加強道路運輸營運車輛檔案管理的措施研究

楊慧玲

（懷化市道路運輸服務(wù)中心，湖南懷化418000）

0 引言

道路運輸營運車輛管理，直接影響著交通運輸信息利用效率，也關(guān)系著相關(guān)部門決策的制定和實施，如何加強道路運輸營運車輛檔案管理，成了人們關(guān)注的熱點話題。在實際工作中，相關(guān)部門需要給予道路運輸營運車輛檔案管理足夠重視，結(jié)合實際情況，制定科學合理的管理方案和措施，并從多個層面入手，靈活利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證檔案管理質(zhì)量，提升營運車輛信息利用率。

1 道路運輸營運車輛檔案管理特點

在道路運輸運營車輛檔案管理中，相關(guān)人員需要明確該項工作的特點，以此為基礎(chǔ)不斷優(yōu)化管理模式，降低管理成本，提升管理質(zhì)量。

1.1 運營車輛檔案管理具有較強的重復性、連續(xù)性

重復性是指在社會不斷發(fā)展中會出現(xiàn)不同程度的車輛換代、班次重組、線路更新等情況，相關(guān)檔案信息也需要不斷改變[1]。連續(xù)性主要是指道路運輸運營車輛檔案形成不是一次性的，而是隨著社會發(fā)展不斷增加的。道路運輸運營車輛檔案是記錄交通運輸情況的重要載體，可以反映交通運輸實際情況，也可以反映管理效率。在車輛檔案信息中，明確記錄的交通運輸情況，有助于相關(guān)部門領(lǐng)導決策和制定長遠規(guī)劃。

1.2 運營車輛檔案管理內(nèi)容較多

道路運輸部門由于工作性質(zhì)的原因，導致運營車輛檔案管理內(nèi)容較多，這也決定了加強車輛檔案管理的必要性。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一，在運營車輛檔案管理工作中，需要根據(jù)行業(yè)技術(shù)規(guī)范實際要求，基于多個層面，加強管理力度，且根據(jù)自身職能作用，提升管理措施實施的有效性。其二，在實際工作中，需要嚴格把控相關(guān)審批程序，及時處理其中違法行為，不斷優(yōu)化管理機制，提升道路運輸整體管理質(zhì)量。其三，在深入分析不同運輸對象的資料時，利用文書檔案、電子檔案等形式，保證道路運輸運營車輛檔案管理高效性。

1.3 運營車輛檔案管理具有較強專業(yè)性

在道路運輸運營車輛檔案管理中，涉及的內(nèi)容均具有較強專業(yè)性，如車輛改裝記錄、車輛變動記錄、技術(shù)檢驗記錄、行駛里程記錄、交通技術(shù)責任事故記錄等，這些檔案內(nèi)容均需要一一記錄清楚。

2 道路運輸營運車輛檔案管理問題

現(xiàn)階段，道路運輸運營車輛檔案管理還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 道路運輸車輛檔案建立待完善

從車輛落戶開始，檔案管理人員需要結(jié)合運輸車輛業(yè)戶提供的身份證、行駛證、車輛登記證書、駕駛證、上崗證等手續(xù)，創(chuàng)建車輛檔案。在這些官方證件的支撐下，才可以保證車輛初始檔案的準確性[2]。但是，根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，因為車輛買進賣出、業(yè)主變更頻繁、新業(yè)戶不及時辦理手續(xù)等因素，導致車輛基礎(chǔ)檔案信息不準確。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

現(xiàn)階段，我國道路運輸運營車輛檔案管理規(guī)范化程度較低。基層檔案管理在基礎(chǔ)建設(shè)、組織程序等方面的工作質(zhì)量有待提升，制約了道路運輸行業(yè)的發(fā)展。

2.3 資金短缺導致投入不足

資金短缺，主要是因為缺乏專門款項，導致檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平較低，進而影響到運營車輛檔案管理質(zhì)量的提升。

2.4 檔案內(nèi)容不夠全面、準確

道路運輸營運車輛檔案內(nèi)容不全面，主要體現(xiàn)在車輛技術(shù)檔案方面，一些老車、舊車流入到市場，交警在建檔落戶時，因廠牌型號不夠準確，部分車輛出廠日期無從考核。特別是運輸市場發(fā)展起來后，個體車運力、運量難以考核，行駛里程和燃料消耗也難以考核，修理次數(shù)和時間也很難計算，嚴重影響了道路運輸營運車輛檔案管理工作。

2.5 檔案管理人員能力、素質(zhì)有待提升

目前，根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國道路運輸營運車輛檔案管理中普遍存在管理人員能素質(zhì)欠缺、專職人員數(shù)量較少等問題。在職人員中很少具備檔案專業(yè)職稱，大部分是兼職，而這些兼職人員專業(yè)知識不足，導致道路運輸營運車輛檔案管理效果不夠理想。

3 加強道路運輸營運車輛檔案管理的措施

3.1 注重宣傳教育工作，強化檔案管理意識

在新時代背景下，道路運輸營運車輛檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來，該項工作是一個逐步認識、積累、形成共識的過程，需要相關(guān)部門從宣傳教育方面入手，利用多樣化手段，加強宣傳教育力度，提升相關(guān)領(lǐng)導、工作人員的檔案管理意識。首先，加大宣傳教育力度。在實際工作中，可以利用電視、網(wǎng)絡(luò)、報紙等媒體，宣傳道路運輸營運車輛檔案管理工作，促使全社會意識到該項工作重要性[3]。尤其是需要引起各級領(lǐng)導的重視，有效解決檔案無人管、無人問、不規(guī)范等問題。其次，注重思想教育工作。相關(guān)部門需要明確宣傳道路運輸營運車輛檔案管理的重要性，積極宣傳檔案法總要求，在單位中營造良好的學習氛圍。最后，堅持以現(xiàn)代企業(yè)管理文化作為導向。在實際工作中，相關(guān)部門需要加強對道路運輸營運車輛檔案管理工作的認識，構(gòu)建良好的精神文化家園，提升檔案管理工作活力與生機。

3.2 規(guī)范檔案管理工作，科學合理建設(shè)檔案

3.2.1 科學分類歸檔

道路運輸營運車輛檔案需要嚴格按照統(tǒng)一標準操作、規(guī)范管理。管理人員需要先收集運政檔案管理信息，驗收確認道路運輸證、從業(yè)資格證、駕駛證、二級維護證原件等，將復印件收藏歸檔。同時，還需要收集車輛技術(shù)檔案，其中包括登記表、車輛照片、車輛二級維護記錄表、車輛技術(shù)等級評定表、車輛基本情況等。然后根據(jù)一車一檔的原則，將所有信息歸類、建檔，有效提升檔案建設(shè)科學性，以便行業(yè)管理中隨時掌握運營車輛技術(shù)情況、動態(tài)管理情況，還可以對車輛出行安全性能進行全面、準確把握。

3.2.2 注重檔案日常管理工作

道路運輸營運車輛檔案管理較為復雜，涉及的資料較多，這就需要管理人員注重日常管理工作，及時對各種技術(shù)資料進行收集，提升資料延續(xù)性、時效性。同時，需要認真分類處理車輛檔案技術(shù)資料，整理歸檔營運車照片、技術(shù)參數(shù)、各類證件等資料，且長期保存。針對車輛維護、檢測等信息資料，需要結(jié)合實際需要，對保存時限進行確定；針對過期資料，需要及時進行清理。

3.2.3 保證紙質(zhì)文本檔案和電子檔案臺賬相符

以電子檔案為主，以紙質(zhì)檔案與實物檔案為輔。在實際工作中，紙質(zhì)技術(shù)檔案很難長期保存，且不便查詢，管理人員可以根據(jù)客運與貨運區(qū)分營運車輛，統(tǒng)一造冊，創(chuàng)建新的臺賬與紙質(zhì)文本檔案。同時，根據(jù)檔案編號、車牌號等，將車輛檔案信息錄入計算機中，制作成為表格，見圖1，不僅可以完成登記、查詢工作，還可以準確掌握道路運輸證、從業(yè)資格證等詳細期限，促使運政人員快速掌握車輛轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、報停、報廢等情況，保證車輛安全運行。

圖1 營運車輛技術(shù)檔案樣本

3.3 注重培新教育工作，提升檔案管理水平

為了有效提升道路運輸營運車輛檔案管理質(zhì)量，需要加強培訓教育工作，促使管理人員提升檔案管理水平。在實際工作中，相關(guān)部門可以從培訓內(nèi)容、教育形式、管理制度等層面入手。

第一，創(chuàng)新培訓內(nèi)容。結(jié)合管理實際，對培訓內(nèi)容進行創(chuàng)新和豐富，組織管理人員學習相關(guān)法律法規(guī)，以及現(xiàn)代化檔案建設(shè)所需新知識；幫助管理人員利用科學理論武裝頭腦，不斷提升管理能力[4]。同時，積極開展電子檔案管理化、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化等知識教育培訓活動。此外，結(jié)合當?shù)貙嶋H情況，了解當下運營車輛檔案管理問題，把問題分析和解決措施作為重點培訓內(nèi)容，有效提升培訓效果。

第二，創(chuàng)新培訓形式。在實際工作中，堅持實際、實用、實效原則，把規(guī)范管理作為綱領(lǐng)，利用請進來、走出去的培訓模式，提升檔案管理人員管理能力和綜合素質(zhì)。同時，積極鼓勵檔案管理人員進行網(wǎng)上培訓、遠程教育培訓，學習更多新知識。

第三，優(yōu)化培訓制度。相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實際情況，創(chuàng)建完善檔案管理人員培訓長效機制，規(guī)范管理人員教育培訓工作，將檔案人員培訓、考核、運用等進行深度融合，有效解決重使用、輕培訓的問題；將培訓與使用進行結(jié)合，實現(xiàn)學用結(jié)合、學以致用，進而有效提升檔案管理規(guī)范化水平。

3.4 創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)信息化檔案管理

在信息時代背景下，道路運輸運營車輛檔案信息化管理是必然趨勢。因此，在實際工作中，相關(guān)部門需要引入一些現(xiàn)代技術(shù)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)化管理車輛檔案信息。相關(guān)人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)，隨時對運輸車輛各項信息進行調(diào)取，以便更加準確地發(fā)出車輛。同時，在實際工作中相關(guān)部門可以構(gòu)建信息化管理平臺，見圖2。第一，在信息化建設(shè)中，可以把檔案管理系統(tǒng)和單位管理信息系統(tǒng)進行有機結(jié)合，創(chuàng)建一體化系統(tǒng)，統(tǒng)籌單位各個部門信息，實現(xiàn)資源共享，提升管理系統(tǒng)綜合效益。相關(guān)人員可以利用該系統(tǒng)，快速對正規(guī)運營車輛身份、許可情況、路線情況、審驗情況進行查詢，并將車輛違章信息直接反饋給車籍地交通運輸部門，不再利用電話、公函核實經(jīng)營者情況，車輛經(jīng)營者也無須為了證明而往返奔波。第二，信息化檔案管理可以實現(xiàn)高度開發(fā)和檔案資源利用，但是信息安全性也存在風險。道路運輸運營車輛信息中，有一些不宜公開的，在一定時間、空間、人員范圍內(nèi)具有保密性。并且，數(shù)字化檔案信息內(nèi)容與位置如發(fā)生變化，其易丟失性、可變性也會影響到檔案信息安全。因此，在實際工作中，還需要利用多樣化技術(shù)、防范措施，保護檔案信息，解決科學合理利用和安全保密的關(guān)系。

圖2 道路運輸營運車輛檔案管理系統(tǒng)

4 結(jié)語

總而言之，在新時代背景下，加強道路運輸營運車輛檔案管理力度是非常重要的，不僅可以有效提高管理效果，還可以提升車輛信息利用率。目前，由于受到多種因素影響，道路運輸營運車輛檔案管理還存在一些問題，嚴重影響到營運車輛信息價值的發(fā)揮。想要有效改善相關(guān)現(xiàn)狀，在實際工作中，相關(guān)部門需要明確營運車輛檔案管理的重要性，且結(jié)合該項工作特點和實際情況，制定針對性管理措施，注重宣傳教育工作，強化檔案管理意識，規(guī)范檔案管理工作，科學合理建設(shè)檔案，注重培新教育工作，提升檔案管理水平，創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)信息化檔案管理，從根本上提升管理質(zhì)量，從而使營運車輛檔案更好地服務(wù)于運輸產(chǎn)業(yè)。