論上海地鐵工程檔案的細化管理

顧佳鶯

摘要：目前地鐵在促進社會經濟發展中起著舉足輕重的作用，許多城市開始認識到建造地鐵的重要性，但是地鐵工程信息的管理尚未引起足夠的重視;眾所周知，地鐵工程檔案是地鐵建設全過程的同步記錄，為此本文主要分析了當前上海地鐵工程檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決方案。

關鍵詞：上海地鐵;工程檔案;細化管理

1引言

地鐵工程信息隨著地鐵建設階段逐漸形成，整個地鐵建設項目完成后，工程檔案將傳輸到城市檔案中心，現階段地鐵工程具有建設時間長、數據量大、涉及部門多、管理人員頻繁調動等特點，隨著各種系統的逐步完善，政府部門開始關注地鐵項目質量，從而關注地鐵項目檔案的標準化和規范化;但是，在“重視外部工程，輕視內頁資料”的思想的影響下，工程檔案的重要性并沒有引起建設單位的重視，上海地鐵雖起步較早，但沒有相關硬性法律法規明確的工程檔案整理標準，這些因素無疑增加了地鐵工程檔案管理的難度，導致部分地鐵工程檔案，只“整”不“理”。

2 地鐵工程檔案管理的基本原則

2.1同步原則

地鐵工程的施工材料應與工程進度保持同步，及時提交檢查，并隨著施工的進行及時回收和整理，予以保存和存檔。

2.2規范原則

地鐵項目信息的內容必須根據現場的實際情況和原始記錄填寫，以確保內容真實完整，同時符合設計圖紙的要求，現行國家標準標準和當地法規。當本地標準與國家標準沖突時，數據填充標準以國家標準為基礎。

2.3及時原則

施工進度完成后，應按照有關規定及時將地鐵項目資料上報監理單位，以改善資料，確保資料合法性。

2.4有效原則

地鐵工程檔案必須符合現場實際情況，確保資料內容真實，有效，格式要符合業主，質量監督站及其他有關部門的要求。文件上的簽名需要自己簽名，有關人員要在合同執行人中登記，檢查后應及時蓋章，以確保文件的合法性和有效性。

2.5完整原則

為了實現完成文件的完整性，子項目的劃分必須完整且正確;根據子項目的劃分，編制檢驗批表和標準內容。完整且正確的信息是建筑數據質量管理的重要體現。

3 地鐵工程檔案的重要性及其特點

地鐵工程檔案客觀實際地反映了地鐵工程建設管理的整體過程，地鐵工程檔案里面的各項資料和數據真實反映了地鐵建設過程中的每一個環節和步驟，對地鐵后期的維護和修理都提供了數據支持，所以地鐵工程檔案可以說是地鐵的安全運營保障書。其具有以下特點：

（1）檔案內含有的數據資料紛繁復雜，分為音頻、圖像、文字等，具有很深刻的實際意義。

（2）檔案內資料所涉及的范圍和收集單位不同。所有數據材料的產生、分類、查驗和移交，需要施工單位、設計單位、建設單位以及其他不同的單位之間有序配合完成，而不能是一個單位或者一個環節中的數據整合。在這個過程中，無論有多小的過錯都會在結果產生巨大的損失，正所謂“失之毫厘謬以千里”。

（3）檔案整理需要耗費大量的時間。地鐵工程的建設周期比較長，從生產線啟動到項目的完成和驗收通常需要三至五年的時間，該過程很復雜，并且有很多不同的環節，所以導致在檔案整理的過程中不斷有新的數據資料進入，需要耗費很長的時間進行歸納和分類。

（4）檔案內容所涉獵的專業跨度大，知識面廣。地鐵工程檔案中，各種資料涉及文科、工科和理科以及自然科學等，從建筑學、工程力學、自然科學到漢語言文學、政治學都有所涉及，并且專業性也很強，可以說是高新技術專業人員的勞動智慧結晶。

4 影響地鐵檔案管理的主要問題

4.1檔案意識薄弱，對檔案管理的重視不足

目前，許多參與地鐵工程建設的單位特別重視項目建設。他們沒有對地鐵工程檔案管理給予足夠的重視，也沒有大力推廣相關規定;他們沒有意識到工程檔案是項目建設和管理的重要基礎，因此削弱了檔案信息化建設對項目進展的影響，對總體工作的職能的貢獻。特別是在施工階段，由于施工任務繁重，建設單位強調施工和生產而不重視檔案管理的現象很普遍。例如，工程技術數據的收集和分類應從工程啟動就開始，但很多情況是該工程最終完成，但未及時對工程技術數據進行收集和分類，工作進度表不能與地鐵工程的建設同步。當該項目即將完成并被查驗時，將投入大量的人力和物力來補充工程檔案信息，這使建設單位忙于應付竣工驗收。這種“秋后算賬”工作方法就會導致所歸檔的地鐵工程檔案毫無章法，亂堆亂砌，等到出現安全或其它問題時，不僅無法進行追責，更難以修護。

4.2檔案人員的專業水平不高，缺乏現代檔案管理技能

檔案管理員通常是新手，大多數都是兼職，他們沒有經過專業培訓，缺乏工程檔案知識。大多數檔案管理員整日忙于接收和發送文檔以及處理日常事務，他們沒有時間照顧技術檔案管理的研究，對工程文件相對不熟悉。盡管一些檔案管理員對檔案管理有所了解，但他們缺乏現代檔案管理技能，在普及辦公自動化的過程中，已經開發了一些專業的應用軟件，但是還沒有進行系統的培訓和學習。盡管一些檔案管理員使用計算機，但它們僅限于目錄級別的檢索，缺乏電子檔案管理，室內檔案的數字化以及網絡咨詢服務的專業知識和操作技能嚴重影響了地鐵項目檔案的歸檔質量和利用效率。

4.3檔案質量不佳，檔案數據未及時傳輸

當前有多數地鐵建設項目檔案存在不完整，不及時，電子文件，電子信息內容缺失項，簽名程序不到位，隱藏的工程驗收記錄不準確。有些存檔的材料沒有完整的法律程序，主要是復印版等，有些甚至將施工圖視為竣工圖，竣工圖的編制和更改是不規則，不真實和不完整的。當前施工單位大多無專職資料員，施工資料都由現場技術人員兼職填寫，現場人員只能在下班后編寫檢驗批表、施工記錄表等資料，資料寫完后無法及時交給項目部檔案管理人員，資料多存放于施工現場，待工程結束整理歸檔資料時會發現施工資料不齊全完整，很難達到地鐵工程檔案歸檔要求以及提交給當地的城市建設檔案館的移交要求。

5 加強地鐵工程檔案管理工作的措施

5.1提高認識，加強領導，建立科學適用的地鐵工程檔案管理機制

項目部應在工程前期即安排專人負責內業資料的收集、整理、歸檔，建立完善的檔案管理責任制度，明確各部職責，落實到人，嚴格執檔案行管理辦法。工程內業資料不是只涉及工程部一個部門，還涉及試驗室、測量部門，所以施工過程中資料管理人員要協調好測量、試驗部門，及時出具相關工程數據，以保證資料的及時性，準確性，各部相互配合，才能共同完成工程資料;工程后期各部提前準備竣工資料，相互溝通，共同解決資料中存在的問題，對竣工資料進行集中組卷，保證竣工資料及時移交。若在整理竣工資料過程中發現不明確的問題，可以積極與各兄弟單位進行交流學習，學習優秀的工作經驗;介紹地鐵工程檔案的評估，獎懲方法，將檔案管理納入工程建設的年度工作計劃，并納入各部門評估目標管理目標責任制的內容，以便檔案管理。檔案管理工作是真正基于相關法規，并有條不紊地進行;進行預檢查，整改和驗收跟蹤整個工作過程，以便在整個施工過程中對整個工程檔案進行控制，以確保信息的全面完整和及時歸檔。

5.2加強內業資料的日常管理

一是要求現場做好施工的原始記錄。目前上海地鐵資料雖然按標準規范化填寫，為防止后期資料填寫格式的變化，現場需做好原始記錄，以備后期資料修改時仍有正確真實的參考憑證。二是資料收集填寫準確、合理、真實。對于首次接觸資料管理的人員，應先充分了解資料的填寫要求，內容格式，其次應了解所寫資料對照的施工內容。三是隨工程進度及時收整工程資料，加強對資料的合理歸放保存。在施工過程中要及時跟進資料，保持與進度同步，對填寫完的資料及時報送至監理單位進行報驗，監理驗收通過后及時收回，同時提前根據資料的分部分項合理安排存放地點，資料應根據時間合理存放，避免因隨意堆放等造成資料的丟失。

內業資料的管理是一項繁重的工作，需要管理人員具備細心、耐心及責任心的品質，內業資料不是一蹴而就的，需要平時的及時收集，細心整理，合理保管;施工過程中每完成一個分項工程就應及時對其進行梳理、存放，避免資料存在遺失、不合格的現象。

5.3提高員工檔案管理的綜合素質

地鐵工程檔案管理是具有專業性，全面性和技術性的一項工作，這就要求地鐵工程檔案管理人員做好以下工作：一是對工程資料要做到在施工過程中及時收集并整理存放，同時做好原始記錄的記載，避免后期因資料要求的變化而引起資料返工找不到原始記錄，導致資料無法反映真實施工情況;竣工資料要做到紙質優良、紙面整潔，字跡清晰明了，簽字真實齊全。二是資料根據業主、質監站、檔案館下發的指導文件進行合理分類進行歸檔組卷，做到資料清冊正確、齊全，做到與資料內容一一對應。三是資料內容進行正確排版，逐頁編碼，便于查閱。四是竣工圖由施工原圖編制而成的需做到原圖表面無污漬、紙張無破損、內容清晰可見并且在原圖標題欄右上加蓋竣工圖章。

5.4促進檔案管理現代化，提高地鐵項目檔案服務效率

檔案的生命在于運用。地鐵工程檔案是具有高度專業性，涉及廣泛的管理類別，只有對地鐵工程檔案的開發和利用，才能使其價值發揮真正的效力。在地鐵工程正式開工之前，工程部應提前組織技術人員對施工圖紙進行研究，對施工圖中的可能存在的問題進行集中整理，積極組織圖紙會審，讓技術人員充分了解設計圖紙與設計說明，預先熟悉未來施工過程中可能存在的困難，做好充分的準備;同時對工程開工所需要的開工資料進行充分的了解并及時填寫，例如編寫施工組織設計、工程施工質量保證體系審查表、開工報告，做好取樣、見證計劃表，以及準備好各相關單位和部門所需的審查報告等。這些表格、報告、數據等都需要及時錄入相關系統，做好電子備份，防止在后期紙質版檔案由于時間久遠而老化發黃，字跡模糊，導致一定的損失。

充分利用電子檔案管理可以增加地鐵工程檔案管理的安全性，在管理過程中可以設置一定權限，每個單位只能查閱本單位所錄入的數據，而不能查閱其他有關數據，這就極高的保障了檔案的安全。

6 結論

總之，地鐵工程檔案管理是地鐵建設的重要組成部分，相關單位必須提高對其重要性的認識，應安排專職地鐵工程檔案管理人員，不斷加強對工程檔案管理人員的職業技能培訓，積極協調各部門配合相關工作，建立完善的工程檔案管理系統;并實現合理科學的檔案管理，以確保地鐵檔案的收集及時性，完整性和有效性，從而不斷促進整個地鐵建設行業的發展。

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（上海地鐵維護保障有限公司工務分公司 200233）