供給側改革視域下高校學籍檔案服務創新研究
——以服務“江蘇學銀”為例

王子鵬

2015年11月10日，習近平總書記在中央財經領導小組第十一次會議上講話，首次提出“供給側改革”。2020年，從供給側結構性改革提出并付諸實施已有五年時間。李克強總理在2020年政府工作報告中指出，“供給側結構性改革繼續深化，重要領域改革取得新突破”，下一步“要深化供給側結構性改革，突出民生導向”[1]。供給側結構性改革旨在調整經濟結構，減少無效和低端供給，增強供給結構對需求變化的靈活性和適應性，從而實現要素最優配置。這種經濟學理論及其蘊含的哲學思想同樣適用于指導檔案實踐。目前，高校檔案部門面臨供需錯位問題，利用率最高的學籍檔案尚未得到重視，亟需以服務中心工作、突出民生導向為抓手開展供給側結構性改革。本文以高校學籍檔案服務江蘇省終身教育學分銀行（簡稱“江蘇學銀”）為例，探究高校檔案部門開展供給側結構性改革的方法路徑。

一、供給側理念下學籍檔案管理現狀及問題

1.“學籍檔案”界定。學籍檔案尚無明確定義，有廣義和狹義之分。廣義的學籍檔案，指學生自入學起至畢業離校止在校期間學習經歷、考試成績、獎勵懲罰、黨團組織生活等各類活動的原始記錄，主要包括錄取花名冊、入學登記表、畢業生登記表、成績表、學籍簿、學籍變更、休學、退學、復學、轉學、獎勵、處分、黨團事項等各種歷史記錄材料。狹義的學籍檔案，特指學籍簿、學籍變更等與學籍相關的檔案，如《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）規定，“學生類檔案”包括“高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”，此處“學籍檔案”即是狹義的。本文基于實踐視角，采用“學籍檔案”廣義含義。

2.高校學籍檔案管理現狀。在高校傳統檔案工作模式中，檔案管理的重點是黨群、行政類文書檔案，檔案服務重點對象是學校的黨政機關，學籍檔案管理和服務退居次要位置。由于《高等學校檔案管理辦法》并未明確學籍檔案的管理細則，高校學籍檔案管理缺乏統一的標準規范，主流方式有三種：一是根據失效的《高等學校檔案實體分類法》[2]，將學籍檔案歸類于JX13、JX14、JX16、JX17等二級類目中；二是參照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），采用“年度—機構（問題）—保管期限”的分類方法，將學籍檔案存放于相應機構（問題）類目中；三是將學籍檔案作為專門檔案獨立出來管理，依據文獻內容進行分類，如花名冊、學籍卡、成績單等分別歸類存放。無論哪種方法，檢索同一學生的學籍信息需要橫跨多個年度、翻閱多個案卷。

3.高校應針對學籍檔案開展供給側結構性改革。學籍檔案“利用需求最迫切、利用率最高”是高校檔案工作者的共識。侯英杰撰文指出，對外經濟貿易大學學籍檔案僅占該校館藏的30%，但利用率最高[3]；據汪琳不完全統計，學籍檔案利用率占高校檔案利用率87%以上[4]，與筆者所在高校檔案利用數據基本吻合。雖然中國高等教育學生信息網（學信網）開通后學籍檔案利用率有所下降，但因為學信網未涵蓋必修選修課程、課業成績、論文情況等信息，學籍檔案仍是高校利用率最高的檔案資源，且呈現利用需求增加、利用目的細化的趨勢。比如，高校學生出國留學，除了簡單的查檔外，學生還希望高校檔案部門提供畢業證、學位證、論文等材料的外文翻譯件；河海大學2020屆畢業生招聘會上，多家優質公司對有掛科歷史的學生實行一票否決[5]，即要求檔案部門出具學生在校期間所有課業成績證明。江蘇省終身教育學分銀行開展學分認證工作，除要求提供學習者身份證明外，還期望高校檔案部門在數據層面提供檔案服務，如課程成績、學習時長等。另一方面，學籍造假事件屢屢發生引發社會震動，倒逼高校進行更嚴格的學籍檔案管理和更權威的檢索利用服務。可見，高校檔案部門針對學籍檔案開展供給側結構性改革將有效增加檔案供給，提升高校檔案工作服務中心、服務發展、服務民生的能力。

二、學分銀行對學籍檔案利用需求分析

1.學分銀行概述及案例選擇。《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020）》明確提出“建立學習成果認證體系，建立‘學分銀行’制度”[6]。學分銀行尚無權威定義，其模擬銀行對貨幣的管理特點，以學分為計量單位，允許學習者在彈性時間框架下，通過學習課程、參加技能培訓、考證等方式獲取學分，存入學分銀行實現“零存整取”，以兌換學歷、資格證書或其他形式的學習成果。基于檔案學視角，可將學分銀行理解為“學分檔案館”，學分認證、積累與轉換分別對應學籍檔案鑒定、保管和利用，學分銀行業務流程依賴學籍檔案的有效供給。筆者所在檔案部門承擔江蘇省終身教育學分銀行檔案歸檔職責，同時為學生認證學分開展學籍檔案利用服務，為本研究提供了第一手資料。

2.學分銀行業務流程對學籍檔案的依賴性分析。學籍檔案是貫穿學分銀行全業務流程的血液，學分認證、轉換的每一個關鍵節點都需要學籍檔案憑證性支撐。江蘇省終身教育學分銀行學分申請流程如圖1所示，學生提交學籍檔案作為證明材料，學分銀行對學籍檔案進行鑒定并根據規則轉換學分，產生新的學籍檔案同步歸檔。在高校檔案部門缺位的情況下，學分認定采用線上提交申請、線下審核檔案的流程，程序繁瑣復雜，學分的憑證性過度依賴“審核蓋章”；負責原始材料收集、核驗以及初審的二級學院老師缺乏檔案學背景，其對學籍檔案的鑒定缺乏公信力。

圖1 江蘇省終身教育學分銀行學分申請流程圖

3.學分公信力仰仗學籍檔案。《高等學校檔案管理辦法》第32條規定，“高校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構”，即支撐學分的學籍檔案必須由高校檔案部門開具，而學分銀行產生新的學籍檔案也必須歸檔于高校檔案部門。缺少高校檔案部門參與，學分銀行運行成本高、效率低，且存在學分造假風險。其一，學習者提供給學分銀行的學籍檔案造假，學分銀行根據造假檔案認定和轉換學分。其二，不法分子以學分銀行名義偽造學歷證書、相關證明等。

三、基于案例的高校學籍檔案供給側結構性改革研究

1.以學習者為中心聚集學籍檔案信息。隨著高校檔案信息化建設持續推進，學籍檔案逐步從紙質態轉向數字態。數字態學籍檔案主要有兩個來源，一是傳統紙質學籍檔案的數字化；二是在線歸檔教務系統、學工平臺等業務系統的電子文件。檔案數字化為數據挖掘奠定了基礎，高校檔案部門可以借鑒美國NARA根據用戶點擊率決定工作優先級的做法，優先開展學籍檔案數據化管理實踐，克服紙質檔案、版式電子檔案對于內容的限制，以學習者為基本單位聚集其所有學籍檔案信息，其流程如圖2所示。通過數據挖掘構建學籍檔案二次文獻數據庫，實現以“姓名+身份證”為檢索入口一次性查詢到所有學籍信息的功能，提高學籍檔案的查全率、查準率，增加學籍檔案的有效供給能力。同時，每一條學籍檔案數據均映射到原始學籍電子檔案，以便在產生質疑時快速定位原始檔案位置。

圖2 以學習者為中心聚集學籍檔案信息流程圖

2.建立學籍檔案協作網絡服務學分認證流程。由于學分銀行與各高校存在一對多的映射關系，學分的認定、積累和轉換需要諸多高校檔案部門的配合。高校檔案部門需要打破數據壁壘、聯通數據孤島，借鑒長三角地區查檔“一網通辦”做法[7]，建立學籍檔案協作網絡支撐學分銀行檔案利用服務需求。以江蘇省終身教育學分銀行為例，目前已有42家高校加入該學分銀行合作聯盟實現學分互認，而42家高校的檔案部門同屬江蘇省高校檔案協會，具備結網提供學籍檔案利用服務的潛能。高校學籍檔案協作網絡支撐學分認證流程，如圖3所示。除為學分銀行服務外，建立高校學籍檔案協作網絡將為更廣泛的民生服務奠定基礎。

圖3 高校學籍檔案協作網絡支撐學分認證流程

3.致力于構建江蘇省常住居民終身學習檔案管理體系。學分銀行開展學分認證、積累和轉換工作，將以每個學習者為單位產生個人終身學習檔案。終身學習檔案是學籍檔案的重要組成部分，其管理工作將拓展學籍檔案邊界。在傳統學籍檔案管理模式中，終身學習檔案一直處于被忽略的狀態，原因在于終身教育體系具有社會化、個性化和持續化特征，學習者在不同階段的學習成果呈現出多樣性和復雜性的特點，檔案部門缺少管理終身學習檔案的有效手段。學分銀行對學習者終身學習經歷進行認證，如江蘇省終身教育學分銀行職責是“為江蘇省常住居民建立終身學習賬號，記錄不同階段的各類學習成果”[8]，為檔案部門開展終身學習檔案管理提供了契機。目前，江蘇省終身教育學分銀行由江蘇開放大學代管，學校綜合檔案室已聯合學分銀行開展相關調研，致力于構建江蘇省常住居民終身學習檔案管理體系，推進學習型社會和誠信社會建設。