管理工作人員有足夠的執業道德觀念，對于高校單位內部各部門之間的協作也要加強，從而形成一股強大的動力，創造出良好的團隊環境，有效的提升對檔案的利用。

結束語

以互聯網+背景為依托，在高校教學工作中通過做好檔案信息化建設工作，并創新已有的資源發揮檔案管理的作用。在這個過程中應充分認知到檔案管理的重要性。在轉變傳統檔案管理手段的同時，做好信息化建設管理工作并提升檔案管理現代化水平。

參考文獻

[1]周晚琴. 基于互聯網時代下高校檔案綜合信息化管理思路探究[J]. 智庫時代，2020（01）：62-63.

[2]李雪坤. 大數據時代背景下的檔案信息化管理要點分析[J]. 現代商業，2020（03）：113-114.

[3]李良. “互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境及應對措施[J]. 辦公室業務，2020（03）：138-140.

作者簡介：陳明，男，漢，1981年12月，浙江衢州人，大學本科，公共管理碩士學位，職稱：助理研究員，單位：衢州學院，主要研究方向：檔案管理。

（衢州學院?浙江?衢州）