疾控中心辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

萬(wàn)永紅 甄洪雪通訊作者

四川省疾病預(yù)防控制中心公共衛(wèi)生信息所 四川 成都610041

1 引言

2 背景及現(xiàn)狀

協(xié)同辦公系統(tǒng)從20世紀(jì)50年代在美國(guó)和日本興起,我國(guó)從20世紀(jì)80年代開始建立辦公系統(tǒng),分別采用了Lotus Notes、PHP、.NET、JAVA等技術(shù),相對(duì)早期的技術(shù),JAVA具有安全、開放、穩(wěn)定、跨平臺(tái)等突出優(yōu)勢(shì),基于J2EE框架(少部分是+NET)為主的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)飛速發(fā)展,越來(lái)越多的軟件公司開發(fā)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),依靠標(biāo)準(zhǔn)通信協(xié)議白行開發(fā)所有底層的應(yīng)用程序接口及網(wǎng)絡(luò)的通信層,這樣可擴(kuò)展性和數(shù)據(jù)交流就有非常大的伸縮空間,減少很多限制,在一定程度上實(shí)現(xiàn)一些關(guān)鍵性業(yè)務(wù)處理[2]。

3 辦公平臺(tái)功能設(shè)計(jì)

辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)需要提供個(gè)人Web服務(wù),能夠?qū)崟r(shí)傳送數(shù)據(jù)。還需要提供標(biāo)準(zhǔn)的集成平臺(tái),實(shí)現(xiàn)用戶綜合信息集成,所有用戶只需滿足上網(wǎng)需求便能建立各自的網(wǎng)上辦公室[3]。協(xié)同辦公平臺(tái)升級(jí)改造項(xiàng)目調(diào)研了人力資源處、計(jì)財(cái)處、后勤處、辦公室、科培處等行政管理部門,平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖1。平臺(tái)服務(wù)對(duì)象包括中心內(nèi)部各處室,根據(jù)用戶角色類型分配不同的系統(tǒng)功能。

圖1 辦公平臺(tái)的功能

辦公平臺(tái)部署在四川省疾病預(yù)防控制中心內(nèi)部機(jī)房,僅供內(nèi)網(wǎng)用戶使用,這種方式在一定程度上保證了辦公數(shù)據(jù)的安全。針對(duì)出差不在單位辦公的用戶,提供VPN接入內(nèi)網(wǎng)服務(wù),同時(shí)提供移動(dòng)APP客戶端辦公,在通互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下,可以隨時(shí)隨地辦公,極大的提高了辦公效率。

4 應(yīng)用效果

辦公系統(tǒng)升級(jí)改造后,除了保留原有系統(tǒng)的收發(fā)電子郵件、公文管理、請(qǐng)休假審批、出差審批、培訓(xùn)班/會(huì)議審批等基本辦公功能外,還增加了會(huì)議室預(yù)約、車輛預(yù)約、個(gè)人考勤、個(gè)人工資、預(yù)算管理、事前審批流程、合同管理等功能。新版辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事前、事中、事后多重管控,根據(jù)實(shí)際管理時(shí)間要求建立預(yù)算管理,立項(xiàng)申請(qǐng)可關(guān)聯(lián)預(yù)算,凍結(jié)相應(yīng)科目預(yù)算,最終報(bào)銷實(shí)際產(chǎn)生的的費(fèi)用。下面主要從工作流程、會(huì)議室預(yù)約、知識(shí)應(yīng)用、移動(dòng)端四個(gè)方面介紹該系統(tǒng)的應(yīng)用情況。

4.1 工作流程 辦公系統(tǒng)中共設(shè)計(jì)管理和業(yè)務(wù)流程共計(jì)93種,2020年共流轉(zhuǎn)66013條流程數(shù)據(jù),使用率較高的是請(qǐng)休假、加班審批表、人員出差審批表、收文流程、支出費(fèi)用報(bào)銷審批表、外出登記表、發(fā)文擬稿箋、易耗品購(gòu)置申請(qǐng)表等流程,詳情見(jiàn)表1。

表1 使用頻率前10名的流程

收文流程3159支出費(fèi)用報(bào)銷審批表3024外出登記表3021發(fā)文擬稿箋2217易耗品購(gòu)置申請(qǐng)表1774差旅費(fèi)報(bào)銷表1752派車單1528

表2 單位會(huì)議室使用情況

4.2 會(huì)議室預(yù)約 會(huì)議室預(yù)約功能解決了不同處所之間的會(huì)議室使用矛盾,用戶通過(guò)在系統(tǒng)中查詢各個(gè)會(huì)議室的使用情況,進(jìn)而合理安排各自的會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)。疾控中心主要涉及內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、外部接待三類會(huì)議,2020年共記錄1397次會(huì)議情況,詳情見(jiàn)表2。

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4.3 知識(shí)應(yīng)用 通過(guò)新建文檔或批量上傳文檔的方式添加到知識(shí)庫(kù)中,在流程審批、項(xiàng)目管理、溝通協(xié)作等工作過(guò)程中上傳的附件自動(dòng)匯集到知識(shí)庫(kù)的相關(guān)目錄中。形成內(nèi)部的知識(shí)中心,讓所有的知識(shí)集中在一個(gè)地方進(jìn)行管理與分享,打造內(nèi)部搜索平臺(tái)。根據(jù)設(shè)置及權(quán)限的不同,用戶可以查看歷史版本的文件。2020年內(nèi)部共創(chuàng)建24241篇知識(shí)文檔,文檔數(shù)量排名前三的部門如表3。

表3 知識(shí)文檔排名前三的部門

4.4 移動(dòng)端 移動(dòng)端提供了基本的辦公應(yīng)用,包含工程流程、日常的日程、會(huì)議,電子郵件、通知公告、規(guī)章制度、即時(shí)通訊、通訊錄等,所有PC端的應(yīng)用,不僅是辦公應(yīng)用,也是第三方的業(yè)務(wù)應(yīng)用,都能夠快速延展到手機(jī)端。

5 結(jié)語(yǔ)

四川省疾病預(yù)防控制中心是主要從事疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的省級(jí)公益一類事業(yè)單位。依法承擔(dān)疾病預(yù)防控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情報(bào)告及健康相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)分析與評(píng)價(jià)、健康教育與健康促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等公共職能。中心設(shè)有9個(gè)職能處室和16個(gè)專業(yè)部門,協(xié)同辦公平臺(tái)作為核心應(yīng)用系統(tǒng)之一,為日常人財(cái)物管理提供重要信息支撐。本項(xiàng)目升級(jí)改造后,達(dá)到預(yù)期效果,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,節(jié)約辦公成本。系統(tǒng)中所有用戶在配備VPN的前提條件下,能夠不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制,在該系統(tǒng)中完成日常工作,提高整個(gè)單位的工作效率。工作流程能夠清晰記錄每個(gè)節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)時(shí)間和意見(jiàn),任何事件都在系統(tǒng)中留有痕跡以供查驗(yàn),這些可視化的痕跡是非常強(qiáng)的監(jiān)督機(jī)制。

平臺(tái)使用后運(yùn)轉(zhuǎn)較好,但仍有一些功能需要進(jìn)一步完善。系統(tǒng)中控件對(duì)瀏覽器版本和Word版本都有要求,升級(jí)將不可避免地影響系統(tǒng)的功能模塊。其次涉及到財(cái)務(wù)費(fèi)用問(wèn)題,目前系統(tǒng)中只有預(yù)算管理,需要增加決算管理。用戶在報(bào)銷的時(shí)候能看到事前審批是否能報(bào)銷過(guò),特殊費(fèi)用需要開啟多次報(bào)銷。設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表等流程里面需要做一個(gè)校驗(yàn),詢價(jià)需要小于等于預(yù)算價(jià)格,超過(guò)不能提交流程。調(diào)整接口邏輯,增加判斷,有事前審批的,要對(duì)比事前審批的經(jīng)費(fèi)來(lái)源和流程表單上的經(jīng)費(fèi)來(lái)源是否一致做一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù),這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存能具體到大的科目。

圖2 移動(dòng)APP應(yīng)用界面