RPA 技術在財務領域應用的特點與實施建議

馬蘭 中國航空制造技術研究院

隨著科技顛覆浪潮不斷高漲，越來越多的企業日益明確了技術創新帶來的機遇與挑戰，努力尋求競爭優勢的企業已開始調整其戰略重點，通過企業整體數字化轉型升級，更迅速地獲取由市場和數據所驅動的機會。實現這一戰略的優先任務是在領導層意識、技術儲備、流程優化、人員能力等領域展開快速變革與創新。

財務作為企業中信息化應用最早的領域之一，新技術的應用一直在企業運營管理中位于頭部，經過近些年的發展，已逐步由信息化向數字化、智能化邁進。成功的數字化轉型能夠增強財務職能提供各維度、各層級決策支持的能力，幫助企業制定市場策略、管理機制、推動創新并更有效地管理風險。近些年來，隨著RPA 技術在財務領域應用的不斷深入，其給傳統財務會計的工作模式帶來了諸多改變，它低耗、高效、準確的特點受到了越來越多企業的認可和青睞。

一、RPA 技術的定義和特點

RPA 是Robotic Process Automation 的 簡稱，中文全稱為機器人流程自動化。RPA是一種最終用戶可以輕松對其編程或發出指令的軟件，用以在當今多種系統未得到無縫集成的環境中執行基于規則的大批量、可重復任務。它能夠替代工作人員訪問多個系統，不受傳統IT 架構的約束，并幫助進行數據連接。它能夠快速、準確地對流程內數據自動進行條理分明的傳輸，將寶貴的人力資源從繁冗重復的工作中解放出來。為了保證數據的完整性和審計線索，RPA“用戶接口”技術使用“用戶ID”實現接入，與真實人類員工所用方式相同。

RPA 與信息系統無關，它位于現有應用程序的上層，能夠模仿人類員工通過身份認證后在各操作界面的行為。RPA 技術的優勢在于無須改變、取代或廢止現有應用系統，便可實現流程自動化的功能。相比之下，傳統的自動化解決方案需要通過應用編程接口或數據中臺的模式集成到系統環境中，從而實現數據和信息在應用程序之間的傳輸。隨著企業信息系統種類和數量的增多，跨越多個系統的數據聯通變得異常復雜，如果遇到系統建設年代久遠或原有供應商配合度低等問題，數據連接的困難程度將成倍增加。與此同時，并不是所有的應用系統都可以兼容應用編程接口，即使兼容，其接口開發的復雜度也相對較高，源代碼編程非常耗時，往往需要消耗大量IT 資源。而在沒有源代碼或應用編程接口選項的情況下，RPA 技術的系統集成優勢就會更加凸顯。

二、RPA 技術在財務領域的應用現狀

（一）不同國家/地區RPA 技術在財務領域的應用情況

隨著市場上RPA 技術在財務領域的解決方案日趨完善，越來越多的企業開始嘗試應用RPA 技術提高財務會計工作的效率和質量。根據特許公認會計師公會（ACCA）、澳大利亞及新西蘭特許會計師公會（CA ANZ）與畢馬威（KPMG）的聯合調查（以下簡稱聯合調查），只有不到一半的受訪企業在財務領域應用了RPA 技術，但是，某些國家/地區在采用率方面已占據領先地位。與此同時，大型企業的應用率高于中小企業。

根據聯合調查的結果，如圖1 所示，中國大陸正在測試或已經在財務領域應用RPA 技術的受訪者比例為40%，這一比例低于美國、英國、加拿大等主要發達國家，略低于受訪者平均數46%。這說明，我國在財務領域應用RPA 技術還有廣闊的拓展空間，需要在未來一段時間充分認識并做好部署該應用的準備和決策，否則財務團隊將可能錯失提升其工作效率和重要性的機會。

圖1 不同國家/地區RPA技術在財務領域的應用程度

（二）RPA 技術在財務領域應用的主要流程

根據上一節的分析得知，RPA 技術最適合在重復性強、規則清晰的業務流程中使用，結合財務會計的工作特點，RPA 技術在財務領域中的應用至少可以包括以下流程：從采購到付款、從記錄到報告、從訂單到收款、薪酬計算與發放、績效報告、資金管理、稅務管理、費用報銷、成本錄入等。實踐表明，應用RPA 技術，可以大大縮減以上流程的工作時間耗用。以費用報銷中的退款流程為例，根據畢馬威（KPMG）的經驗和基準測試，該流程在應用RPA 技術之前，共有7 項人工環節，執行時間約為每月240 個小時，準確率90%。應用RPA 技術之后，共有兩項人工環節，執行時間約為每月20 個小時，準確率100%。

三、RPA 技術在財務領域的應用優勢

在財務領域應用RPA 技術能夠帶來諸多方面的優勢，提高流程效率、降低人工成本可能會被首先提及，但實際上企業在財務領域應用RPA 技術還會得到更多方面的受益。

（一）提高內部控制剛性

RPA 技術基于特定的規則和流程運行，這意味著我們預先設定的內部控制條件變得不可逾越，流程運轉完畢自然滿足合規要求。與此同時，RPA 技術可以在每個步驟進行核實并記錄財務流轉過程，這將為我們提供有助于合規審計的線索和流程顯性化的分析信息。

（二）提高流程處理速度

隨著互聯網時代的來臨，人們工作和生活節奏逐漸加快，企業中對流程的響應速度要求也越來越高，財務流程因其影響人員范圍廣、發生率高等原因，提高處理速度的需求更加強烈。RPA 技術可以大大降低特定規則下重復性流程中的人工環節，大大縮短處理周期，讓工作效率大幅提高。

（三）降低數據加工成本

應用RPA 技術與降低數據加工成本之間的關系并非完美線性相關，只有達到一定的應用規模，其優勢才能逐漸凸顯。這里提到的降低成本，不僅僅是通過RPA 技術所能減少的人工成本，通過充分利用RPA 技術最大程度壓縮財務團隊的事務性工作時間，從而使其關注附加值更高的工作，更多的參與業務決策和其他可提升效率的項目，進而為整個組織創造更多正向價值。

（四）增加夜間和休息日時間利用

與人類員工不同，應用RPA 技術編寫的程序能夠一周七天、一天24 小時地無間斷工作。在適當的流程中，它可用于處理任務的時間至少相當于人類員工單班次的三倍。

（五）提高流程處理準確性

財務數據與資金直接相關，對準確性要求高，RPA 技術可幫助財務團隊在處理相關流程時提高數據的準確性和質量。RPA技術中，程序會嚴格按照既定的規則運行，并具備一定的數據驗證能力，不會像人類一樣因疲倦、干擾等因素出現計算或其他錯誤。但需要說明的是，如果程序編寫出現問題，后果也是災難性的。

（六）提高流程優化可靠度

RPA 技術的一個重要特點是可以提供持續有效的有關流程運行和處理的分析信息，從而為流程優化提供寶貴線索、依據和方向。

四、企業應用RPA 技術的實施建議

（一）與企業整體數字化轉型升級統一考慮

應用RPA 技術是企業數字化轉型升級的一部分，應在企業設計數字化轉型架構與實施路線時統一考慮。RPA 技術的應用與企業網絡布局、主數據管理、數據中臺、業務中臺、流程引擎、企業大腦等的部署緊密聯系，避免讓應用RPA 技術的相關流程和數據成為信息孤島。

（二）先行財務流程優化工作

目前，我們已經擁有了六西格瑪、BPMN2.0 等許多業務流程優化方法與工具，它們通過架構梳理、痛點分析等一系列過程，實現流程優化和標準化。RPA 技術的應用目標并非解決流程設計中的問題，而更適合應用于那些標準化的、有明確規則的流程。特別對于復雜的流程來說，在部署RPA 技術前先行做好流程優化，會事半功倍。

（三）財務人員全程參與部署過程

財務人員必須充分理解RPA 技術，清楚該技術將給他們工作帶來的收益以及對其工作角色和職責的潛在影響，并樂于接受新技術的到來和角色轉變。這一點非常重要，不但可以盡量減少在工作模式變革過程中可能遇到的阻力，也可以讓財務人員更加信任RPA 技術并在后續工作過程中幫助不斷優化改革和創新成果。

（四）充分研討并確定應用范圍

RPA 技術在財務領域的應用并非適合所有流程，在開始實施RPA 技術部署之前，了解并掌握相關流程的復雜性和特點非常重要。可以先從相對簡單、容易見效的流程入手，避免因為實施工作過于龐大復雜或遲遲未見成效而失敗。