軍工固定資產投資項目知識庫建設探究

張 林 余 霞 王洪彬 中國工程物理研究院激光聚變研究中心

信息化是當今世界經濟和社會發展的一個重大趨勢，信息技術的迅猛發展給國家帶來了翻天覆地的變化，并起到了至關重要的作用。我院也在全力推進信息化建設，其中包含了院固投管理綜合平臺和BIM管理等系統，固定資產投資管理的信息化已然成為項目管理發展的必然趨勢。

本文將從用戶需求和期望進行分析，梳理現狀的痛點以及難點，論證具體解決措施，構建一個與流程互動的自我完善的知識庫，從根本上提升建設管理效率，旨在為今后的信息化工作順利開展提供支持。

一、知識庫運用的需求分析

在當前知識經濟時代，信息技術已經被應用到了各個領域，用google也好，用百度也好，用語音也好，一定是你說你能形成一個關鍵詞，但是很多時候是形不成關鍵詞的或者是形成錯誤的關鍵詞，還有一種是我不會做，我也不知道查什么。我們對知識的掌握有四種狀態：知道自己知道，知道自己不知道，不知道自己知道，不知道自己不知道；我們希望達到：我知道你知道，大家都知道。

(一)知識庫運用典型情景

通過以下幾個運用場景來展望一下知識的力量。

1.任務流無縫對接(屬性管理)

期望典型情景：2020年12月29日，在OA上張某接到一個簽訂設計合同的任務，知識庫對應彈出了一個下表。

①合同簽訂時間(合同文本評估)：3周，②報批周期：4周...9 周 期是 □ 否 □10 成 果 ①項目建議書；②論證材料... 是 □ 否 □ 檔案要求11 外 協①招投標；②競爭性談判③單一源...是 □ 否 □12 報 批 外協形式、提前啟動需要報批 是 □ 否 □13 統 籌 考慮可研、初步設計 是 □ 否 □14 分 工①所級負責人；②工藝部門；③任務牽頭部門...是 □ 否 □15 驗 收①驗收形式；②驗收時間；③驗收標的...是 □ 否 □16 接 口 任務下一級：可研 是 □ 否 □17 廉 政 采購方式... 是 □ 否 □18 工作機制 例會制... 是 □ 否 □19 XXX 納入要素管理 是 □ 否 □ 待補充

通過對任務屬性管理，明確了任務涉及到方方面面，利用系統思維將任務管理到位，避免出現“這個沒有考慮”、“那個資料不全”等現象，確保任務推進“一次成功”，從而提高工作效率。

2.表單內容全是選擇題(標準管理)

期望典型情景：2020年12月30日，在OA上張某在接到一個簽訂設計合同的任務之后，開始填寫申請表，知識庫對應彈出了一個下表。

表2 XXXXX項目采購申報表

(1)申報單位：點擊空白處，自動彈出備選單位，進行勾選。

(2)申報人：點擊空白處，縮小到申報單位的人員名單，進行勾選。

(3)聯系電話：點擊空白處，自動填寫申報人的座機號/手機號。

(4)采購事項名稱：點擊空白處，優先彈出待完成的任務清單，進行勾選或重新填寫任務名稱。

(5)項目編號：點擊空白處(后臺依據采購事項名稱進行檢索和識別)，優先彈出項目編號，進行勾選。

(6)采購依據：點擊空白處，優先彈出項目批復，進行勾選，并彈出批復內容的相應檢索，進行確認；再彈出近期例會紀要或請示等，進行勾選，并彈出會議紀要等文件的相應檢索，進行確認；最后人工填寫，彈出相應檢索，進行確認。

(7)需求時間：點擊空白處，自動彈出備選時間，進行勾選。對任務來源的時間，以及后續合同簽訂時間、驗收時間的統一約定，避免事后補充，時間邏輯錯誤。

(8)經費科目：點擊空白處，優先彈出項目批復，進行勾選。

(9)預算：點擊空白處，彈出項目批復的經費，以及已實施經費和待實施經費，同時備選項：彈出該筆費用測算的依據文件和公式，進行核實和確定。

(10)形成資產：點擊空白處，彈出資產的定義，同時根據前面所需項，提出備選方案，進行勾選。

(11)采購內容：點擊空白處，彈出項目批復的內容；同時備選項：彈出該任務相似業績的填寫內容共參考。

(12)采購方式：點擊空白處，彈出項目批復的內容(包括項目批復以及請示等文件內容)；同時備選項：依據采購辦法根據經費體量等彈出采購方式的備選方案，進行勾選。

(13)零星基建：點擊空白處，依據定義進行勾選。

(14)建議供方：點擊空白處，彈出從事類似業績的單位；同時備選項：依據資格要求等彈出供貨商的備選方案，進行勾選。

(二)知識庫運用需求的小結

實際上知識運用的地方還有很多，實現無紙化辦公不是夢，比如簡單的電子化就能提高工作效率，例如合同文本電子化，不用每次支付經費，還要去借合同文本(數量有限，不可能每個崗位都有一份)；還有合同模板化，表單標準化等等。

二、知識庫運用的現狀分析

一個好的知識庫，其核心是有人用，然而經調研：51%企業內知識庫文檔的打開數量是小于10次的，寫的人看一遍，發布的人看一遍，審核的人看一遍，就沒人看了，真的是這么一個狀況。為什么會出現這種狀況呢？使用方覺得不好用，是個負擔，對工作沒有實質性促進，只會增加額外的工作量，長此以往，知識庫的運用越來越少，最后就不了了之。

下面從知識庫的定位以及知識運用的深度、廣度兩個方面介紹知識運用的現狀。

(一)知識庫定位應進一步提升

總體上，當前的知識庫定位主要是為數據的合集，并沒有與業務流程進行強關聯，響應使用方的訴求不足，從而導致利用率偏低。

案例再現：2020年1月8日，張某收到外單位的請款申請，啟動辦理支付流程，完成填寫經費支付審批表，并打印出來走審批程序，結果到支付環節發現填寫的合同總額與簽訂合同的總額不對應，經核實外單位提交申請時，寫錯了合同總額，張某抄錄的是外單位的請款報告上的數據。重新填寫審批表，重新打印，重新簽字，程序完成之后，比預計晚了三天。

分析一下：該審批表所需填寫內容的共15項，審批的共4項；填寫內容全部與合同有關，張某需要借閱合同文本，抄錄合同的信息，包括合同支付條款，合同金額以及收款單位等信息，同時要核對是否滿足合同支付條款，相關證據材料是否齊套。如果填寫錯誤，打印填寫簽字，程序走完，多出兩三天！按照現在基建要求，每個月都需要支付合同進度款，大部分時間都在簡單重復的工作量上。

(二)知識體系深度應縱向到底

在知識庫實際運用過程中，尤其是固投項目，其實施流程總體上一致，現在每個項目之間知識借鑒比較少，知識沉淀以及開發深度不夠，只是將結果(數據/信息)記錄下來，對其他任務而言，可利用或使用的知識較少，從而使用知識庫頻次降低。

案例再現：2019年11月9日，張某接到招標文件審查任務，對“投標人資格要求：3.1本次招標要求投標人須具備：①獨立企業法人；②營業執照經營范圍包括園林綠化相關內容資格資質，投標人需提供近三年(2016年1月1日至今)完成不少于3個類似項目業績，類似項目業績是指：單項合同金額不少于100萬元的園林綠化工程或景觀工程類似項目業績，并在人員、設備、資金等方面具有相應的施工能力”。其中“近三年業績(2016年1月1日至今)”是否合適，嚴格計算不夠三年，針對該問題經溝通主管部門以及查閱相關資料，最終認定該寫法可行，比預計晚了兩天。

分析一下：項目業績時間無實質影響，但是最佳寫法應為“投標前三個月反推三年”。在所有工程招標文件中，都含有此條信息，可是以前似乎沒有太關注，一旦關注起來，需要查證該信息的上位法，以及咨詢主管部門的意見，耗時耗力。

(三)知識庫廣度應橫向到邊

固投項目涉及面比較廣，專業領域也較多，其知識分布較廣，相互關聯性較差，經常會信息不對稱，形成信息孤島；現在保證信息的準確性都有困難，何談效率。

案例再現：2019年11月11日，張某接到編報某項目的下一年投資計劃，張某梳理某項目合同清單，核實每個合同進度以及經費支付和結算情況；查詢已采購審批情況以及后續工作安排；同時對管理開支進行預判。一周完成了投資計劃初稿的編制，隨后組織評審生效程序。最終完成該任務花費了兩周時間。

分析一下：項目投資數據分散在需求部門、實施管理部門以及財務部門，合同數據狀態也分審批金額、已簽合同金額、已支付金額、合同結算金額等，管理性開支分為已用金額，預留金額，可用金額等。現在采用EXCEL進行統計，每次更新比較費時，同時也容易出現數據引用錯誤。

痛點分析：針對投資經費以及任務進度等重要核心數據應建立了全周期管控手段，具備實時更新掌控，為后續決策提供基礎數據；目前已有財務系統對支付進行了信息化，如果按照項目全周期投資數據進行管控，效果會更好。知識庫廣度應涵蓋固投項目所有環節以及相關方，建立信息基準，形成信息統一口徑，確保信息完整性和系統性，從而做到真正的信息共享。

三、知識庫的構建

在數據驅動的信息化時代，如何深度融通業務價值鏈體系，整合單位內外部數據，為創新賦能，最終建成智慧企業，是我們共同努力的方向。知識管理是單位、組織長久發展之大計，功在當代，利在千秋；但其所包含的內容廣、可深可淺，無法一蹴而就。當知識管理已作為必然的發展戰略，只有“制度 + 文化+ 平臺”有機結合，才能從思維到行為，真正激發員工之間的知識合作、協同意識；打通單位內部知識從采集、加工、整合、存儲到管理、服務及應用的全鏈條，源源不斷地為單位的創新發展提供動力。

針對平臺的建設其中重點內容就是知識庫構建，堅持“需求牽引、分布實施”的原則，以使用方的需求為關注點，結合我中心實際情況，尤其是我所固投項目管理模式以及內控制度，努力打造一個“好用”的固投項目知識庫，為我所信息化建設添磚加瓦。

(一)電子化構建知識庫，做到可用

未來應加強對固投項目知識庫與外界軟件或信息接入的綜合考慮，原則上應無縫對接，自動關聯到知識庫，適時更新知識庫內容，保障知識的及時性和準確性。知識庫的更新主要來自五個方面：一是平臺系統通過接口和自動抓取等方式，自動實時采集內部系統知識進行更新；二是外購知識資源，第三方按時更新；三是在機構內部業務開展過程中，所產生的知識內容及時按照制度要求存儲到知識庫中進行更新；四是針對特定群體設置專職或兼職的知識管理員，定期對特定領域的知識進行更新；五是用戶個人自主上傳相關知識。

通過該步驟，將知識庫的素材進行融合，解決了知識的來源以及渠道，保障了知識庫的輸入暢通無阻，從而知識庫內確實有信息，解決知識的有無問題，實現知識庫的可用。

(二)標準化構建知識庫，做到有用

知識的標準化工作主要是對知識進行深度挖掘，深到“認知共識”程度，從而保證知識的有用性和精準度，主要內容包括對知識體系(要素)的標準化以及知識內容(屬性)標準化等。知識體系主要是構建知識框架，描述知識的要素，對知識進行分門別類處理，比如按照項目前期策劃(規劃論證等)、項目建議書、項目可行性研究、項目初步設計、施工圖設計、組織施工建設、試運行及驗收等板塊對固投項目知識庫進行領域板塊分類；對知識內容主要按照其屬性進行標準化，比如按照項目、時間、經費、質量、涉密、接口、成果、程序、職責、驗收等方面，建立多級分層的類別庫，比如項目庫、法規庫、標準文本庫、案例庫、流程庫、經驗共享庫等一級庫，同時對項目等庫進行分解，比如分解成規劃項目庫、已完成項目庫和在建項目庫；對庫的內容進行質量、計劃、經費等多維度標簽識別。

(三)系統化構建知識庫，做到好用

科學決策離不開數據的支撐。知識的系統化整合主要是瞄準總體以及系統層面，主要解決知識的分散性(信息孤島)問題。通過技術，快捷、高效地整合知識庫的相關知識，直接采用相應的統計分析方法，實現人、業務、數據、知識的實時動態匯聚，根據需要建立靜態或者動態的報表，構建“管理”儀表盤，從而幫助決策者從宏觀和微觀全方位掌控業務工作情況，進行決策參考和業務指揮，提高決策的科學性。以項目竣工驗收業務為例，它是項目建設全過程的最后一個環節；該業務流程中所需知識，可以整合項目庫的相關知識(主要是數據)，實現數據報告的適時更新；可以整合案例庫的相關知識，挖掘出新的知識，如項目竣工驗收中最容易出現的影響驗收的問題分析，各個項目的共性與特性分析，為項目綜合審計順利開展奠定堅實的基礎。

四、結語

“流程管道，知識活水”，知識豐富、管道通暢，才能及時將知識之水源源不斷地輸送到業務流程管道每個節點的人員身上，為其提供創新的養分。作為固投事業的從業者，針對固投項目的信息化建設根本解決之道，從自身經歷以及看到的行業現狀、變化進行了系列思考和研究，提出了構建知識庫的設想，希望對未來固投信息化系統的建設有所幫助。