基于PDCA原理的科研檔案管理全流程構(gòu)建

張泓 蕭落英 王運(yùn)玲

摘要：[目的/意義] 科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。[方法/過程] 針對(duì)科研檔案管理中存在的職責(zé)分工不明確、問題檢查不到位、問題整改不及時(shí)等問題，在已有管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，基于PDCA原理，運(yùn)用質(zhì)量管理工具，構(gòu)建以檔案管理環(huán)節(jié)為核心，以計(jì)劃制定-執(zhí)行-檢查-處置的PDCA流程為基礎(chǔ)的科研檔案管理全流程。[結(jié)果/結(jié)論]以期提高科研檔案管理質(zhì)量，提升企業(yè)科研檔案管理水平，為其他門類檔案管理提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：PDCA原理;科研檔案;檔案管理。

0 引言

科研檔案是在科研項(xiàng)目立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物[1]。科研檔案管理工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研院所從事科研活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。科研檔案管理對(duì)科研工作產(chǎn)生直接影響，其管理過程涵蓋計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處置4個(gè)主要環(huán)節(jié)，它們構(gòu)成了PDCA全流程閉環(huán)控制，是保證科研檔案管理順利進(jìn)行的核心管理流程[2]。

以檔案管理基本環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)，梳理科研檔案管理工作過程，它們覆蓋收集、鑒定、整理保管、利用和處置環(huán)節(jié)，如何提高科研檔案管理工作質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目全生命周期管理方式，保證檔案資源完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)并且能夠高效地為用戶提供利用成為當(dāng)前亟待解決的問題。目前科研檔案管理存在責(zé)任分工不明確、問題檢查不到位、問題整改不及時(shí)等問題，本流程的構(gòu)建旨在轉(zhuǎn)變科研檔案管理工作模式，將歸檔計(jì)劃納入檔案收集環(huán)節(jié)，將檔案檢查伸入到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，將被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管控，最終實(shí)現(xiàn)全方位、全要素的檔案管理全流程，其構(gòu)建思路和方法為其他門類檔案管理提供借鑒。

1 科研檔案管理全流程構(gòu)建思路

基于科研檔案管理的基本過程，筆者提出以PDCA原理為基礎(chǔ)，結(jié)合科研檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為科研檔案管理流程的構(gòu)建思路。一個(gè)科研項(xiàng)目的檔案管理，分為檔案管理分為前期（Plan-計(jì)劃計(jì)劃階段）、中期（Do& Check執(zhí)行和檢查階段）和后期（Action處置階段）三個(gè)階段。檔案管理前期要求檔案管理員制定歸檔范圍、歸檔要求，以及科研計(jì)劃制定檔案歸檔計(jì)劃;檔案管理中期，要求檔案管理員對(duì)文件進(jìn)行檢查、復(fù)查，以及實(shí)物狀態(tài)落實(shí)情況跟蹤等;檔案管理后期，將管理方法納入作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量程序文件、標(biāo)準(zhǔn)文件中，固化流程。這一過程形成了“科研任務(wù)接收并形成歸檔計(jì)劃-計(jì)劃執(zhí)行-檢查和復(fù)查-問題處置”的PDCA循環(huán)。

2 科研檔案管理全流程構(gòu)建方法

科研檔案管理是對(duì)人們?cè)诳蒲挟a(chǎn)品的研制生產(chǎn)中形成的各種文件資料進(jìn)行收集、整理、鑒定、立卷、編目、歸檔、利用、編研等行為的總稱。科研檔案是科研產(chǎn)品研制生產(chǎn)全過程的歷史記錄[3]，為了將有價(jià)值的科研文件資料收集歸檔，形成齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范的科研檔案，為科研工作順利開展提供豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和直觀的行為參考[4]，以檔案管理環(huán)節(jié)為核心，以PDCA原理為基礎(chǔ)，并結(jié)合本單位科研檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)科研檔案管理過程進(jìn)行系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)，形成以計(jì)劃編制、計(jì)劃評(píng)審、計(jì)劃執(zhí)行、檢查復(fù)查、計(jì)劃修正5個(gè)環(huán)節(jié)為主的科研檔案管理PDCA流程。

2.1計(jì)劃階段（Plan）

該階段指檔案管理前期，包括歸檔范圍的編制，歸檔要求的制訂和檔案歸檔計(jì)劃的確定。作為檔案管理的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)和要求。歸檔范圍的編制應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》并結(jié)合本單位工作實(shí)際，歸檔要求的制訂應(yīng)應(yīng)經(jīng)過責(zé)任相關(guān)部門會(huì)簽，以避免執(zhí)行過程中責(zé)任不明確，執(zhí)行過程存在異議的問題，影響進(jìn)度。歸檔計(jì)劃由檔案部門依據(jù)科研項(xiàng)目研制計(jì)劃，由檔案部門進(jìn)行編制，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后發(fā)布。通過職責(zé)細(xì)化，明確了了基層單位人員、項(xiàng)目型號(hào)主管，檔案管理人員，各級(jí)審核人員的責(zé)任分工，明確其在科研檔案管理工作中的職責(zé)，使科研檔案管理逐步有序開展，從而保證計(jì)劃目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2.2執(zhí)行和檢查階段（Do&Check）

該階段指檔案管理中期，按照已制定的要求和計(jì)劃組織實(shí)施并對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況的檢查，在實(shí)施過程中對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄匯總，針對(duì)計(jì)劃執(zhí)行過程中遇到的問題等不利因素，通過原因分析并形成分析報(bào)告，制定解決方案，提出解決措施，直到問題得以解決的過程。

2.3處置階段（Action）

該階段指科研檔案管理后期。將作方法及流程納入作業(yè)指導(dǎo)書，統(tǒng)一工作做法，將工作職責(zé)和權(quán)限納入質(zhì)量程序文件和標(biāo)準(zhǔn)文件，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于難以解決的問題，可暫時(shí)作為遺留問題轉(zhuǎn)入下一個(gè)循環(huán)。

3 科研檔案管理詳細(xì)流程設(shè)計(jì)

3.1 總體流程

依據(jù)科研檔案管理流程框架，分析科研檔案管理的總體運(yùn)行流程及各個(gè)部門職責(zé)分工，形成縱向6個(gè)層級(jí)，橫向6個(gè)層級(jí)。其中計(jì)劃階段（Plan）為檔案收集環(huán)節(jié);執(zhí)行和檢查階段（Do&Check）包括檔案鑒定、檔案整理、檔案保管、檔案利用環(huán)節(jié)和檔案處置環(huán)節(jié);處置階段（Action）是對(duì)以上流程進(jìn)行檢查，對(duì)檢查過程中遇到的問題進(jìn)行匯總并形成問題分析報(bào)告。

3.2科研檔案管理流程

依據(jù)總體流程進(jìn)行責(zé)任分工和職責(zé)細(xì)化。計(jì)劃階段、執(zhí)行和檢查階段是指在檔案收集環(huán)節(jié)由檔案管理人員制定歸檔要求和歸檔計(jì)劃，審核通過后將計(jì)劃發(fā)布，基層單位人員依據(jù)歸檔計(jì)劃對(duì)科研檔案進(jìn)行收集、初步整理、檢查和預(yù)立卷;在檔案鑒定環(huán)節(jié)由檔案管理人員對(duì)要?dú)w檔的資料進(jìn)行檢查和鑒定，通過后提交歸檔;在檔案整理環(huán)節(jié)由檔案管理員進(jìn)行著錄和標(biāo)引，一級(jí)審核人員審核檔案目錄信息;在檔案保管環(huán)節(jié)由檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行移交入庫(kù)、組卷上架以及庫(kù)房環(huán)境的管理等;檔案利用環(huán)節(jié)由基層檔案人員提交利用申請(qǐng)，到期前由檔案管理員進(jìn)行催還入庫(kù);檔案處置環(huán)節(jié)由檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，對(duì)于繼續(xù)保管價(jià)值的檔案向檔案鑒定委員會(huì)提出銷毀申請(qǐng)，最終進(jìn)行檔案銷毀或修改保管期限等工作。處置階段是對(duì)以上環(huán)節(jié)的執(zhí)行進(jìn)行環(huán)節(jié)檢查、月檢查、季度檢查和年檢查，通過不斷的檢查-整改-執(zhí)行-再檢查的循環(huán)過程，直到問題解決，完成一套滾動(dòng)完善的閉環(huán)流程。

4 結(jié)論

本文針對(duì)科研檔案管理的特點(diǎn)和屬性，結(jié)合PDCA原理和管理經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建一個(gè)全方位、全要素的科研檔案管理流程，該流程從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查到處置管理邏輯清晰，職責(zé)分工明確，實(shí)現(xiàn)了全方位、全要素的管理過程閉環(huán)控制。基于PDCA原理構(gòu)建的科研檔案管理流程，具有較強(qiáng)的通用性和指導(dǎo)性，其構(gòu)建思路和管理流程為其他門類檔案管理提供借鑒和參考。

參考文獻(xiàn)

[1] 國(guó)家檔案局、科技部第15號(hào)令.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

[2] 劉天華.科研檔案及其在科研產(chǎn)品研制中的作用[J].機(jī)電兵船檔案，2020（3）：60-61.

（中國(guó)航發(fā)沈陽發(fā)動(dòng)機(jī)研究所 遼寧 沈陽 110015）