JT集團內(nèi)部控制專項審計工作流程及案例分析

錢濤

實施有效的內(nèi)部控制是當(dāng)代企業(yè)實施規(guī)范高效治理的重要途徑，而內(nèi)部控制專項審計是對企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面各項內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行情況的特定方向?qū)徲嫞菍ζ髽I(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的評價體系。本文以對JT集團內(nèi)部審計部門開展的內(nèi)部控制專項審計為例，依據(jù)內(nèi)部控制審計特征，結(jié)合JT集團在制度建設(shè)、崗位設(shè)置、重點業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程、實行效果等多方面，探析內(nèi)控審計的業(yè)務(wù)工作流程和實施效果。

緒 論

企業(yè)內(nèi)部控制是指為了合理保證企業(yè)實現(xiàn)合法經(jīng)營、資產(chǎn)安全、報告真實完整、效率提升及戰(zhàn)略實施等相關(guān)目標實現(xiàn)而共同實施的過程。一般而言，企業(yè)內(nèi)部控制按階段可以劃分為設(shè)計階段和執(zhí)行階段，按層次可以劃分為企業(yè)整體層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程層面內(nèi)部控制。內(nèi)部控制審計是指基于特定基準日企業(yè)的內(nèi)部控制的設(shè)計及運行的有效性、健全性進行相應(yīng)評價，并出具審計意見的過程。審計過程需要對各項具體內(nèi)部控制制度的專業(yè)方面進行評價：授權(quán)審批制度、資金管理制度、采購及付款流程管理制度、銷售和應(yīng)收流程管理制度、成本費用管理制度、實物資產(chǎn)管理制度、合同管理制度。

公司簡介

JT集團有限責(zé)任公司成立于1995年05月16日，注冊資本50000萬元人民幣。公司經(jīng)營范圍：房地產(chǎn)綜合開發(fā)、經(jīng)營；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地整理、土地開發(fā)、工業(yè)項目投資、房屋租賃、樓宅管理、房屋拆遷；綠化工程施工與養(yǎng)護；市政工程養(yǎng)護；建筑材料的銷售。公司下設(shè)六個科室，即綜合部、市政部、房建部、征遷部、資產(chǎn)部、財務(wù)部。現(xiàn)有人員61人。

內(nèi)部控制審計的主要內(nèi)容

審計組首先詳細了解了審計背景和被審計單位的基本情況，包括熟悉被審計單位的規(guī)章制度、管理方針等，便于在日后的審計工作環(huán)節(jié)中明確審計方向和審計難點。JT集團主要從事政府投資項目代建、廠房出租、人才用房租賃等業(yè)務(wù)，因此本次審計主要開展資金管理控制、工程項目管理控制、房屋出租與收款管理控制方面的內(nèi)控審計。其次是在審計過程中實施抽樣測試法進行取證，以檢測內(nèi)部控制有效性。包括使用觀察法、詢問法、檢查法等各種審計方法。本次內(nèi)部審計組揭示了在上述層面的管理漏洞，發(fā)現(xiàn)了運行過程中的風(fēng)險，審計結(jié)果獲得了JT集團管理層的高度認可。本次審計主要方面如下。

資金管理控制方面

JT集團制定了《貨幣資金管理辦法》《財務(wù)審批暫行規(guī)定》《財務(wù)管理制度》《會計核算制度》等一系列管理制度，對資金集中管理、銀行賬戶管理、支出標準、審批權(quán)限和流程等方面進行了規(guī)定。規(guī)范資金的收支條件、程序和審批權(quán)限；涉及庫存現(xiàn)金、票據(jù)，定期不定期抽盤；相關(guān)賬務(wù)處理均進行復(fù)核，為公司資金管理和費用的支出提供了合理制度保證，建立了較為完善的資金內(nèi)控體系。審計主要抽查了JT集團上述制度，重點關(guān)注內(nèi)部審批流程、權(quán)限及收支條件、賬面處理等方面的實際運行，實施穿行測試和檢查程序。

工程項目管理控制方面

JT集團制定了《招標管理實施細則》《工程總承包模式的管理辦法》《工程變更管理辦法》等管理制度、主要依據(jù)相關(guān)工程項目管理制度，對工程項目立項、招標、造價、建設(shè)、驗收5個環(huán)節(jié)的工作流程進行了規(guī)范，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限、管理工程質(zhì)量和進度。審計重點核查了上述文件的合理合法性，實施檢查程序，抽查了部分項目，重點關(guān)注工程項目招投標、項目建設(shè)變更、不相容崗位分離等各環(huán)節(jié)運行過程中的合理合規(guī)性。

房屋出租與收款管理控制方面

JT集團公司制定了《資產(chǎn)管理辦法》等制度，規(guī)范資產(chǎn)銷售、出租及日常管理等行為，由企業(yè)資產(chǎn)部管理。審計依據(jù)集團公司辦法，重點關(guān)注合同簽訂、租金收取、日常管理等方面，抽取了部分租賃住房，實施了合同抽查，現(xiàn)場盤點審計程序。

內(nèi)控審計發(fā)現(xiàn)主要問題

執(zhí)行完成審計階段后，在已取得的證據(jù)之下，審計組需要對企業(yè)的內(nèi)控設(shè)計及執(zhí)行過程進行審計評價。在評價過程中需要關(guān)注重要性水平，特別是關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵內(nèi)容的內(nèi)部控制情況。結(jié)合審計要點和審計程序，本次審計主要發(fā)現(xiàn)如下審計問題。

合同管理存在缺陷

通過抽查合同審計發(fā)現(xiàn)JT集團內(nèi)部管理部門合同管理較為混亂，各類合同隨意堆放，抽取查找十分困難。綜合部也未建立合同電子臺賬，沒有按照合同種類進行分類管理，未進行統(tǒng)計、連續(xù)編號、歸檔管理等內(nèi)控工作流程，整個合同管理存在較大的內(nèi)控隱患。

續(xù)簽合同不規(guī)范

抽查部分房屋租賃合同后發(fā)現(xiàn)JT集團的續(xù)簽合同未如實反映續(xù)簽情況，續(xù)簽合同和首簽合同格式相同，合同格式中顯示每年都需繳納合同保證金，實際不存在繳納保證金的情況，合同和實際不符，存在較大的法律風(fēng)險。

項目不相容，職務(wù)未分離

審計抽查發(fā)現(xiàn)JT集團實行工程項目負責(zé)人制，一人負責(zé)項目的合同簽訂、項目建設(shè)實施、竣工驗收、審價、決算等業(yè)務(wù)流程，這和可行性研究與決策、概預(yù)算編制與審核、項目實施與價款支付、竣工決算與審計等不相容職務(wù)要相互分離的規(guī)定不符。

工程變更不規(guī)范

審計通過抽查部分項目的工程變更流程，發(fā)現(xiàn)A路面改造工程項目，僅附《變更單評審意見單》確定變更金額，意見單中反映送審價500.9938萬元，審核價448.3918萬元。JT集團工程審計造價僅以第三方中介（加蓋技術(shù)專用章）的《變更單評審意見單》為依據(jù)，未實施工程審計造價，運行過程中與集團制定的工程管理辦法背離。

項目合同存在不足

一是存在建設(shè)項目合同未按時收取履約保證金的情況，部分項目履約保證金遲收半年以上。二是合同簽訂不規(guī)范，部分合同簽訂時缺少簽訂時間、法人簽章等關(guān)鍵要素，部分要素時間不合理，如超過中標通知書約定的時限后才簽訂合同。

審計意見

根據(jù)上述的審計問題，審計組結(jié)合JT集團實際情況，提出了下述審計意見。

完善工程項目管理

要嚴格執(zhí)行《JT集團工程建設(shè)項目招標投標管理辦法》，規(guī)范特殊項目直接發(fā)包流程，按規(guī)定辦理工程項目審計手續(xù)，據(jù)實確定相關(guān)造價信息。

建立輪崗監(jiān)督機制

單位層面在健全崗位設(shè)置、規(guī)范崗位管理、加強崗位勝任能力評估的基礎(chǔ)上，建立干部交流和定期輪崗制度，關(guān)鍵崗位嚴格實行定期輪崗。建立不相容崗位分離制度，對關(guān)鍵崗位環(huán)節(jié)實施兩人及兩人以上分權(quán)，對客觀原因無法實施崗位分離制度的，可實施第三方審計、抽查等替代性程序。

完善內(nèi)部控制機構(gòu)建設(shè)

要成立內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，在工作方案、責(zé)任分工、人員配備、機制建立等方面發(fā)揮作用。同時在業(yè)務(wù)層面梳理工作流程，查找風(fēng)險點，進行內(nèi)控設(shè)計，進一步完善相關(guān)制度建設(shè)。

建立和完善合同管理制度

建立合同管理制度，加強合同管理，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，具體部門要做好合同登記管理，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔。涉及部門制度都要增加合同管理的職責(zé)，明確責(zé)任。

審計整改

審計結(jié)束后，審計組及時出具JT集團內(nèi)部控制專項審計報告，并將問題如實反饋給JT集團管理層。集團內(nèi)部相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和責(zé)任人按照審計意見進行整改，取得了較好的效果。一是已經(jīng)加強了合同簽訂、檔案分類保管等方面的管理，并將重要類別合同轉(zhuǎn)化成PDF格式，實施電子化管理。二是在集團內(nèi)部傳達了合同生效必需的要件，約定了簽訂的時間時限。三是啟用了全新房屋租賃合同模板，區(qū)分了首簽合同模板和續(xù)簽合同模板，做到內(nèi)容和實際一致。四是建立不相容崗位分離制度，對工程項目可行性研究與決策、概預(yù)算編制與審核、項目實施與價款支付、竣工決算與審計進行分離，取消了項目負責(zé)人制度。五是建立嚴格的工程變更制度，明確工程變更流程，限定各層級審批級別，提出明確各項變更金額以第三方審計為準的要求。

總 結(jié)

內(nèi)部控制專項是以《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》為審計依據(jù)，以發(fā)現(xiàn)單位制度建設(shè)和執(zhí)行中存在的問題為目標，揭露內(nèi)控設(shè)計、企業(yè)運行等過程中存在的潛在風(fēng)險，并提出相應(yīng)的審計意見，最終達到促進企業(yè)資金安全、完善項目建設(shè)、提升產(chǎn)出效益的目的。正因為完善優(yōu)良的內(nèi)部控制是企業(yè)在快速發(fā)展的市場經(jīng)濟中脫穎而出的重要助力，而內(nèi)部控制審計能為這一助力提供保障，因此推廣和實施內(nèi)部控制專項審計也是企業(yè)優(yōu)化管理的重要手段。

（嘉興經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)投資發(fā)展集團有限責(zé)任公司）