新形勢下事業單位辦公室檔案創新

摘要：現今我國社會經濟水平迅速發展，事業單位在發展和經營的過程中要注重辦公室檔案管理工作，對檔案管理工作也要進行創新。社會經濟發展新形勢的背景下，事業單位的規模和辦公室人員都逐漸擴大，辦公室檔案管理的工作效率和質量會影響事業單位的整體工作質量，現今事業單位對檔案管理工作并不重視，檔案管理人員的工作能力較為低下，在一定程度上影響了事業單位的發展。

關鍵詞：新形勢;事業單位;辦公室檔案

1辦公室檔案管理工作至關重要的意義

1.1輔助領導決策

在事業單位的發展和經營中檔案管理工作能夠提高領導人員的決策正確性，也能夠領導規范化水平，企業在制定和修改相關發展方向以及制度上的管理內容中都能夠為其提供更為良好的參考建議，更利于提高企業的工作效率和質量。辦公室的檔案信息能夠對事業單位的發展真實記錄，也能夠對某一段時間和某一件重要事情進行記錄，對事業單位未來的發展和領導的決策都能夠提供重要的信息支持，更利于輔助領導決策，進而推動事業單位的發展和進步。

1.2提供憑證

辦公室檔案是歷史發展的現實反饋內容，對單位和員工之間的責任義務和合法權益都進行保護，也能夠避免事業單位與員工之間的糾紛問題。檔案內的資料能夠對事業單位以往的輝煌成績進行記錄，也能夠通過其發現的過程了解其發展規律和軌跡，更利于將其發展的精髓以及文化進行傳承。另外，事業單位在發展的過程中更加重視企業文化，也對員工的凝聚力和向心力較為關注，檔案信息更是重要的發展資源和對員工思想引導的教育資源。檔案記錄內容能夠更為客觀的反映現實事件，更具備說服力，將其應用在團建以及員工培訓中都能夠起到良好的推動作用，更利于事業單位穩定發展。

1.3拓展資料

正所謂功在當代，立在千秋。辦公室檔案管理工作不僅能夠保留歷史憑證，對公司發展歷史做好真實記錄，還能實現資料拓展，根據很多歷史記錄為依據可進行合理范圍內的未來預測。對于事業單位的發展來說，歷史所能提供的參考性如果能夠在未來預測上展現實效，必然能提高單位工作質量和效率。當下社會發展可謂日新月異，事業單位的發展腳步自然不能停滯不前，做好檔案管理工作就是在為單位未來發展的道路積累磚石，使事業單位可以少走或不走彎路。

2當前事業單位辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

2.1管理方式固守傳統，效率低質量無保障

傳統的檔案管理工作以及方法都過于依賴紙質檔案，在管理的過程中也主要以人工管理的方法開展工作，雖然其管理方式具有一定的優勢，對于原始數據的保留效果更加完整，不僅能夠保留文件內容還能對于文件曾經的修改過程詳細記錄下來，后期如果需要回顧這些資料，調閱者可以迅速了解來龍去脈。但紙質檔案的保存方式已經無法跟上現今時代的發展和事業單位在發展中的需求，更無法滿足事業單位的發展和進步。現今很多事業單位仍然停留在傳統的管理手段中，對管理方式沒有注重現代化方法的創新，在管理工作中也沒有使用現代化設備開展工作。傳統的人工管理方法容易存在較多的失誤，其工作效率和工作質量都較為低下，事業單位的檔案信息準確性得不到保障，信息的完善性也無法保障，進而不利于事業單位的管理和發展，更會對事業單位后續的發展帶來一些問題和影響。

2.2專職人員能力偏低，管理缺乏專業性和系統性

現今我國社會經濟水平迅速發展，社會經濟的發展形勢也逐漸創新和改變，人們有更多的職業選擇性，工作能力較高的人員通常會選擇具有一定挑戰性或者具有未來廣闊發展前景的工作內容。事業單位的檔案管理工作過于枯燥乏味，其工作未來的發展性也較小，進而多數人員不愿意選擇事業單位的檔案管理工作。

很多人對于檔案管理工作存在較深的誤解，總覺得檔案管理工作沒什么技術含量，只要按部就班地機械性完成日常工作即可，這就導致現今事業單位的檔案管理人員都是缺乏專業性和工作經驗的人員，在其背景下事業單位的檔案管理工作效率和質量都得不到保障，也會影響事業單位的發展和進步。

另外，由于檔案管理工作較為枯燥薪資水平的發展空間有限，很多年輕人不愿從事此類工作認為檔案管理沒有挑戰性，而中青年群體又迫于生活壓力、經濟壓力無法長期從事檔案管理工作。因此，事業單位的檔案管理崗位的工作人員流動性較大，每個工作人員的檔案記錄方式方法都不相同，檔案內的信息較為混亂，也經常出現檔案信息丟失的情況，嚴重影響檔案管理工作的質量。

2.3缺乏科學有效的檔案管理制度，管理實效性弱

事業單位檔案管理制度需要不斷的完善才能夠保障其工作的質量和效率，也確保其工作能夠在規定的管理制度下開展，但現今我國事業單位的檔案管理制度缺失，其工作中過于形式化，檔案管理的規范化也無法落實到實際的工作中，進而檔案管理工作的效率和質量較為低下，也無法為事業單位的發展和進步奠定良好的基礎保障。

部分事業單位的檔案管理制度從單位初期就沿用至今，流程制度不健全，相關管理監督制度也不夠完善。隨著單位所需業務數量的不斷增多，相關檔案資料整理與管理的工作量也在不斷增加。有時因為業務部門著急調用資料，只能由部分特批或是先調用再補手續，時間長了檔案管理完成形同虛設，管理實效性弱，相關資料的留存過程漏洞百出，自然不利于事業單位自身發展。

2.4缺乏合理有效的員工激勵培訓制度，人員活性低

事業單位的日常工作事務比較繁雜，所以對從事檔案管理工作相關人員的關心、激勵、培訓等內容容易忽略。本省檔案管理工作內容就十分瑣碎，有時還顯得有些枯燥，一到需要調動檔案資料時又需要工作人員加班加點完成，員工在這種情況下還要被單位忽視，做單位里的透明人，久而久之員工活性自然下降。

很多經驗豐富的檔案管理人員在職期間缺乏學習和提升自己的機會，日常事務繁雜又沒有相應的激勵政策扶持，員工便會認為這個崗位對自己人生發展既不能提供發展空間又無法提供經濟保障。所以一些有想法的員工會選擇離職另辟行業，留下的只有“混日子”的老員工或“不知情”的新手，導致事業單位發展陷入死海效應的惡性循環。

3事業單位檔案管理工作的優化創新路徑

3.1不斷完善制度

在事業單位的檔案管理工作中，要想保障其工作的效率和質量，最為重要的工作內容就是完善檔案管理工作的制度，進而在其工作開展的過程中可以利用完善的管理制度對其工作進行約束與管理。一方面，事業單位要對現今制度存在的問題以及工作中存在的實際問題進行分析，并制定有效的管理方法，能夠第一時間對管理檔案中存在的問題進行彌補，也能夠針對性制定其工作中存在的問題的應對方案，進而保障其工作的質量和效率。另一方面，事業單位也可以采取反饋機制建立完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實際的工作中如若發現問題，可以向上級領導進行反饋，事業單位安排專業的管理人員對反饋的問題進行匯總與分析，進而制定解決的有效方案之后落實到檔案管理的工作中，從而提高檔案管理的質量和效率。

3.2提升檔案管理信息化水平

現今新形勢的發展背景下，我國信息技術時代來臨，各個行業都積極將信息技術應用其中，進而推動自身行業的發展和進步。對此，事業單位在發展的過程中也應該跟上社會發展的技術水平，將信息技術應用在檔案管理的工作中，一方面可以滿足現代化發展的實際需求，另一方面也能夠提高檔案管理的信息化水平，為其檔案管理工作質量和效率的提升奠定良好的基礎保障。事業單位可以在檔案管理的工作中投入一定的財力、物力以及人力，能夠根據其實際工作內容建立檔案管理系統，并將紙質檔案進行歸檔并轉換為電子化管理，可以提高檔案管理工作效率，也能夠提高其工作質量。另外，信息化管理工作也能夠對全部檔案信息內容開展針對性搜索，其搜索的效率更高的同時也能夠保障其搜索的有效性，更利于提高檔案管理的資源利用率，也能夠將檔案管理工作的優勢充分發揮出來。事業單位也要培養信息化管理人才，確保檔案管理人員能夠對信息化管理形式的操作進行掌握，進而保障其信息操作的規范化，也能夠提高檔案管理工作的質量和效率。

3.3提高信息化建設的安全性

事業單位的檔案內容具有一定的私密性和保密性，如若信息泄露會影響事業單位的發展和進步，進而在信息化建設的檔案管理工作中，要提高信息化建設的安全性，進而保障檔案資料的安全。事業單位可以采取硬件和軟件結合的方法對計算機進行安全信息技術防護，也要構建信息安全體系，進而有效預防黑客入侵盜取信息。現今最為常用的安全技術方法為防火墻，另外，也可以使用安全保密技術等增加信息的安全性。推行事業單位檔案管理信息化建設，提高檔案管理安全性也有利于減輕檔案工作人員的工作壓力，讓工作人員有更多精力去做好信息手段無法取代的人力工作。

此次，安全性也是檔案管理中最為重要環節之一，在人工處理時期，由于人員流動性強，導致檔案安全性十分不穩定，經常出現在人員交接時檔案不全等問題。有時事業單位還會面臨地址搬遷等客觀因素影響，路程上檔案經手人太多，出現檔案資料遺漏、損壞等情況在所難免。有了信息化建設的加持，事業單位檔案管理工作的保密性更強，且存儲方便易于整理，在不損害原始資料的基礎上，讓檔案管理工作變得更為靈活，更加適合當下信息社會快節奏的發展背景。

3.4立足員工工作開展評價機制，實施獎懲制度

評價機制是檔案管理工作中極為重要的一個環節，更對員工的工作質量和工作效率有直接的影響。對此，事業單位應該根據員工的實際情況和實際工作能力建立完善的評價機制，對員工的工作業績進行公開，根據員工的業績制定獎懲制度，并將員工的業績與其薪資掛鉤，一方面可以激發員工工作的積極性，另一方面，員工也能夠更加約束自身的行為，避免在工作中出現失誤。事業單位也應該根據員工的表現和工作工齡為其提供職位晉升機會，進而讓員工更具有工作的動力，員工在工作中也能夠實現自我價值。

關于檔案管理人員的培訓工作，事業單位應從檔案管理技術、管理制度、檔案書寫留存等多方面設立專項培訓，讓每個在職的檔案管理人員都能準確針對自己的崗位學到新的知識與技能，在此基礎上再去學習更多有關檔案管理的專業知識。相比于“一刀切”式的統一培訓授課，小班培訓針對性更強，人員學習效率更好，最終的培訓效果也更理想。

關于檔案管理人員的激勵政策，事業單位應從員工工作的各個節點切入，將激勵與每個員工日常的工作緊密關聯在一起。比如：檔案錄入電子板工作，激勵就以員工錄入的準確性、錄入用時以及任務完成率三方面入手，檔案錄入人員只要專心完成錄入工作就能獲得激勵，員工自然會愿意更快更高質量地完成錄入工作以獲得豐厚的激勵報酬。將激勵與員工工作相聯系，才能充分調動員工的工作熱情，使獎懲制度得到有效落實。

4結束語

綜上所述，現今新形勢的社會發展背景下，事業單位在發展的過程中要注重辦公室檔案管理工作，其工作的質量和效率會直接影響事業單位的發展，對此，事業單位要根據自身的情況以及社會的經濟形式制定科學、合理的檔案管理模式，以保障其管理工作的效率，進而為單位的發展奠定良好的基礎保障。

參考文獻

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作者簡介：薛銳劍（1976-），女，漢族，山西呂梁人，本科，中級檔案館員，從事研究方向：檔案管理。