公路工程投標(biāo)商務(wù)文件編制方法及注意事項淺析

馮 敏

(貴州省公路工程集團有限公司，貴州 貴陽 550008)

公路工程招投標(biāo)中，標(biāo)書編制具有較強的技術(shù)性、復(fù)雜性，需要嚴(yán)謹、規(guī)范的編制，因為包含多個領(lǐng)域以及學(xué)科知識，對投標(biāo)團隊的能力水平提出了很高的要求，只有確保投標(biāo)文件編制的質(zhì)量，才能提升投標(biāo)企業(yè)的投標(biāo)競爭力，為后續(xù)中標(biāo)奠定良好的基礎(chǔ)。商務(wù)標(biāo)是投標(biāo)文件中的重要組成部分，相關(guān)人員在編制時要嚴(yán)格的依據(jù)招標(biāo)文件要求，確保商務(wù)文件質(zhì)量，給投標(biāo)結(jié)果帶去積極的影響。

1 商務(wù)投標(biāo)文件的相關(guān)內(nèi)容

投標(biāo)文件是一種常見的工程文件，就是公路工程在招投標(biāo)中，投標(biāo)方給招標(biāo)方提交的文件，其具有法律效應(yīng)，是結(jié)合招標(biāo)文件有關(guān)要求進行編制的。通常投標(biāo)方編制的投標(biāo)文件主要內(nèi)容見表1所示，主要有技術(shù)部分、商務(wù)部分和報價部分，各部分有不同的內(nèi)容，在這三個板塊中，最重要的就是商務(wù)投標(biāo)文件編制。

表1 投標(biāo)文件主要內(nèi)容

在公路工程投標(biāo)中，如果商務(wù)投標(biāo)文件存在和招標(biāo)文件不一致的地方，或是出現(xiàn)細小的紕漏，都可能導(dǎo)致廢標(biāo)。所以，在編制商務(wù)投標(biāo)文件時，就需要認真的依據(jù)有關(guān)招標(biāo)文件要求，確保內(nèi)容具體、制作精美，給招標(biāo)方和評委留下較好的印象，爭取成功中標(biāo)。

2 公路工程投標(biāo)商務(wù)文件編制方法

2.1 構(gòu)建完整的資料庫

為了確保投標(biāo)商務(wù)文件編制的質(zhì)量，投標(biāo)從業(yè)人員就需要先構(gòu)建企業(yè)資料庫，并對其進行完善。資料庫中應(yīng)該包含企業(yè)的全面信息，比如，業(yè)績情況、人員信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、設(shè)備情況、財務(wù)情況、環(huán)境認證報告、質(zhì)量認證證書等。還要動態(tài)的對資料庫進行更新，在出現(xiàn)人員調(diào)動以及企業(yè)有新的發(fā)展時，要隨時更新資料，提升資料信息的可靠性，為商務(wù)文件的編制提供有效的依據(jù)。尤其是要制定多個文件時，更需要具備一個有效的資料庫，內(nèi)容要全面，還要合理的分類。

2.2 全面掌握招標(biāo)信息

編制人員要想提升商務(wù)標(biāo)的編制質(zhì)量，就需要先全面的掌握招標(biāo)單位發(fā)布的招標(biāo)信息，通過多種途徑全面了解信息，準(zhǔn)確的掌握公路工程的特性、基本情況以及操作上的難點，還要對工程的可行性做出分析。業(yè)主發(fā)布的招標(biāo)信息不只是招標(biāo)文件，還有業(yè)主發(fā)布的補遺文件作為招標(biāo)文件的重要組成部分，也有業(yè)主規(guī)定收到補遺文件同時要及時給業(yè)主回復(fù)收到函。文件編制可以參考過去投標(biāo)案例經(jīng)驗，歸納同行領(lǐng)域的投標(biāo)情況，結(jié)合工程的具體需求，依據(jù)招標(biāo)文件嚴(yán)謹?shù)木幹仆稑?biāo)方案，為精準(zhǔn)投標(biāo)奠定良好的基礎(chǔ)，提升投標(biāo)單位的投標(biāo)競爭力，最大程度降低由于隨意投標(biāo)而導(dǎo)致的損失。

2.3 具體把握相關(guān)資料

招標(biāo)文件是招標(biāo)單位給相關(guān)投標(biāo)單位發(fā)出的邀請，投標(biāo)人要積極響應(yīng)且有明確的承諾，這是投標(biāo)企業(yè)編制商務(wù)標(biāo)的依據(jù)。投標(biāo)文件中除了要具備投標(biāo)企業(yè)的有關(guān)信息，還需要對招標(biāo)方需求進行響應(yīng)。不可以隨意對招標(biāo)文件內(nèi)容或文件格式進行調(diào)整、遺漏、回避、錯誤理解，為了避免出現(xiàn)這些問題，工作人員就要具體細致的閱讀有關(guān)內(nèi)容，掌握文件中的重要信息，防止出現(xiàn)遺漏的情況。在全面了解招標(biāo)文件的同時對招標(biāo)文件中有任何疑問可以給業(yè)主發(fā)質(zhì)疑函，應(yīng)及時要求招標(biāo)代理或招標(biāo)人對招標(biāo)文件作出解答、澄清、修改，防止出現(xiàn)自己對招標(biāo)文件的理解造成投標(biāo)失誤發(fā)生。

2.4 認真編制投標(biāo)商務(wù)文件

商務(wù)文件的編制必須滿足招標(biāo)人資格要求，比如投標(biāo)人須具備的資質(zhì)、業(yè)績、財務(wù)、信譽、項目經(jīng)理等強制性的要求；對證明材料要求提高，部分業(yè)主除了要有彩色復(fù)印色，還要對原件進行審查。這就需要工作人員認真編制投標(biāo)文件，防止產(chǎn)生問題。投標(biāo)商務(wù)文件編制的內(nèi)容較多，且較為繁雜，要避免出現(xiàn)遺漏，就要先結(jié)合招標(biāo)文件要求以及格式規(guī)范的編制文件目標(biāo)，之后再按照目錄內(nèi)容逐項編制具體的內(nèi)容。投標(biāo)人的有關(guān)條件都要和招標(biāo)文件要求一致，例如，招標(biāo)文件中規(guī)定提供的證件需要在有效期內(nèi)，并且年檢符合要求，企業(yè)資質(zhì)也要滿足規(guī)定；擬委任的主要人員資格需要滿足或超過資格審查條件要求；近些年財務(wù)情況與類似項目業(yè)績、擬投入施工設(shè)備情況、企業(yè)信譽是不是符合標(biāo)準(zhǔn)。文字內(nèi)容以及表格格式要和招標(biāo)文件中的要求統(tǒng)一，尤其是重要的內(nèi)容要和招標(biāo)文件一樣，如，投標(biāo)函附錄、投標(biāo)函、承諾函等，不能隨便刪除和修改；委托代理人以及法人代表簽字不可以用印章，應(yīng)直接簽字。

2.5 自審?fù)稑?biāo)文件，確保符合招標(biāo)文件要求

編制好文件之后，并不代表工作的結(jié)束，還需要注重檢查，編制人員要依據(jù)招標(biāo)以及答疑文件，對投標(biāo)商務(wù)文件內(nèi)容進行細致的檢查，之后交給商務(wù)標(biāo)負責(zé)人或投標(biāo)文件評審小組進行審核，對招標(biāo)文件中的投標(biāo)人須知及正文部分的強制性要求和加分部分進行檢查，對經(jīng)濟指標(biāo)、關(guān)鍵技術(shù)等實施討論和校驗，及時的發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時的進行修改，對文件的完整性、準(zhǔn)確性、響應(yīng)性進行檢查和評價，提升資料的準(zhǔn)確性。經(jīng)過這些之后，要將文件交給主要負責(zé)經(jīng)營開發(fā)的負責(zé)人實施審核，避免文件中產(chǎn)生錯誤，結(jié)束后要在投標(biāo)審核記錄單上簽字確認，明確審核流程和責(zé)任，調(diào)動投標(biāo)人員的工作熱情，為提升投標(biāo)的競爭力提供保障。

2.6 標(biāo)書裝訂檢查與開標(biāo)證件準(zhǔn)備工作

自審后要對文件進行全面、細致的閱讀，明確內(nèi)容完整沒有錯誤后，生成最終的目錄。將文件全文打印出來，檢查有沒有白紙、打印錯誤，和投標(biāo)文件編制人員、報價人員進行有效的溝通，填寫好有關(guān)文件，裝訂整齊。尋找授權(quán)代表以及法人意義簽名，認真的審核簽名以及蓋章。

按招標(biāo)文件要求開標(biāo)時帶原件，原件的準(zhǔn)備按照招標(biāo)文件的要求，從投標(biāo)人須知部分要求的資格條件部分開始逐條核對，在從評標(biāo)辦法要求的資各評審標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)性評審標(biāo)準(zhǔn)和評分項目準(zhǔn)備相關(guān)的證件。原件必須提前至少一天編制原件清單，并準(zhǔn)備好證件。原件要與投標(biāo)文件中所附復(fù)印件一致注意核對。

3 公路工程投標(biāo)商務(wù)文件編制的注意事項

3.1 提前了解投標(biāo)審查條件

工程項目不一樣，投標(biāo)審查的條件也存在差異，要想提升投標(biāo)的競爭力，就要先了解工程的投標(biāo)審查條件，有效的運用綜合分析評價法對自身相關(guān)內(nèi)容進行劃分，認真的分析，合理的編制文件。

3.2 注重授權(quán)委托書的問題

法人身份證明書、授權(quán)委托書內(nèi)容及格式在招標(biāo)文件提供格式下，必須一致，并仔細核對。法人身份證明書是否要求公證等其他特殊要求；授權(quán)委托書是否要求簽字、蓋章；被授權(quán)人必須按要求附身份證復(fù)印件。授權(quán)委托書是否要求單獨提交一份，可寫在原件提交要求的位置以免忘記。

一些工程招標(biāo)文件中，可能會讓投標(biāo)方在開標(biāo)時展示公證的授權(quán)委托書，也可能讓投標(biāo)方展示簽字蓋章的授權(quán)委托書原件，編制人員要注重這一問題，依據(jù)招標(biāo)文件中的要求，防止產(chǎn)生廢標(biāo)的問題。如果招標(biāo)文件中提出要展示公證后的授權(quán)委托書，就需要重視日期。

3.3 投標(biāo)文件的檢查及遞交

編制好投標(biāo)商務(wù)文件之后，需要認真的檢查有關(guān)內(nèi)容以及格式，全面梳理招標(biāo)文件的關(guān)鍵點，尤其是響應(yīng)招標(biāo)文件方面。需要對投標(biāo)商務(wù)文件的細節(jié)和整體進行嚴(yán)格的檢查，另外，還要核對注意事項列表中的所有簽字蓋章事項，防止出現(xiàn)錯誤，文件包封好之后再遞交，要注意遞交的相關(guān)內(nèi)容，如，地點、時間、注意事項。

4 結(jié) 語

綜上所述，商務(wù)招標(biāo)文件編制是公路工程投標(biāo)文件編制中的重要組成部分，這部分可以將投標(biāo)單位的相關(guān)情況體現(xiàn)出來，財務(wù)情況、人員能力、設(shè)備條件、施工能力、資質(zhì)等，讓招標(biāo)方初步了解投標(biāo)方的情況，所以，該部分的編制會影響到是否中標(biāo)。這就需要依據(jù)投標(biāo)單位和情況以及經(jīng)驗，加入有利投標(biāo)企業(yè)的部分，依據(jù)投標(biāo)文件規(guī)范的編制商務(wù)投標(biāo)文件。