科技期刊編輯出版流程梳理實戰分析

譚暢

（中鐵隧道勘察設計研究院有限公司，廣東 廣州 511458）

2016 年，習總書記在全國科技創新大會上提出“廣大科技工作者要把論文寫在祖國的大地上，把科技成果應用在實現現代化的偉大事業中”，因此科技期刊作為前沿科學技術的傳播者，任重道遠。在這個過程中，科技期刊不僅需要有清晰的定位，堅持“內容為王”保證出版質量，還需要不斷提升內部管理水平，提升效率，實現科技成果的快速傳播，進一步促進科技的蓬勃發展。然而，我國的科技期刊多數面臨著影響力低，管理體制滯后，編輯的職責及定位不明確等問題。

針對這些問題，很多編輯部開始探索企業流程管理在期刊編輯出版中的應用，以期建立一套目標明確、統一協調的編輯出版流程，提升工作效率、縮短稿件發表時滯，確保文章高質量發表。例如：趙利輝等[1]提出期刊出版中流水線式的流程管理值得借鑒的觀點，并指出加強流程管理的必要性及意義，同時對出版工作中的業務流程作了初步劃分；潘鳳云等[2]對學術期刊編輯部流程管理的各要素進行探討，提出編輯初審、送審、退修及稿件加工和校對過環節的注意事項；吳取勁等[3]基于工作流對期刊編輯流程管理進行設計，并提出應基于設計該模型開發及改進業務流程應用平臺。

這些基于流程管理的探索與應用為期刊出版管理提升提供了豐富的經驗，但期刊編輯出版各環節，包括投稿、審稿、稿件加工、出版、發行等，執行人員眾多，且涉及的執行人不僅包括出版社內人員還包括作者、排版印刷機構等外部人員，且大部分工作繁雜、整個流程持續時間長，而這些實踐應用缺乏系統的流程管理方法指導。因此本文基于陳立云老師在企業流程管理實踐中總結的流程的PDCA 環[4]，嘗試從實踐的角度對期刊編輯出版流程進行系統梳理，以期為出版同行提供參考。

一、流程管理應用理論

（一）流程管理的概念

流程管理也稱“業務流程管理“（business process management,BPM）,是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法[5]。通過流程，企業將戰略目標細分，各流程環節以結果為導向，突破單個部門的垂直型管理壁壘，實現協同作戰，共同達成績效目標。因此，流程管理不只是對流程的管理，而是以流程為導向的管理模式。流程管理的本質是一種系統的管理方法，是一種以流程為主線的管理模式。

（二）流程梳理的方法

陳立云基于流程管理實踐經驗，在戴明PDC 質量環的基礎上提煉出流程管理的PDCA 環，即流程梳理或規劃（P）、流程實施(D)、流程稽查(C)、流程優化(A)4 個環節[4]。其中，流程梳理或規劃，始于局部的流程梳理或優化，然后再從戰略上進行整體規劃，而流程梳理的目的是將各種隱性流程顯性化，使流程各活動接口明確，運行線路清晰合理，各環節操作人員能達成共識；流程的實施，主要是進行流程的宣貫、執行及流程績效的考核；流程稽查主要指發現流程執行過程中的問題并解決；最后，流程還應隨著業務的發展或流程執行中出現的問題持續優化。

綜上可知，流程規劃和梳理是基礎，決定后續環節是否能有效執行，因此本文將重點對流程梳理進行論述。流程梳理主要步驟如圖1 所示。

二、期刊編輯出版流程梳理

流程規劃看似是首要步驟，但其實一般的流程規劃都是先起于局部流程的梳理然后擴展到整個業務過程。流程的梳理過程可分為6 個環節，每個環節都以前一個環節為基礎。

（一）設定流程目標

梳理期刊編輯出版流程時，首先要找到流程的邊界，即找到端對端流程的起點和終點，再要找到流程的客戶，最后流程客戶的需求，并將這些需求轉化為流程的目標。

對于期刊編輯出版工作，本著“為作者、讀者服務”的原則，流程應起始于作者投稿，終止于期刊發行，即從作者到讀者。根據這一原則，流程的所有環節都應該設立一個共同的目標，梳理時以這個目標為判斷標準，減少等待、重復審核、錯誤糾正、返工等不增值環節，提高增值活動比例，提升流程的效率。本文根據讀者和作者的需求，可假設流程的目標為“提升審稿效率，確保文章高質量發表，發行暢通”。

（二）細分流程目標及關鍵控制節點

期刊編輯出版流程太長，缺乏層次感，很難體現各個環節的重要程度。我們可以通過細分“提升審稿效率，確保文章高質量發表，發行暢通”這一流程目標，梳理出3 個關鍵控制節點—審稿、編校、發行，相應地設立為三個一級流程，即審稿流程、編校流程、發行流程。一級流程下可再細分二級流程，如投稿流程、審稿流程、編校流程等，每個二級流程都應設有關鍵控制點，二級流程還可再細分子流程。

通過逐級細分總目標，同時抓住各級流程的關鍵控制節點確保流程管理目標執行落地。因此，流程是期刊編輯出版管理的主線索，它決定了各個環節地執行人要做什么，不做什么；看重什么，忽略什么；用什么樣的方法去做。

（三）確定流程所有者

在編輯出版活動中，稿件審核及稿件加工通常涉及不同的部門或機構，如果流程各環節職責是否履行到位、效果如何沒有人負責，流程的整體目的達成便無法保證。因此，流程所有者是對流程整體目標達成負責任的責任人或團隊，在編輯出版流程中一般可認定第一責任人，如責任編輯。

（四）確定崗位職責及崗位角色

確定崗位職責及崗位角色,通俗地講就是明確“誰—做什么—怎么做”,崗位職責的確定可根據已存在的管理制度完成工作的分解和分析或者根據實際工作內容填寫，最后由流程所有者根據職責分解情況識別各環節崗位角色。基于全流程的崗位職責及角色設立是全流程目標實現為基礎，突破了通常的部門或機構壁壘，且不因現實中組織機構的調整而變化，實現了所有執行人員意識的統一，更利于戰略目標的落地。

（五）設計流程線路，畫出流程圖

期刊出版過程劃分為3 個階段：稿件審核、稿件編校、印制發行，對應2.2 所述3 個一級流程，以稿件審核流程為例，其流程圖線路及各環節如圖2 所示。對于稿件審核流程，稿件錄用環節為終點，但同時這個環節又是下一個一級流程（稿件編校）的起點。

流程圖繪制時，要注意同一級流程圖中各環節顆粒度的劃分需相同。如圖2 所示稿件審核流程中，稿件接收、稿件初審、稿件復審都僅代表一個環節，與其他環節沒有包含關系流程。流程圖畫好后，可以根據流程目標檢查實際業務中是否有環節遺漏，各流程環節是否合理，各環節的接口是否明確，須確保所有隱形流程或環節都已經顯示，同時去掉不增值環節。如圖2 所示，流程中送審環節實際屬于外審及二審中轉環節，屬于不增值環節，與整個階段的流程目標“提升審稿效率”相悖，因此刪減該環節可更加提升流程效率。

（六）編寫流程文件

如果流程梳理僅產出一張圖2 所示的流程圖，操作人員僅僅是指導流程大概的線路，很多流程的細節并不清楚，比如稿件初審環節，稿件初審的標準是什么？有哪些要求？有什么工作經驗？因此，我們需要進一步編制流程文件。

流程文件的主要用途有2 個：一是工作考核標準；另一個給新人或不熟練的人做工作指導。因此流程制度不是寫給流程所有者看的，而應該站在一個新人的角度,告訴他們流程的主線、具體的操作知識點[4]。

流程文件質量高低的影響差別如表1 所示[4]。

表1 流程文件質量高低的差別[4]

一般流程制度可包含目的、實用范圍、流程起點與終點、術語及定義、職責描述、流程分類、流程圖、流程管理標準（見表2）、管理原則、相關文件、模板與記錄表格等。

表2 流程管理標準參考

三、結論與討論

文章結合期刊編輯出版的實際業務需求，基于企業實踐中得出的業務流程管理經驗，系統地探討了期刊編輯出版流程的梳理過程及方法，以期為出版同行提供一些參考。然而，本文僅是對流程梳理及規劃環節進行了論述，未對陳立云老師所述業務流程PDCA 環的其他環節展開論述，后續可進一步探討期刊出版流程執行、稽查及優化過程中的經驗及方法。