大數據時代醫療檔案管理模式研究

謝鴻斌 ，高慧，王國軍

1.泰安市中心醫院醫療質量管理科，山東泰安 271000；2.泰安市中心醫院多學科會診中心，山東泰安 271000；3.泰安市中心醫院質量控制部，山東泰安 271000

近些年來，互聯網技術迅速發展，成為人類社會的重要資源和生產生活工具，改變了社會的方方面面，人類進入了大數據和人工智能的時代。在信息化的大數據時代，傳統的醫院醫療檔案管理方式在技術應用方面和人員管理方面都不再適應現實發展的需要。雖然近幾年醫療檔案實現了電子化存儲，但是其管理和使用都出現了更多的需求， 醫療檔案的信息化管理水平依舊落后。隨著醫療機構的工作壓力逐漸增加以及患者對高效率醫療的需求愈加強烈，作為連接醫院各業務的紐帶—醫療檔案管理工作亟需探索與時俱進的新模式。因此分析大數據時代醫療檔案管理工作的特點、找出當前存在的問題、探討醫療檔案管理工作的新模式對提高醫療檔案管理工作的效率和質量具有重要作用；開展科學的醫療檔案管理新模式實踐，展望未來大數據時代醫療檔案管理工作的發展方向，有利于推進醫療機構的高效率、高質量運行，更好地推進醫療體制改革，造福人民群眾。

1 大數據時代醫療檔案管理的特點

1.1 醫療檔案的分門類保存及管理

醫療檔案，一般指患者在醫院就診時使用的病歷、健康卡等材料，也被稱為病案。 醫療檔案記錄了患者的個人信息、健康狀況和就診信息。 醫療檔案對患者的多次就診，醫療情況證明和醫院的業務管理、科學研究都有很大的意義。傳統的醫療檔案管理工作多以簡單的時間順序進行排序歸檔，然而大數據時代醫療檔案的保存管理則更多樣化，以時間、科室、癥狀、醫師、用藥、特殊情況等各種分類管理，同時可以避免在整理、調用過程中造成醫療檔案丟失的情況。另外，醫療檔案的分類方式增多主要依靠的是電子管理系統，工作人員復雜的手工分類工作則被代替了。

1.2 醫療檔案調用媒介及方式的多樣化

傳統的醫療檔案調用方式是根據歸檔時間或醫療檔案目錄，找到紙質醫療檔案進行調用。大數據時代多使用信息化的媒介和方式對醫療檔案進行調用，所有醫療檔案通過電子掃描存儲在電子醫療檔案系統中，工作人員不需要再查閱紙質檔案庫，通過計算機便可一鍵管理、調用，這個過程稱為醫療檔案的電子化。 患者使用網上預約、手機客戶端、自助檔案復印機等方式，不必在人工窗口排隊，便可自動化實現個人醫療檔案的調用。 患者調用的醫療檔案不再僅限于紙質，也可以在電子設備上調用電子醫療檔案，并配以二維碼等防偽標識。

1.3 節約醫療檔案管理成本，提高服務質量

大數據時代的醫療檔案工作主要依靠計算機系統，可以節省大量人力資源，在醫療檔案的歸檔、管理、調用、復印、分析等所有環節都可以實現電子化、信息化、智能化。據調查一家三甲醫院每年在紙質醫療檔案上的花費高達數十萬甚至上百萬元，信息化的醫療檔案管理帶來的經濟效益也非常可觀。另外，患者不再需要在人工窗口長時間排隊，減少辦事時間，提高服務質量，醫院也不必配備大量的工作人員，減少了重復低效率的工作，實現患者與醫院的雙贏。

2 當前醫院醫療檔案信息化管理工作的問題

2.1 醫院各部門信息化進程不同步，管理效率低下

醫院的信息化管理工作已經推進多年，但是醫院各部門系統往往各自為政，缺乏統一管理，即使使用了統一管理系統的醫療機構，也存在著系統內部運行沖突和混亂以及與外部系統連接不暢等問題，甚至會造成數據丟失、系統崩潰等嚴重后果。 這造成了管理系統一旦出現混亂，正常的工作就不得不暫停，工作人員工作效率低，各部門推諉扯皮等情況，嚴重影響醫療活動的正常進行。

2.2 不注重醫療檔案數據分析

醫院醫療檔案實現信息化后，工作人員往往只注重使用計算機終端對檔案進行管理，而忽視了醫療檔案數據對醫院業務發展和科學研究的重要價值。大數據技術的核心優勢是數據分析，大量數據可以使用信息系統快速準確地進行各種分析。多數醫院沒有意識到醫療檔案數據的匯總和分析是了解醫院業務現狀的最好資料，依據這些數據開展科學研究、促進業務發展的潛力更是被遠遠低估。 科研部門和醫療檔案管理部門分而治之，數據不互通，導致科研部門使用相關數據的流程復雜，數據實時性差。

2.3 軟硬件投入少，缺乏專業人才

傳統的醫院管理觀念認為，醫院管理主要是對臨床業務和行政業務的管理，其他業務的管理對臨床業務水平提高作用不大，只有遇到問題時才需要解決，醫療檔案管理工作更是醫療過程中的附屬品，所以很多醫院忽視了醫療檔案管理工作的發展，沒有培養相關的專業技術人才，最終導致其醫療檔案管理水平相對落后，成為制約醫院長期可持續發展的短板。

3 大數據時代醫療檔案管理工作的新模式

3.1 注重醫院醫療檔案管理和其他業務的有機結合

大數據時代的醫療檔案管理工作必須要跟醫院各部門業務有機融合。破除醫療檔案工作與其他業務是分隔的錯誤觀點，是提高醫療檔案工作水平的前提。 醫療檔案將所有醫療業務連接在一起，醫院管理者要將醫療檔案工作、臨床工作、行政工作等有機結合，將其信息化系統整合為一體，真正實現各部分業務的無縫銜接，一鍵轉移，提高運營和服務效率。 給予醫療檔案管理系統進行統一管理的權限，簡化科研部門獲取數據的流程，設計方便各醫療部門上傳、互通數據的醫療檔案管理系統架構。

3.2 建立醫院醫療檔案數據分析體系

大數據時代的醫療檔案管理工作要善于利用醫療檔案信息構成的天然大數據，不僅要分析處理需要向上級主管部門匯報的數據，也要利用醫療檔案信息分析醫院各部門的就診、用藥、工作情況，找出其優勢和不足，及時對低效率、不合理的工作環節進行發現和改進，對患者的需求盡早滿足，實現現代化、智能化、人性化的醫療就診體系。另外，利用醫療檔案大數據分析，可以得到人工計算方式難以或不能獲得的資料，根據這些資料開展科學研究，實現醫療技術上的創新和突破。

3.3 發展高科技醫療檔案管理技術

大數據時代的醫療檔案管理工作必須發展先進技術和培養相關專業人才。實現大數據醫療檔案管理絕對不是簡單的電子化，而應該利用更多的高科技技術。例如使用區塊鏈技術保證大型醫療檔案系統的安全性、保密性；使用云計算技術構建大范圍，甚至全國性的醫療檔案互聯系統，使國家可以對該業務進行自上而下的統籌管理；使用人工智能技術，敏銳察覺患者的需求，實時自動化調整醫療檔案系統的工作方式，提高效率。另外，培養大量相關的專業技術人才，能夠源源不斷地為醫療檔案工作提供技術革新能力和高科技管理水平。

表1 某三甲醫院2011—2019 年醫療檔案打印數據

4 大數據時代醫療檔案管理新模式實踐

4.1 信息化醫療檔案管理實踐

目前，已經有部分醫療機構展開了醫療檔案管理信息化的實踐。以山東省某三甲醫院為例，分析大數據時代醫療檔案管理新模式。 該三甲醫院自2013 年起開始推進醫療檔案信息化實踐工作。在同地區醫療機構中率先完成了醫療檔案的電子化，并且持續擴展電子醫療檔案的應用，提高醫療質量管理水平和醫療檔案管理效率。近年來陸續實現了醫療檔案信息化管理、醫療檔案自助打印、醫療檔案與HIS 系統聯網、微信服務系統、醫療檔案大數據分析等先進管理模式。實現醫療檔案信息化管理后，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了醫院運行效率和患者滿意度。

4.2 醫療檔案自助打印系統

該節以該三甲醫院使用的醫療檔案自助打印系統為例，介紹信息化醫療檔案管理新模式。

傳統的醫療檔案打印（復印）服務手續繁雜，患者或家屬需要在窗口排隊，可能等待很長時間才能打印。 該三甲醫院自2015 年啟用了一款滿足醫院需求的醫療檔案自主打印機。 醫療檔案自助打印機操作簡便，只需要身份證即可完成全部步驟。 業務流程符合醫院實際需要，滿足醫院便民服務項目，幫助患者縮短排隊等候時間，提高了醫院的工作效率。 醫療檔案自助打印系統的使用流程，見圖1。

醫療檔案自助打印系統將電子化的醫療檔案通過內網鏈接到院內機器上提供服務，通過放置多臺機器解決的患者的排隊問題；使用內網加密機制保護數據安全，并且嚴格遵守國家相關法律法規核驗辦理人的身份和手續，既保證了調用流程符合法律法規，又提高了醫療檔案管理及調用的效率。

為了定量分析醫療檔案自助打印系統后對醫療檔案管理工作的影響， 收集了該系統啟用前后共9 年（2010—2019 年）該醫院每年的出院例數、醫療檔案打印數量、工作人員數量、工作人員日均工作時間等數據，見表1。

圖1 醫療檔案自助打印系統使用流程

分析表中數據可以看出在2011—2019 年間， 隨著醫院出院例數的增長，醫療檔案的打印數量快速增長。在出院例數翻了一番的情況下，醫療檔案打印數量激增為原來的3.5 倍。 在2011—2014 年間，負責醫療檔案打印工作的工作人員有5 名，日均工作時間為9 h，在2015年啟用醫療檔案自助打印系統后，工作人員的數量大幅減少，并且日均工作時間縮減為7 h。 根據數據計算得出，2019 年的醫療檔案打印工作效率是2011 年的11 倍，是醫療檔案信息化工作開始當年（2013 年）的7.5 倍。并且還應該考慮到自助打印大大減少了患者的排隊時間，該工作的效率和質量實現了根本性的飛躍。

4.3 大數據醫療檔案工作展望

醫療檔案信息化管理及利用是大數據時代醫療檔案工作的核心。 該三甲醫院自從2013 年開始推進這項工作， 首先在兩年內完成了醫療檔案的電子化工作，目前大多數三甲醫院都完成了電子化。 在電子化完成后，該醫院開始推進醫療檔案信息化利用，除了上文介紹的于2015 年啟用的醫療檔案自助打印系統外， 還通過多種系統對醫療檔案進行利用，將該工作水平提升至本行業前列。 在未來的大數據醫療檔案工作中，該醫院將著手推進醫院醫療檔案聯盟，學習先進的醫療檔案管理模式；吸引更多高科技人才，使用更高科技的手段管理醫療檔案，并且利用先進的醫療檔案數據分析系統展開相關科學研究工作。

5 結語

綜上所述，大數據時代醫療檔案管理工作的核心是實現信息化。 通過實踐，信息化的醫療檔案管理方式對工作的效率和質量有明顯提升。醫療機構和醫療檔案管理人員必須堅持與時俱進，構建醫療檔案信息化管理體系，加速醫院各業務的有機融合；發揮大數據管理的特點和優勢，建立醫療檔案數據分析體系，為提高醫院醫療質量提供數據依據和方向指導；開展大數據時代醫療檔案管理新技術實踐，探索科學有效的醫療檔案信息化管理方式；充分利用高科技醫療檔案管理技術，探索出大數據時代醫院醫療檔案管理的新模式。