本溪市數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)的研究與實(shí)踐

□ 本溪滿(mǎn)族自治縣人力資源服務(wù)中心 全曉斌

經(jīng)過(guò)幾年的不懈努力，本溪市的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)框架已初步建成，主要體現(xiàn)在：檔案管理平臺(tái)已經(jīng)搭建；檔案信息資源建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)；檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)日臻完善；信息查詢(xún)體系已具雛形；工作人員的安全意識(shí)顯著提高。這些為數(shù)字檔案館全面建成奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。本文將圍繞數(shù)字檔案館接收平臺(tái)建設(shè)談點(diǎn)個(gè)人看法。

數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類(lèi)檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶(hù)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠性和可用性。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須遵循整體性、開(kāi)放性、穩(wěn)定性等原則。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開(kāi)發(fā)。所謂整體性，就是系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購(gòu)置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境，選擇恰當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)工具和技術(shù)路線(xiàn)，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系，形成一個(gè)整體。所謂開(kāi)放性，就是系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。所謂穩(wěn)定性，就是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)采用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全（見(jiàn)圖1）。

圖1

一、問(wèn)題的提出

從數(shù)字檔案館的概念及功能要求中可以看出，我們目前所進(jìn)行的只是加工、存儲(chǔ)和管理，對(duì)檔案信息的采集還處于探索階段。檔案室是一個(gè)立檔單位的檔案聚集地和利用中心，是檔案館檔案的主要來(lái)源。由此可以看出數(shù)字檔案室建設(shè)已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分，數(shù)字檔案室建設(shè)也決定著數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量。目前面臨的問(wèn)題是：一是檔案館與檔案室間的數(shù)據(jù)接收渠道不暢通，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。二是檔案室的檔案管理系統(tǒng)與立檔單位的電子政務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換缺少接口，造成電子文件不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致電子文件的丟失。綜合分析上述問(wèn)題可以得出一個(gè)結(jié)論：館室間的數(shù)據(jù)交換已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的主要瓶頸，如何構(gòu)建館室間的接收平臺(tái)，已成為我們亟待解決的問(wèn)題。

二、檔案室發(fā)展現(xiàn)狀

隨著近幾年來(lái)的檔案室晉級(jí)活動(dòng)的開(kāi)展，檔案室的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作得到了加強(qiáng)，管理水平穩(wěn)步提升，檔案信息化工作也逐步展開(kāi)，市直機(jī)關(guān)有25家單位安裝了檔案管理軟件，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理。但距離檔案信息化管理要求還有很大的差距。主要表現(xiàn)在：第一，檔案數(shù)字化問(wèn)題，少數(shù)單位開(kāi)始進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描。第二，電子文件接收與歸檔問(wèn)題，由于檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)、OA系統(tǒng)相互獨(dú)立，缺少數(shù)據(jù)交換接口，日常形成的電子文件不能及時(shí)歸檔，電子文件元數(shù)據(jù)無(wú)法采集，導(dǎo)致電子文件丟失。第三，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)問(wèn)題，還有一部分單位未安裝檔案管理軟件，在檔案整理時(shí)還是采用原始的方式進(jìn)行著錄，很難保證數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。上述問(wèn)題的存在，勢(shì)必制約著數(shù)字檔案館的建設(shè)，造成不必要的重復(fù)勞動(dòng)，致使工作效率低下，導(dǎo)致人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

三、解決方案

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備的四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能中，收集是我們的薄弱環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)瓶頸。出現(xiàn)這一問(wèn)題的主要原因是，我們對(duì)檔案信息化、數(shù)字檔案館建設(shè)的概念及內(nèi)涵模糊不清，對(duì)全市的檔案信息化建設(shè)缺乏一個(gè)整體的解決方案，存在頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳的現(xiàn)象。為了扭轉(zhuǎn)這一被動(dòng)局面，就需要提出一個(gè)完整的功能完善的整體解決方案，做到科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、穩(wěn)步推進(jìn)。根據(jù)我市的現(xiàn)狀，提出兩套方案。

1.最佳方案（見(jiàn)圖2）。充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)筑數(shù)字檔案館的綜合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，部署滿(mǎn)足管理與利用需求的各個(gè)子系統(tǒng)，使館室間檔案管理平臺(tái)統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)一致、數(shù)據(jù)交換暢通無(wú)阻，徹底實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)接收、管理與利用，使社會(huì)公眾共同分享這一重要的社會(huì)信息資源。但由于技術(shù)因素、人為因素和政策因素的限制，目前還不能實(shí)現(xiàn)。但這是未來(lái)數(shù)字檔案館的發(fā)展方向。我們現(xiàn)在所做的各項(xiàng)工作應(yīng)該是為此方案奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，待時(shí)機(jī)成熟，馬上就可以實(shí)現(xiàn)。這樣就可以避免走彎路、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)。

圖2

2.可行方案。

（1）積極推進(jìn)檔案室系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)。一個(gè)檔案室如果沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)，就無(wú)法與數(shù)字檔案館接軌，如果檔案管理系統(tǒng)不具備數(shù)據(jù)交換功能也無(wú)法實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。基于以前推廣的紫光檔案管理系統(tǒng)。第一，現(xiàn)在應(yīng)該加大推廣力度，在幾年內(nèi)實(shí)現(xiàn)市直機(jī)關(guān)全覆蓋，構(gòu)建起相對(duì)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)。第二，改進(jìn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸及交換功能，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)電子政務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口。在一個(gè)單位內(nèi)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換，達(dá)到檔案、文件的接收和歸檔目的。第三，借助各單位的局域網(wǎng)絡(luò)，拓展檔案信息服務(wù)功能，為單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供有價(jià)值的信息。

（2）積極推進(jìn)室藏檔案數(shù)字化建設(shè)。室藏檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分，肩負(fù)著數(shù)字檔案館建設(shè)的重要任務(wù)，在積極推廣檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，以制度約束或技術(shù)扶持等手段推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，并同時(shí)注重現(xiàn)行電子文件的歸檔與轉(zhuǎn)換。把館藏檔案數(shù)字化延伸到各單位檔案室來(lái)完成，以此減輕檔案館的工作壓力，促進(jìn)檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和服務(wù)工作的開(kāi)展。

（3）積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹落實(shí)。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的根基，信息記錄的存儲(chǔ)、傳輸、交換都是建立在標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，可以說(shuō)，數(shù)字檔案館建設(shè)就是檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不能只單單地靠下發(fā)文件和檢查督促就能夠?qū)崿F(xiàn)，必須把各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)融入貫穿到檔案管理系統(tǒng)中，強(qiáng)制性地要求檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行，否則將不能進(jìn)行工作。如檔號(hào)的規(guī)范問(wèn)題，在系統(tǒng)設(shè)置中自動(dòng)生成，檔案人員將無(wú)法更改其格式。

（4）積極推進(jìn)電子文件備份中心建設(shè)。基于目前市直機(jī)關(guān)電子文件丟失損毀現(xiàn)象較為嚴(yán)重的考量，建立本溪市電子文件備份中心已勢(shì)在必行，通過(guò)各種手段，要求各部門(mén)將每年形成的電子文件統(tǒng)一歸入檔案室保存，檔案室定期移交到檔案館。同時(shí)，我們?cè)诮邮宅F(xiàn)行文件的同時(shí)，接收現(xiàn)行文件的電子版，逐步建立起全市的電子文件備份中心。為今后的電子文件真?zhèn)舞b定、檔案的原文檢索和職能開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。

總之，電子文件是檔案信息的主要來(lái)源，電子文件管理是數(shù)字檔案館建設(shè)的前沿，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)“兩手抓，兩手都要硬”，一手抓應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，一手抓信息資源建設(shè)，一方面注重館藏資源建設(shè)、一方面注重室藏資源建設(shè)，既要保管好歷史，又要記錄好現(xiàn)實(shí)。上述方案實(shí)施的主體目標(biāo)就是：依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)以檔案館為中心，以檔案室、專(zhuān)業(yè)檔案館為基礎(chǔ)，以電子政務(wù)信息網(wǎng)為依托，以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為支撐的，高效、安全、快捷的檔案信息管理系統(tǒng)。